ある一定の条件になったら、自動的にそのセルの値に
色がついたり、太字になったり、塗りつぶしができたら、表の中の数値を見逃したり
勘違いしたりするミスを防ぐことができます。
こういう書式に設定が【条件付き書式】という機能にありまして、エクセルの幅を広げてくれます。
たとえば下の図のような表があって、【目標額】と実際の【売り上げ】そして「売り上げ÷目標額」の
【達成率】という項目が設定されています。
この表を使って、「売り上げ」が「目標額」を上回ったところを赤色の文字で自動的に表示するような
書式を設定してみます。
まずは手始めに「達成率」のK4のセルにその書式の設定をしてみます。
目標額を上回る売り上げがあるということは、達成率のパーセンテージが
100%を超えるということですので、言い換えればK4の値が「１」より大きいということです。
そこで、K4のセルをクリックしたら、メニューの「書式」→「条件付き書式」を選択して
条件付き書式の設定ダイヤログを表示させます。
こうした条件はExcel2007になると、一つのセルに64個までの条件が設定できますが
Excel2003では、3つまでしかできません。
ここでは、一つでいいので、上図のようにまず条件1の左の欄から設定していきましょう。
「セルの値が」を選んだら、次の欄の「▼」から「次の値より大きい」を選んで
右端の欄では、その値を入力します。（※この場合達成率はセルの書式で「パーセンテージを選んで
％で表示するように設定していますが、実際は割り算で求められた数値であるために
「１」を超えるという意味になります。）つまりこの場合は「１」という数値を入力します。
条件が設定できたら、その際の「書式」を設定するために、条件欄の下の
「書式」ボタンを押します。
このような書式設定のダイヤログが表示されますので、この場合は
色という欄で図のように「赤色」を選んで、「OK」を押します。
これでK4のセルには、目標額を売り上げが上回った時にはその数値を赤字で
表示する設定できました。そこで、この条件付き書式をK5からK13までに
コピーをしましょう。まずK4を「右クリック」して「コピー」とし
次にコピーしたいK5からK13までをドラッグして範囲をしてしておきます。
※ここからが大事です
同じように「右クリック」またはメニューの「編集」を選択したら
そこで単に「貼り付け」としないで、「形式を選択して貼り付け」を選び
「書式」にチェックを入れて、OKとします。
もののついでに、今度は「営業所」欄にも同じような内容の条件付き書式を設定しましょう
同じように今度は「北海道営業所」とあるB4のセルをクリックして選択したら
メニュー→「書式」→「条件付き書式」と進むのですが
ただ、このセル自体に「数値」という判断材料になる「値」がありませんので
「条件」の設定が変わってきます。
少し見づらいのですが、「数式が」を選んで
数式を設定しなければなりません
この場合条件を表す数式というのは、売り上げが目標額より大きいということですから
「売り上げ>目標額」とします。
そこで実際の数式の入力は、まず「=」を入力し、「売り上げ」のJ4をクリックすると
「$J$4」と絶対参照を表示するので、F4ボタンを何回か押して複合参照の「$J4」にして
次に「＞」を入力し、今度は目標額「C4」のセルをクリックし同じような操作で「$C4」として
数式「＝$J4>$C4」を完成させます。
後は「書式」のボタンを押して、さっきの手順通り条件付き書式を設定し
このセルの書式を、ほかのセルに「形式を選択して貼り付け」でコピーしましょう
ちょっとした達成感が味わえると思いますが・・・どやろ？
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