■■【連載 経営トップ１５訓】 第８訓 「各種会議を始め、全ての機会において密度の高い双方向コミュニケーションを心がける」
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経営トップ１５訓 ”当たり前”が実行できる
経営コンサルタント歴２５年を経過した時点で、（特）日本経営士協会の理事長を拝命することになりました。その際に、自分自身を戒める意味で「理事長十戒」を作り、それを日々座右におきながら仕事をしてきました。 私の経営に対する考え方の基本は「当たり前のことが当たり前にできる」「暖かい管理ができる」、その様な企業作りのお手伝いをしています。 理事長歴も長くなり、そろそろ後任の選定やその人への傾斜引き継ぎを考える時期といえましょう。この十戒に加筆をして、企業や組織のトップ・管理職の方々に向けて焼き直したものを「トップ１５訓」としてまとめてみました。経営トップの皆さんだけではなく、私自身にも必要なことなので「社員」という言葉と共に「会員」という言葉も使っています。 まだまだ内容的には不充分ですが、今後もこれをベースに推敲・改訂を重ねて参りますが、その第一版として茲にご披露させていただきます。トップの方々や管理職で日夜ご奮闘されている方に、少しでもご参考になれば幸いです。 |
| 第 ８ 訓 各種会議を始め、 全ての機会において密度の高い 双方向コミュニケーションを心がける |
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■ 「人間関係」問題が女性社員のストレスに ビジネスパーソンであれば、コミュニケーションの重要性はキチンと認識していると思います。ところが、人間関係というのは、複雑であり、微妙でもあります。「人間関係」というのは、女子社員がストレスを感じるトップ項目でもあります。 人間関係のこじれの原因の多くは、誤解であったり、無理解や情報不足などのコミュニケーションに起因することが多いので、平素からの言動に注意が必要です。 社員（会員）は、それぞれが特質をもっているし、それが強みとなっている社員（会員）も多いのです。平素から、社員（会員）に対して敬意をもって接すると、人間関係も良好に保たれ、彼らからの情報が入りやすいというメリットもあります。 ■ 企業と会議 － 会議は気づきの場 企業においては、会議が多すぎたり、非効率であったりと会議に対する批判は多いですね。しかし、会議は不可欠な面もあります。部門間の調整であったり、新規プロジェクトの選定やその推進についての話し合いであったり、問題・課題の取り組みに三人寄れば文殊の知恵と言いますが、知恵を出し合ったりと、様々な面で会議は有益です。 会議を論ずるときには、会議のコスト、とりわけ機会損失という面でのコストや利益ということを忘れてはなりません。 会議の進め方で見ると色々なところに問題があります。 会議でなくて、他の方法で代替できる場合があります。一堂に会する時間や労力、費用、機会損失などを考慮すると、会議でなくても良いでしょうし、テレビ会議システムを利用するなどの代替方法を採ることもできるでしょう。場合によっては文書決裁という方法もあり、会議そのものを亡くすことができるかもしれません。 しかし、会議として必要な場合には、メンバーを最小限に絞るとか、事前に資料を配付しておくとか、審議に集中するための工夫をするとか、効率を高める方法があるので、その際用に取り組むべきです。 会議のメリットは、他の人、とりわけ部門が異なったり、地域性、年齢、社歴等々の違いを実感できる場でもあります。自分とは異なった考えや意見を持つ人とから直接それを聞くことにより、自分自身の考え方を見直す契機にもなります。会議は気づきを得る場でもあるのです。 ■ 双方向コミュニケーションの重要性認識 会議を通して、相手の人柄や専門的知識・情報の新しい発見があることもしばしばです。言葉を直接交わしたり、聞いたりすることにより、発見の頻度や内容の質は一層高くなります。 一方的に聞くだけではなく、こちらが聞きたいことに対して答えてもらうことにより、自分の考えとの違いや同意点などを知ることができます。これが双方向コミュニケーションの長所です。 コミュニケーションには色々な手段があります。昨今、ビジネスパーソンにとって不可欠といえるほど一般的になっているのがメールです。メールについても様々と言われています。 「最近の人は、隣の席の人にすらメールでコミュニケーションをとる」という声をしばしば聞きます。私は、「記録」という観点で、例え自分の秘書に対してでもメールを送るようにしています。その上で言葉で補足をします。 受けた側は、忘備用のデータとしてそれを利用できますし、進捗チェックをする時に自分でも利用できます。 ■ コミュニケーションのトラブル 日本語力というか、国語の力が落ちている昨今、表現力が乏しかったり、まずかったり、行間を読めなかったりといろいろなところで相互に誤解が生じたり、無理解が発生したりとコミュニケーションにおけるトラブルが頻発しています。 業務上に於いても、コミュニケーションの質が原因であることがあります。 その一つとして、営業日報や報告を挙げてみましょう。日報を書く側、報告をする側は、半ば義務として書いています。自分はよく解っているので、相手も同様と勘違いをしてか、そもそも読み手・聴き手のことを念頭においていないで報告している場合が多いのです。省略した部分が、読み手・聴き手にとってはキーワードであったり、それがないために誤解をしてしまったりと言うことは日常茶飯事です。 ■ メールによるトラブル予防策 メールなど文字情報は、半双方向コミュニケーションであり、それを双方向コミュニケーションと誤解している人がいます。日報も同じように誤解されています。一見双方向コミュニケーションに見えますが、書くときは、一方通行のコミュニケーションです。相手が読めば、一方の意図は他方に伝わります。ただし、完全な意図伝達になっているかどうかは解りません。 営業日報は、ポイントだけに絞って記述し、後は口頭報告で補足します。聴き手は、日報に自分の言葉で加筆して、理解を補います。すなわち、文書と口頭による異なった報告手段を併用して、なおかつ双方向コミュニケーションにより相互理解を深めることが必要です。 重複するようですが、双方コミュニケーションという観点では必要なことです。フェース・ツー・フェースによるコミュニケーションと併用することが、理解度を高め、誤解を招くことが少なくなるでしょう。 |
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