何でもかんでも、電子化されつつある今日この頃
文書でさえも「ペーパレス」というて、紙の印刷が減っていくんちゃうんか
と思いきや、ひょっとしたら、その逆で
文書の電子化でプリンアウトの量が増えたんちゃうかと思うほどです。
例えば我々の住んでる「京丹波町」のWebサイトからも
住民票、戸籍の郵便請求、印鑑証明、納税証明などの申請書が
事前にダウンロード出来て、それをプリントアウトして書き込んで
窓口や郵便請求出来るというような仕組みが用意されてます
一見、いかにも電子化されたように見えますが、実際のところ
こうしたPDFファイルをそれぞれダウンロードして、紙にプリントアウトして
内容を手書きで書き込んで、窓口に持っていくか、郵便で請求せな
あかんことになってます。
電子化といっても、ネットにつないでオンラインでこうした
事務が電子化されたということではなく
まだまだ、アナログ的な現状です。プライバシーの問題
個人情報の認証や保護など、小さい町でこの問題をクリアするには
そのコストが大きすぎると言うことでしょうか・・・
仕方なくプリントアウトせなあかんわけで、それやったら窓口で
申請書が置いてあるんでそこに書き込んだらええんちゃうの？
残念ながら、その通りやと思います。あんまり電子化とはいえないのかも知れませんね
お気づきの方もあるかと思いますが、
こういう種のファイルの拡張子はたいてい.pdfとなっています。
PDF？とは何？
これはAdobe（アドビ）という会社がこしらえたファイルの形式で
Portable Document Formatのそれぞれのイニシャルをとって
一般にはPDFとよばれています。
元々はMacで開発されたこのファイル形式にすると、Windowsはもとより
OSが違っても、多分どんなパソコンでもやり取りが可能なのです。
電子化の折、もはやコンピュータの世界では、PDFは
標準のフォーマットって言うか不可欠なファイル形式になったようです。
実は、ワードでもエクセルでもその他のアプリケーションでも
作って、誰かに渡したファイルが、元のままに再現できるとは
限りません。相手のパソコンにあるワードなりエクセルの
バージョンが違っていたり、自分のパソコンにあるアプリケーションが
相手のパソコンにあるとは限らないからです。
PDFは、ファイルができあがった段階で
あらゆるアプリーケーションで、このPDF形式に出力できて
文字情報だけでなくフォントや文字の大きさ、字飾り、埋め込まれた画像、
それらのレイアウトなどの情報を保存し
オリジナルの文書のイメージをかなりの程度正確に再生することができる
ファイル形式で、ほとんどもれなくどのパソコンにも
それがWindowsであれMacであれLinuxで動いていたとしても
見ること、印刷することが出来る共通のファイルフォーマットなのです。
例えばいっかど凝ってこしらえたワードの文書をメールで
添付して送っても、相手のパソコンにあるワードのバージョンが
違ってて、「開けない」てなこともあるので
ファイルをあえてPDFに出力しておけば、必ず開いてくれます。
ただし、フォントに関しては相手のパソコンに
対象のフォントがない場合は適当なフォントを代用して表示します。
基本的には、PDFはAdobe社の「Acrobat（アクロバット）」
というアプリケーションがその作成ソフトの代名詞ではあったのですが、
PDFがこれほどまでに普及してきた今は
和製のPDF作成ソフトも、配信されるようになってきました
しかも無償で・・・・
PDFのファイルというモノは、あとで書き込んだり、修正を加えることが
簡単ではないし、何もそういうソフトがなければ困難だと言えます
だからこそ、ファイルを手渡したり、見せたり、印刷用に
文書などのファイルのオリジナルな形を崩さず、手を加えられない
「やり取り」が出来るという意味でも支持を広げて来たとも言えます。