Excel小技 というか仕様： あなたの情報が・・・漏れているかも

エクセルを使っていて、ふと、ファイルのプロパティを見たときがあった。そこには、いろいろと情報が掲載されている。前から知っていたことではあるが、ふと、気になったのでまとめておく。もし、ご存じない方がいらっしゃったら、気をつけておいてはどうかと思う。この情報とは、ファイルを作った人、そして最後に更新した人の情報がある程度入ってしまうということだ。情報は、ファイルを開いている状態で、ファイルメニューのプロパティ、もしくは、ファイル自体を指してプロパティを開くと見ることができる。ここでは、後者について説明したい。
プロパティを開くと、全般、カスタム、というタブがある。ここで、カスタムを開いてほしい。原作者というところがある。ここに、作者、最終保存者、会社名というのがあり、これでどこの誰がもともとのファイルを作ったのか、また、最後に更新したのが誰かというのがわかるようになっているのだ。知っている人には、当たり前じゃないか？と思われるかもしれない。でも、意外と知らない人が多かったりする。
通常、使用している限りでは、別に使用者情報が人に見られても問題ないが、パブリックな場所にファイルを公開するとき、また、ファイルの作成者情報が漏れてはまずいときなど、気をつけないといけない。特に、コンサルティング・ファームや、銀行・証券会社など、企業のMAに関与する人々は、重々注意して欲しい。というのは、私自身、作成者名、会社名については、これまでもしっかり確認してきたが、更新者情報については、確認してこなかったからだ。この更新者情報は、じつは、プロパティからでは変更することができない。ここが曲者だ。
実は、エクセルのアプリケーションソフトウェア自体で設定を変える必要がある。それは、ツール、オプション、全般のユーザ名というところだ。ユーザ名は、インストールするときに、シリアル番号とともに入れたものがここに表記されているようだ。ここにある名前により、新たにファイルを保存した段階で、ファイルのプロパティが書き変わるようになっている。こんな機能いらない、という人も結構いることだろう。だが、パソコンでつくったファイル、特に、MS系のアプリなどでつくったファイルでは、いろいろと作成者の情報が入っているものだ。私自身、履歴とかが残るのがいやなので、ワードではあまり最初から文書を作ったりしない。他のエディタなどで書きためておき、コピー・ペーストしている。
個人情報保護の時代だが、これには保護されるべき人についての対策ばかりではなく、場合によっては、人から嵌められるリスクもある。そうならないためにも、自分でできる情報管理はしっかりしたいものだ。