中小企業のための「社員が辞めない」会社作り

社員99人以下の会社の人材育成に役立つ情報を発信しています。

No.810 研修時のグループの適正人数

2019年05月29日 | 研修

「99人以下の中小企業の社員が辞めずにイキイキ働くようになる」実現する人材育成社です。 

「1グループの人数は何人位が良いのか?」

これは古くて新しい議論です。私は研修にかかわる仕事をするようになって27年になりますが、今でも定期的に受ける質問の一つです。

研修での1グループの適正人数は、研修の目的や進め方、受講者の属性、また全体の受講者人数によっても変わりますので、絶対的な基準があるわけではありません。

しかし、長年様々な研修を担当してきた経験から言うと、4~5名が良いと考えています。その中でも4名が最適と考えているのですが、それには次のような理由があります。

まず、物理的な距離が近いため、グループワークがしやすい点です。通常、1本の机には2人ずつ座ることが多いですが、グループ人数が4名であれば机2本をつければよいので、各々の距離を近くできます。

これが6名になると、たとえばT型の配置などになりますから、対角線の人同士は少々距離ができ、心理的な距離が遠く感じられたり、声が聞こえにくくなったりしてしまいます。

2つ目は、心理的なストレスを軽減できる点です。

自分の意見や考えなどを発言する際に、聴き手の人数が多くなればなるほど、緊張したという経験をお持ちの人も多いと思います。

「こんな発言をして笑われないかな?」、「間違ったことを言ってしまったら恥ずかしい」などの考えが働き、つい発言を控える人が出てきてしまいがちです。しかし、1グループ4名であれば自分以外の人数は3名ですので、ストレスはだいぶ少なくなるわけです。

3つ目としては、4名であれば「さぼりにくい」点が挙げられます。

人間は、集団になると「リンゲルマン効果」が働くことがあると言われています。

リンゲルマン効果とは、簡単に言えば「他の人がやってくれることを当てにしてしまい、手を抜いたり、傍観したりすること」です。

人数が4名程度と少なければ一人一人の役割が増え、その分責任感は強まります。しかし、グループワークをする際に6名にすると、たとえ自分がさぼったとしても「他の誰からやってくれる」と考えてしまいやすくなり、さぼる人が出てきてしまう可能性が高くなるのです。

4つ目は、人数が少なければ時間が短縮できる点が挙げられます。

一般的に、グループワークは全員が発言してからまとめというような流れで進めますが、当然のことながら人数が多くなればなるほど、それに要する時間が増えます。

また、人数が多いと他の人の話を聞いている時間が長くなりますので、どうしても集中力が途切れ、発言を聞いていない人も出やすくなってしまいます。結果として話し合いの効果が思うほど得られないこともあるのです。

これらが4名とする場合の主なメリットですが、逆にデメリットもあります。仮に6名と4名を比べた場合には、多様性という観点からは劣ってしまうという点があります。

研修効果の一つとして、研修のテーマにかかわる知識やスキルの獲得以外にも、受講者同士が意見交換をすることで得られる気づきがあります。

たとえば他部署の仕事の内容や問題点がわかったり、公開セミナーであれば他業界のことを知ることができたりするのが大きなメリットです。その点では、ある程度多い人数の方が多様性は高くなるわけです。

このように、グループワークの最適人数には絶対的な基準があるわけではなく、それぞれにメリット・デメリットがあるわけですが、弊社では得られるメリットを重視して、多くても最大5名まで(最適なのは前述のとおり4名)をお勧めしています。

