締切直前にスケジュール前倒しの依頼

今朝のNB online（日経ビジネスオンライン）No.630に「締め切り直前にスケジュール前倒しの依頼があったら？ 」（http://business.nikkeibp.co.jp/article/nba/20081112/177041/?P=1参照）という記事がありました。

大串亜由美さんの「良い結果を出すためのコミュニケーション術」シリーズの７回目です。

プロジェクトの担当者から、来週末までと言われていた仕事の納期を急に２日早めてほしいと頼まれた…。 という設定です。

１．えー。困る。だって来週末でスケジュール組んじゃってるよ。最終チェックに結構手間がかかるんだよね。

２．うーん。何とかなるとは思うけど。メンバーにも聞いてみないと。無理な場合はどうしようか。

３．大丈夫？ 緊急事態だよね。何とかしないとね。こちらもぎりぎりだけど、最終チェックをそちらでしてくれるなら1日は縮められると思う。

良い答えは、３だそうです。

１は、どっちが大変なのかを言い合う「大変さ競争」に陥りがちです。断る理由を探すのではなく、どうしたら相手の希望に添えるのか、手伝える条件を探しましょう。

２は、どっちつかずの反応では事態に進展が見られません。ぐずぐずしている間に更に状況は悪化してしまうかもしれません。最も避けたい対応です。

【鉄則１】当事者意識を示し、共通の課題として解決を目指す

相手と自分の共通のゴールは、「プロジェクトの成功」です。

どうやって自分の負担を増やさないようにするのかではなく、どうしたらこのプロジェクトの危機を脱出できるのかに目線を変えましょう。

【鉄則２】全体目線で対策を提案する

緊急事態となると、視野が狭くなります。

まずは落ち着いて、目線を広く、全体に向けて、自分のパート以外にもスケジュールを詰められるところがないか考えましょう。

【鉄則３】安請け合いせず、こちらの「YES」の条件を提示する

緊急事態であればあるほど、半端な安請け合いせずに、「できること」「できないこと」をはっきりさせて、事態の悪化を防ぎましょう。

【鉄則４】選択肢を相手に用意する

相手のリクエストを100％受けられないときは、こちらからの提案を返します。

この時に、できるだけ1案だけで終わらせずに、2つ以上の選択肢を用意したいものです。

「何とか急げば半日は縮められる。最後のチェックを任せてよければ2日早くデータを渡せると思う。どっちの方が助かる？」といった具合に、相手に選択の余地を残して提案しましょう。「
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このように対応できるか自信はありませんが、少なくとも記事を読んだことで、１と２の混合の対応はしなくて済みそうです。