それぞれには意味があることを再認識しました

仕事をしていて、何気なく使う様式、用いる書式ってちゃんと意味がある。

そんなことを改めて再認識した日でした。



以前に開催された会議後に作成された文書。

これが火種となり、そもそものお話しに発展したのです。

取引先からのクレーム。

これは口頭でのクレームだったので、とりあえず記録にして内部で解決策を練るための会議となったわけですが・・・。

私はこの当事者ではないのですが、間接的には絡んでます。

なので、我が事のように感じることができます。

まず、記録作成のフォーマットに用意したのがいけなかったんです。

尋ねられてフォーマットのデータを渡してしまったのは私。

そのフォーマットは相手との双方で確認するタイプなので、見る人が見ればこれは相手も回覧するものと解釈できるもの。

お次が解決案として提示する報告書の書き方。

会議の結果を記載しているのは当然なんですが、起債方法がバラバラだったんです。

これに会議出席者の一人、組織のトップが疑問を呈しました。

・これは相手も回覧する正式な文書ではないのか？

・回答と要望がごちゃ混ぜになっている。

ここから始まり

・責任者と担当者は情報共有、認識の一致をしているのか？

・取引先との会議には責任者も出席しているのか？

・組織運営がしっかりしているのか？

と、おそらく感じていた疑問点が一気に噴出したかのように質問を投げかけてきました。

これに対する回答は、あくまでもこれまでの方法や考え方を説明したもの。

見方によってはのらりくらりという感もあります。

これまでそうやってきたんだし、現実はこうなんだよって説明なんですが、わからなくもないけれど、それじゃツッコまれても仕方ない。

個人的にはどちらの言い分も理解できます。

あくまでも理詰めで固めるやり方と現状重視で対応するやり方。

どちらがいいってもんでもなく、どちらも必要なことです。

ただし、ツッコまれたた時に言い逃れしづらいのが『のらりくらり』のほう。

根拠なんて、当時の口約束ってことが多いもんだから、理由なんてないようなもんです。

結局、今回はこのままの回答文でとりあえずいくことになったようなんですが、当事者ではなくとも、いい勉強になりました。

私も仕事上でこういった書式、文書の作り方などを厳しく指摘されてます。

そういった経験があるから、トップの言ってることも理解できるわけです。

そして、言ってることの裏には相手に対して失礼のないようにすることとわが身を守るよう文書の作り方もしっかりとしなさいということ。

このお話が終わったあと、スタッフの印象は『厳しい』や『細かい』といったことでしたが、私はそうは感じませんでした。

技術屋さんだから文書は苦手とか事務屋やだから電話営業はできないとかって、理由にはなりません。

トップはわからないなりにもやるべきことをやる姿勢を改めて問うているのではないだろうか？

これまで『今までやってきた方法でやってるから大丈夫』と言ってきてダメだった事例を散々見てきました。

しっかりと対処すればそれは自分の身を守ることになる。

改めて学ばせていただきました。









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