・・・サラリーマンにとって重要な仕事の一つとして、自分の考えていることを相手に理解して貰うというプレゼン作業があります。
一つには、自分がやりたい仕事の時は周囲の人(特に上司や幹部)に仕事の内容を理解し、賛同してもらう必要があります。
その他に、自分、あるいは自分の仲間の仕事の成果をプレゼンすることも、会社人間にとっては、成果を認めて貰って、次の仕事をし易くするための重要なステップです。
特に後者の場合は、その成果が、どんな立派なものでも、それを評価する立場の人に理解して貰えないと，それまでの自分の苦労はもちろん、それに携わった人たちの苦労もむなしいものに終わってしまいます。
そうならない為にも、プレゼン能力は、仕事をする能力以上に大事なことなのかもしれません。
・・・さて、そのようなプレゼンをするために、幾つかの気をつけなければいけない事項が幾つかあります。
まず、その一つは、プレゼン対象は誰かと云うことを考えることが重要です。
説明するには、プレゼンの的を絞らないと内容は散漫になって理解しにくくなります。
説明対象の人が、不特定多数の人の場合は一番理解度が低いと思われる人に、焦点を合わした方が良いようです。
なぜなら、まず内容を理解してもらえないと、そのプレゼン内容がいかに素晴らしいものであっても、プレゼンの効果がないからです。
説明対象が、会社の上司にプレゼンする場合は一番影響力を持つ人に焦点を合わしてください。
それによって、プレゼンする事による効果が一番発揮出来るからです。
・・・次に、内容ですが、最低必要な要件の目次を最初に書き出してみてください。
プレゼン内容に合った目次をまず決めてから、そのあとに具体的内容を書きだすのが良いかと思います。
そして、プレゼンの資料に書く内容は最初は最終的にまとめる内容の三倍ぐらいのボリュームに書くのが良いかと思います。
最初からまとまった内容に書くより、たくさん書いて後で省いていくやり方の方が手順としては良いからです。
後から接ぎ足していくやり方は、大事なことが抜ける可能性があります。
・・・表現の方法ですが、内容はプレゼンの内容によって変わりますが、一般的にはグラフ、表、写真、絵で説明し、文章は最低限にする必要があります。
その理由は、説明を受ける人はほとんどの情報は説明者の口から聞くことが多いからです。
耳で聞きながら理解するためには視覚的に、直感で理解できる絵、グラフ、写真などが一番良い方法です。
文章は後で資料を見た時に理解できる程度の補助的な内容で良いかと思います。
基本を文章で理解をさせるという考えかたは間違いです。
・・・資料は最低三回以上は時間をおいて、内容を吟味して書きなおすのが良いかと私は思っています。
・・・最初の資料のたたき台をもとに一応、自分で説明するつもりで資料の内容を追っていくと、いろんなことに気がついてすぐなおしたくなります。
その時の、チェックする主眼点は、まず内容が相手に理解してもらえるかと云うことです。
自分の言いたいことが書いてあるかと云うような説明者本位の主眼点ではいけません、そのようなことは、発表前の最後のチェックの段階で良いのです。まず、理解してもらえるかが重要なチェック項目です。
・・・資料をもとに、何回か実際に説明を喋ってみると、「くどい」、「判りにくい」、「云いたいことと違う内容になっている」、「しゃべる文章になっていない」、「説明があっちこっちに行って判りにくい」、「強調するところが判らない」、「説明の順序がおかしい」、などの不都合が数多く出てきます。
何べんも繰り返すごとに、だんだんと資料が説明しやすくなっていくものです。
人に聞いてもらって点検をするとなお、効率的に、資料を直す時間が短縮できます。
・・・具体的表現方法のテクニックとしては、文章内の文字は出来るだけ大きい字で字数は少なくが基本です。
人が瞬時に理解できる文字量は多くはありません、そのためには多少は文章としておかしくても、出来るだけ字数は少ないほうが良いのです。
資料の中での絵、グラフ、表、説明文の各々の大きさ、色、位置は何度も吟味してください。
それは理解していく上で上から下へ、または右から左へ説明するときに話と共に視線が流れて行くように、且つ、理解できるように大きさ、色、位置を考えて吟味してください。
最後にプレゼンの一番のポイントは、プレゼン内容の効果を示す指標は判り易いものを使うことです。
出来れば金額が一番よいように思います。
効果として、プレゼンする仕事を完成することによってかかった時間が〇時間、節約しましたでなく、〇万円の効果が出ましたの方が判り易いです。
・・・以上、プレゼン資料の作り方を説明してきましたが、資料の修正はどこまで、資料を改善するかが良く問題になりますが。
その答えは、自分が言いたいことが表現できているか自分が納得できるまでよりよいものにするように頑張ってください。
説明の喋り方については又の機会に記事にします。