これまでもっと大人数で行っていたという方は、一度少人数で試してみてはいかがでしょうか。良さが実感できるはずです。

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No.809 チャンス到来!中小企業こそ終身雇用

2019年05月26日 | コンサルティング

「99人以下の中小企業の社員が辞めずにイキイキ働くようになる」を実現する人材育成社です。

「・・・企業が今後、終身雇用を続けているのは難しい」先ごろトヨタの社長や経団連の会長がこのような発言をして話題になりました。皆さんはどう思われたでしょうか。

先日ある会社の社長さんとお話をしたときにこの話題が出ました。

社長「トヨタはついに売上30兆円を超えたそうじゃないか。そんな超大企業ですら終身雇用が維持できないんだから、日本経済も大変な時代になったなあ」
私 「そうですね。でも、終身雇用はなくならないと思います。」
社長「そうかなあ、トヨタですらああだから、日本中の企業は全部右へならえで終身雇用はなくなるんじゃないか?」
私 「いえいえ、トヨタだからああ言えるんですよ。たとえば、社長さんの会社が新卒向けの会社説明会で、当社は終身雇用ではありません!なんて言えますか?」
社長「おい、おい、脅かすなよ。言えるわけないじゃないか。そんなことを言ったら学生はみんな逃げちゃうよ。」
私 「ですよね。で、率直にお聞きしますけど、御社は終身雇用ですか?」
社長「うーん、はっきりとは口にしていないけど、終身雇用でありたいと思っている。会社が倒産しそうになったらそうはいかないけど。」
私 「そう、それでいいんですよ。会社がよっぽど危うくならない限り雇用は維持します。定年までしっかり働けます。堂々とそう言いましょう。」
社長「そんなこと言って大丈夫かな?」
私 「正直に”終身雇用を維持し続けたいので頑張って一緒になって働こう”そう言えばいいんです。実際、終身雇用を希望する若い人は増えています。」
社長「そういう若い人は”寄らば大樹の陰”でそう言っているんじゃないの?」
私 「トヨタみたいな大樹が終身雇用は維持できないと言い始めたんです。チャンスじゃないですか。」

トヨタや日立のように優秀な人材をいつでも採用できる大企業にとっては、終身雇用は過去のものかもしれません。

しかし中小企業はそうはいきません。
この機会に終身雇用を「強味」にしてみませんか。

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No.808 採用した人をいきなり現場に配属すると起きてしまう問題

2019年05月22日 | コンサルティング

 

「99人以下の中小企業の社員が辞めずにイキイキ働くようになる」を実現する人材育成社です。 

「入ったばかりなので、わかりません」

これは先日、私がある店で買い物をする際に商品の置き場所を尋ねたときの店員の返答です。さらに、その店員はきょとんとしたままその場に立ちつくしていて、私に「では、わかる人に確認をお願いします」と言われて、ようやく別の店員に確認していました。

また別の例では、あるビジネスホテルに予約するためにホームページにアクセスしたところ「ただ今メンテナンス中です」との表記が出ていて予約ができませんでした。

そして3日後に再びアクセスをしても、同じようにメンテナンス中と表記されていたので、フロントに電話をして確認したのです。担当者は「そんなはずはありません。別の人からの予約はちゃんと入っていますから」と即答したのです。

そこで「では、ホームページを調べてみてください」と伝えたところ、ようやく「メンテナンス中」と表示されたままになっていることに気が付いたようでした。

これらは、いずれもサービス業とは思えないようなぞんざいな対応と言わざるを得ません。

それは、いくら入社したばかりだったとしても、また、通常ではありえない状況のことが起きていたのだとしても、顧客からの問い合わせに対して自ら確認しようとしたり、お詫びをしたりということもしていません。そして「わからない」や「そんなことはありません」といった一方的な対応に終始しているからです。

私は冒頭の店とホテルにはこれまで何度も訪れているので、ヘビーユーザーを自負していましたが、残念ながら今回の対応で両社に対しての気持ちはすっかり冷めてしまいました。

これらの事例から改めて思うのは、どんなに良い商品やサービスを保有していたとしても、顧客と直接の接点を持つ従業員の対応の如何によって、本来の商品やサービスのイメージや企業の評判まで下げてしまうということです。

近年、人材不足が深刻な状態になり、企業によっては採用時に人を選べない状況になっているのが実情です。

特に飲食をはじめとするサービス業においては、募集をしてもなかなか人が集まらない、仮に応募者がいたとしても頭数をそろえることが優先されてしまっています。その結果、質をきちんと見極めないままに採用をしてしまうこともあるというような話を聞きます。

