リクエスト：エクセルでかんたんな「決算書」

かんたんな・・・って一口に言うけど・・そこんとこが結構「簡単な」ことではない！
人によっては、たやすく感じる人もいれば、難しくとらえる人もいるわけで、何事も一概に論じることはできない。
とくにアジア系の僕らは、「我々日本人は・・・」という物言いをよく耳にする。ついでに我々のような「日本人」以外を
全部ひっくるめて「ガイジン」と区別して、ステレオタイプに十派一絡げにしていう言い方は数多い。

知ってる人にもう一度「かんたんな」決算書の作り方をと言われて、そのリクエストのつもりで記事にしようとは思うけど・・・・
簡単かどうかもわからんし、単に簡単でなくある程度の仕組みを備えている シンプルな決算書なのかも判然とはしない。
実はこれまでにこのブログでもたびたび記事にしてきた経緯もあるけど
かんたんに説明し切れた訳でもなく、そのたびに物足りなさが残ってきたものだった。
簡単とは、人のとりようによるものだし・・・ただ、僕にリクエストされた人の「スキル」を考えると
とても関数やマクロを使ったようなものを想像されているようにはなく、作り方を言う以上これから彼自身が作れるほどの
極、かんたんなものを自分なりに想像する以外にはなさそうだ。
この時期は、パソコンのできる、できないにかかわらず、「役」を引き受けたものにとっての一大事な時節が到来している。
パソコンに慣れてる人は、「会計報告」となると口を揃えて普段から「現金出納」の段階からエクセルを使っていれば、
「かんたん」やのにと言い切るに違いない。



確かに一理あって、図のように一つのブックとして考えるとデータのやりとりや、日頃の出し入れを
ちょっとした関数や仕組みから比較的たやすく「集計」ができて、いわゆる「会計報告」もかんたんにできるとは思う。
けれども、多くの人が勘違いして思い込みがちやけど、パソコンができるから会計ができるというものでもない。
パソコンができないからといって「会計」を引き受けないのは、理由にはならない。
出納簿は毎日手書きでするというのも間違いでも時代後れでもないし、
それをパソコンですることによって、データを消失したり、混乱したり、改ざんができるリスクも 存在する。
お金の使いかたは、帳簿のありようにあるわけでなく、管理するものの意識におおいに関係する。

その延長線上に考えると、「パソコンを学ぼう」という考え方はともすると、こういう錯覚に陥りやすい。
パソコンはあくまでも道具であって、自分の「幅」を広げようとするときに使えるツールとして考えれば
できるとか、できないが、その基準にはならない。慣れているか慣れていないかの違いしかないと言い切れる。
だからこそ、僕は「先生」などと呼ばれることに違和感を覚えるし、パソコンという道具を「学ぼう」と思わず、道具を使って
何をしてみようという思いついた人にちょっとした手助けをしようと思い続けている。
「シェンシェイ」とちょいなぶって いただく方が、より心地よい。

ここでは、別に「出納簿」というのがあって、とりあえず決算の数値がもうすでにあるという段階で
集計した最終的な報告だけをつくりたいと考えたはるであろう知り合いに向けての「指南」と思ってください。
一般に下記の図のようなものが「決算報告書」のサンプルで、ネット上にテンプレートとして多く提供されています。

かんたんに言ってしまえば、一から作ろうなどと思わず、こうしたテンプレート（ひな形）をダウンロードして
自分なりに加工したり編集するのが、手っ取り早い方法だと思います。

先の記事に特集したようなある程度のやり方をわかっていればそれほど苦にはならないと思いますが・・・
それでも一から作らなければならない事情もあります。
そういうときの「ヒント」としては
まず、はじめの段階から表の形にとらわれないことです。とりわけはじめの段階で
罫線まで引いてしまうと、「コピー」したり切り取ったりする編集の段階で結構苦労します。
同じようにセルの幅も高さも、あとでも調整できることを頭に入れておいて、後回しにするのが効率的です。
えらそうなことを言いますと、初心者と呼ばれる人たちは、セルの幅とか数にとらわれて
窮屈に表作りをさせられて、困ったあげくに「セルの結合」を連発して、やがて、自由を奪われて
たかがエクセルとはいえど、「表作り」のとらわれの身になってしまうのです。
セルの幅も、行の高さも、列の追加も行の追加も削除も自在にできることを頭に入れて取りかかってください。
はじめに決めていた項目が、つくる途中で、足りなくなって増やしたくなるのはよくある話です。
たとえば、列を追加したい場合は、追加したい位置の右側の列番号（AとかB・・・の）のところで右クリックして
「挿入」を選べば、いとも簡単に追加できます。

次に、集計は「SUM（?）」サムという合計をしてくれる関数を使うのですが、
「ホーム」というタブのリボンの中に、下図のように「オートサム」というボタンが用意してあるので
あらかじめ集計する位置のセルを選択しておいて、このボタンを押せば、「どこからどこまで」という範囲の指定を
問いかけてくれるので、ドラッグして範囲を決めれば自動的に合計をしてくれます。

もう一つは、表の見た目に大切な「書式」の設定です。
こうした決算報告の様式で、その増減を示す決まりがあります。
増減の欄のセル範囲を選択して、右クリックし、「セルの書式設定」と進み
下図のように「表示形式」というタブで、数値を選んで、右欄から「マイナスの値」の表示形式を選んでOKをすれば
思うような設定が可能です。

というような、設定の方法をまとめたエクセルのブックは→「収支決算書の作り方」
ちょっとしたサンプル程度に作ってみた→「収支決算書」

置いておきました。以前に作り投稿したもので恐縮です。