中小企業のための「社員が辞めない」会社作り

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第1,148話 リバウンドしない片付けの方法とは

2022年12月28日 | コンサルティング

「社員がイキイキ働くようになる」仕組みと研修を提供する人材育成社です。

178.4㎏。これは、あるものの日本人一人あたりの年間消費量なのですが、何の消費量なのかわかりますでしょうか?

答えは、紙・板紙の消費量です。(出典:日本製紙連合会)紙・板紙の消費量の世界平均は52.3㎏で先進国が高い傾向にあるとのことですが、その中でも178.4㎏はかなり高い数字です。その中でコピー用紙の割合がどれくらいなのかは不明ですが、ペーパーレスの時代と言われて久しいにも関わらず、私たちは相変わらずたくさんの紙を使用していることがわかります。

私はこれまで仕事で様々な組織にお邪魔していますが、事務所がきれいに整理整頓されている組織がある一方で、書類が山のように積まれている光景が日常的になっているところもあります。どちらかというと、書類に囲まれてしまっている組織の方が多いようにも思えます。

さて、いよいよ2022年も終わりが近づいています。昨日、今日は職場の大掃除をしたという人も多いのではないかと思います。日本トレンドリサーチが2022年12月4日~12月8日に行った「オフィスの年末大掃除に関するアンケート調査」によると、42.1%が勤めているオフィスで年末の大掃除をしていると答えたそうです。先述のように、たくさんの紙を使用している私たちですから、オフィスに紙類が溢れてしまって必然的に大掃除の必要性が生じている組織も多いのでしょう。

しかし、資料の整理をしてきれいにした後、皆さんはその状態を維持できているでしょうか。せっかくあれだけの資料を捨ててきれいにしたはずなのに、時間の経過とともにまた元の状態に戻ってしまうという人は少なくないはずです。片づけるのは大変ですが、元の状態に戻るのはあっという間です。では、一体なぜきれいにした状態を維持継続することができないのでしょうか?

理由は様々あるかと思いますが、私は多くの場合きれいにすることだけが片付けの目的になっていて、仕事の流れを考えてモノの置き場所を決めていなかったり、書類の要不要の判断に基準がなかったりするなど、仕事の全体像が描けていないことが理由だと考えています。

それでは、これをどう解決すればよいのでしょうか?お勧めは、いきなり片づけを始めるのではなく、その前に仕事の流れを図にするなどにより「見える化」し整理してから始めることです。流れが明確になったら、次に仕事の流れに応じた書類の置き場所を決めたり、業務別に細かく分類したりファイルに入れるなどの整頓をすれば、その後はスムーズに仕事を進めることができますし、リバウンドを防ぐこともできるはずです。

毎年この時期になると雑誌やテレビなどで片付けに関する方法が様々紹介されるため、全体像を描く前にファイルやボックスなどの道具を購入することから始めてしまいがちですが、まずは仕事の流れをきちんと整理して、その上で取り掛かることがお勧めです。リバウンドを生じないための年末の片付けや大掃除のポイント、参考になれば幸いです。

さて、2022年のこのブログも今回が最終回になります。今年も一年間お読みいただき、ありがとうございました。来年も引き続きいろいろな情報を発信していきたいと考えていますので、どうぞよろしくお願いいたします。

それでは皆さま、良いお年をお迎えください。

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