しかし、そのようなことを続けていると、本来提供するはずのサービスの質が落ちてしまい、結果として顧客の信頼を失ってしまうことにもつながります。それは非常にもったいないことですし、企業の存続にも影響してしまう問題です。

それでは、今後も当面人材不足が続くと予想される中、こうした問題にどのように対応すればよいのでしょうか。

採用した人をいくら即戦力として活用したいとしても、やはり最低限の育成をすることは必要です。

冒頭の2つの例で言うならば、もしわからないことが起きた際にはどのように対応するのか、また、顧客から問い合わせの電話が入ったら、先ずは自分ですぐに調べてみるなどの対応法を事前に教育することが必要不可欠です。

「猫の手も借りたい」ような忙しい現場に新人を配属する場合であっても、先ず、配属前には最低限の育成をする。そのようにすることが何より大切な顧客の信頼の失墜を防ぐ唯一の方法です。結局は人手不足の中でせっかく採用した人を辞めさせないことにつながるのです。

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No.807 社長と社員の間にある溝

2019年05月19日 | コンサルティング

  「99人以下の中小企業の社員が辞めずにイキイキ働くようになる」を実現する人材育成社です。 

「どうも社員との間に溝があるようだ」そうお考えの社長さんは意外と多いと思います。

社員と思うようにコミュニケーションが取れない。指示したことを社員が守らない。ちょっと叱ると辞めてしまう。そんなことがあると、ますます溝を感じてしまうことでしょう。

「社長と社員では立場が違うから、溝ができるのは仕方がない」そう思っていらっしゃるかもしれません。

しかし、私はもともと溝などないと考えています。社長が「溝」という言葉を口にした瞬間に溝が生まれるものだと思っています。

いわゆる言霊(ことだま)というやつです。言霊とは口にしたことがそのまま実体を持ってしまうという考え方です。

社長と社員の間には溝なんてありません。

あるのはちょっとした細かい問題たちです。それは日常的に仕事を、社員を、会社をよく見ていれば気づくことばかりです。

「溝」などという言葉で丸めてしまわないでください。

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No.806 グループウェアの宝の持ち腐れにご注意を

2019年05月15日 | コンサルティング

 「99人以下の中小企業の社員が辞めずにイキイキ働くようになる」を実現する人材育成社です。 

「実は、社内のグループウェアにアクセスできる人間を限定しており、○○部の情報は社長に見えないようにしています。情報を知られてしまうと、いろいろ横やりが入ってしまい、ややこしいことになってしまうからです」

これは先日、ある中小企業に勤めている方から伺った話です。この企業では、昨年社内の情報共有を目的にグループウェアを導入したそうですが、なかなか狙いどおりには活用できていないとのことです。

本来、せっかくグループウェアを導入したのであれば、プラスの情報だけでなくマイナスの情報もあわせて共有するべきです。それをしていないのであれば導入の効果は半減してしまっているはずです。

たとえば、マイナス情報をすべての関係者が共有することにより、さまざまなリスクを予見でき、対応策を講じてクレームを回避したりすることが可能になるわけです。

しかし、この方によれば、経営者がそうした情報を見た場合「今後そのようなことがないようにするには、どうすればよいのか?」と前向きにとらえることはしないのだそうです。反対に「どうしてそういうことになったんだ!」、「なぜ、そういうことをしたんだ!」など、原因の追究に終始してしまい、なかなか改善につながらないとのことです。

このようなことが続くと「自分にとって都合の悪いマイナスの情報は隠して、こっそり片付けてしまおう」と、つい考えてしまうのが人間心理です。

このため、こうした人間心理を踏まえたうえできちんとした情報共有のルールを作っておかないと、冒頭の例のようにプラスの(都合の良い)情報ばかりを選択・共有することになってしまいます。それでは問題の改善につながらないばかりか、再び同じ問題がおこってしまうこともありえます。

さらには、経営者が本来知っておくべき必要な情報にアクセスできなってしまい、判断や対応をあやまってしまうということも起こり得るのです。

働き方改革の一環として仕事の生産性の向上が追求されている昨今、グループウェアを導入さえすれば、一気に効率化が図れるというように考えがちです。

しかし、前述のようにどういう情報を共有すれば仕事の効率化が図れるのかを明確にし、そのためのルールをきちんと決めてから導入しないと、意味のあるグループウェアにはなりません。

グループウェアの導入には相応のコストがかかります。せっかく先行投資して導入しても、上手く活用でなければ意味がありません。

これから導入を考えている経営者の皆さん、あるいはすでに運用しているのになかなか効果が見えてこないと感じていらっしゃる経営社の方はぜひ、宝の持ち腐れにならないようにご注意ください。

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No.805 会社の「疲れ」は意外と伝わる

2019年05月12日 | コンサルティング

「99人以下の中小企業の社員が辞めずにイキイキ働くようになる」を実現する人材育成社です。 

中小企業は大企業に比べると給与や福利厚生面で見劣りがします。「いまさら何を言っているんだ!」と思われた社長さんも多いことでしょう。そんな中でも、新卒や中途社員の採用に成功している会社はあります。そうした会社に共通する特徴は、概ね2つあります。

1つ目には社長さんが明るいこと、2つ目は仕事の効率が良いことです。

1つ目は別として、2つ目の仕事の効率なんて外からわからないだろうと思われるかもしれません。

もちろん社会人にもなっていない人間が、仕事の内容を理解できるはずはありません。しかし、会社訪問や面接で複数の社員と会い、職場の雰囲気を感じることでなんとなく伝わってくるのが、その会社の「疲労感」です。

どんなに表情や態度をとりつくろっても、「疲れた感じ」というのは伝わってくるものです。しかも、単なる疲れではなく、無駄なことをしてしまったという「徒労感」は確実に伝わります。

どんな会社でも徒労に終わってしまう仕事はあります。しかし、それが会社の中の仕事の進め方が原因だとすれば、かなりはっきりと伝わってきます。

効率的な仕事とは何ぞやという話はさておき、なんとなく心当たりのある社長さんもいらっしゃるのではないでしょうか。

経営者自らが現場の仕事をしっかりと把握して無駄な仕事を無くしていきましょう。

まずは「報告するだけの会議」から止めてみてはいかがでしょうか。

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No.804 退職代行サービスの利用が増えている理由

2019年05月08日 | コンサルティング

 「99人以下の中小企業の社員が辞めずにイキイキ働くようになる」を実現する人材育成社です。 

「6月に辞めさせてもらえるように会社と戦っています」

これは先日弊社が担当させていただいた、あるセミナーでお会いした30代の受講者の言葉です。

彼の話によると、半年前にも退職の意思を上司に伝えたそうですが、上司と経営者に引き止められてしまったそうで、「今度こそ絶対に辞める」と力を込めて話していました。

退職したいと考えている理由を尋ねてみると、残業代こそきちんと支払われるものの長時間労働であること、また、職場の人間関係が悪く、書類を渡す際にファイルを机に投げつける人がいるとのことです。

そして半年前に退職の希望を伝えてからは長時間労働は多少改善されつつあるものの、相変わらずパワハラとも受け取れる同僚の行為に対して、上司は「あなたの思い過ごしではないのか?」と真剣に向き合うことはないとのことです。

一方、上司や経営者が彼の退職希望を拒む理由は、彼の話によると主任として仕事に真面目に取り組む彼を失いたくないと考えているからだろうとのことです。

話は変わりますが、先日のニュースで10連休の後半から退職代行サービスを請け負う会社への相談件数が増加しているとの報道がありました。

退職代行サービスとは、本人に代わって「辞めます」という意思を会社に伝えてくれるサービスです。

数年前に初めてこのサービスの話を聞いたときは、「自分のことなのに、なぜ自分の口で言わずに人(他者)に頼むのだろう?」と疑問に思いました。

しかし、先の話のようにSOSを発し、退職を決断するまで思い詰めている社員が目の前にいるのにもかかわらず、その問題にきちんと向き合おうとせずに、退職を拒む上司や経営者の例を見ると、それもやむを得ないのかなとも思います。

現在、退職代行サービスの需要が増えている背景には様々な理由があるのでしょう。しかし、もし社員が退職を表明してくるようなことがあっても、いきなりそれを拒むのではなく、まずはその理由をきちんと確認したうえで、丁寧に問題解決に努めていくという姿勢を表明する必要があります。

単に退職を拒むだけで問題を放置したならば、本人としてはいたし方なく退職代行サービスを使わざるを得ない状況に追い込まれてしまうということです。

しかし、もっと根源的に考えるならば、そもそも社員が退職希望を出される前に何がしかののサインがあるケースが多いはずです。

上司や経営者は、常に社員の仕事に取り組む姿勢や表情に敏感になる、様々なSOSのサインを出していないか注意することが必要です。

長い連休が終わったこのタイミングで、まずはそこから始めてみませんか。

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No.803 「質問会議」のすすめ

2019年05月05日 | コンサルティング

「99人以下の中小企業の社員が辞めずにイキイキ働くようになる」を実現する人材育成社です。

社長さんに質問です。あなたの会社は、長い連休が終わった翌日からいきなりフルスピードで走り出せる状態になっていますか?Yes!とお答えの方はすばらしいです。普段からメリハリの利いた仕事の進め方を徹底していらっしゃるのでしょう。

しかし多くの会社は、そうではないと思います。たぶん、連休明けの初日に社員が顔を合わせる場は「会議」ではないでしょうか。月の初めに行う月例会議、毎週月曜の朝会議などなど・・・定例の会議が連休明けの「初仕事」というわけです。

その会議では、特に緊急度の高い議題がなければ、仕事への「慣らし運転」のような感じでなんとなく時間が過ぎてしまいます。

そこでお勧めするのが「質問会議」です。進め方は簡単です。社内の一番の若手(今年入社の新人がいればベストです)を会議に参加させて、質問をさせるだけです。質問の内容は、仕事に関連したものであれば何でもかまいません。

ただし、できる限り単純な、あるいは素朴な質問をしてもらうのがポイントです。「いまさらこんなこと聞くのは恥ずかしいな・・・」というくらいがよいでしょう。「なぜ〇〇という書類が必要なんですか?」「XXという言葉の意味がわからないので教えてください」などなど何でも構いません。

ただしルールが1つあります。その場で社長が回答者を指名します。社長が答えてはいけません。

指名された回答者は立ち上がって、回答を説明しながらその内容をホワイトボードにしっかりと書き留めます。

そのとき、質問した若手がその場で理解できなくても構いません。実は、社長に指名された回答者がホワイトボードに書いた内容が大事なのです。それをスマホで撮影して記録に残します。

いかがでしょうか。社長にとってはとても興味深い、その他の参会者にとっては緊張感あふれる会議になります。

連休ぼけの頭がシャキッとすること請け合いです。ぜひお試しください。

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No.802 令和になったので「オラが村」から出よう

2019年05月01日 | コンサルティング

「99人以下の中小企業の社員が辞めずにイキイキ働くようになる」を実現する人材育成社です。

新しい元号が始まる日なんて、生涯に何度あるでしょう?

そんな稀有な日にお勧めしたいのが、村を出ることです。村というのは心の中にある「オラが村」です。

コンサルティングでお会いする中小企業の社長さんの中には、面談の後こうおっしゃる方がいます。「うちの業界のことをよくわかっていませんね。」「うちの業界は特殊ですから。」これがオラが村意識です。

医療業界のことはわからないでしょ?広告業界は特殊なんですよ。観光業界は外から見てわかるもんじゃありません。建築業界を知ってるんですか?でも基礎工事のことは、設備のことは、空調のことは、電気のことは、配管のことは・・・

つまり、外の世界の知識や考え方は「オラが村」には役に立たないと最初から思い込んでいるわけです。

あなたの業界が特殊でないとは申しません。しかし、「外の世界」にはあなたの会社に役に立つ知識がたくさんあります。その知識を一切使わなくても、あなたの会社はこれから先ずっと安泰でいられるのでしょうか。

連休中、普段は行かないところへお出かけの方もいらっしゃるでしょう。ついでにと言ってはなんですが、意識もオラが村から外に出してみませんか?

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