家計簿のシートを並べて表示して比較する

Excelで家計簿を複数のシート（ここでは7月分と8月分）を開き比較しました。

「表示」タブ「新しいウインドウを開く」をクリックして、「表示」タブの「整列」をクリックして表示された「ウインドウの整列」で「並べて表示」を選んで、左右に整列させました。
ショートカットキーは、Alt + W + N とAlt + W + A で表示される「ウインドウの整列」ダイアログボックスを表示して、左右に並べて表示の「Ｖ」キーを押します。
シート（7月分・8月分）の移動のショートカットキーは、Ctrl + PgUp と Ctrl + PgDn 移動します。（ノートパソコンの場合は、PgUp PgDn はNumLk キーでテンキーオフに）
ショートカットキーの操作は、固定キー機能（Shift キーを５回押して有効にします）を使うとキーを順番に１つずつ押して設定できます。2 つ以上のキーを同時に押すことが難しい場合は、「固定キー」機能を使います。固定キー機能を有効にすると、Shift キーや Ctrl キーを押した状態を保つことができます。具体的な利用のイメージとしては、本や書類を片手で持ちながら、書いてある内容をパソコン上に入力したい場合に、キーボードを両手で操作しなくても、片手で入力できるので利用状況によっては便利に使えます。また、ケガなどで両手でのキーボード操作が難しい場合にも使うことができます。

「設定」から「簡単操作」で「キーボード」画面から「固定キー機能を使用する」をオンにする。

関数を使わず家計簿・会計簿の項目別に集計します

前回は、関数を使って項目別の集計をしましたが、今回はSUMIF 関数を使わず、テーブル機能を使って項目別の合計金額を簡単に表示します。

① 見栄えや使い勝手のいいテーブル機能を使います。

A) 「ホーム」タブのスタイルグループ「テーブルとして書式設定」をクリックして、
適当なスタイルを選んで表示される「テーブルとしての書式設定」のダイアログボックスで、範囲を確認して、
「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れる。
B) テーブルに変換すると、色や罫線で修飾できるし、１行ごとに色が互い違いになるテーブルスタイルを選ぶと行の区別が明確になります。
C) 表をテーブルに変換すると、データの追加も簡単で、B・D列の入力規則や文字の表示形式も自動的に引き継がれます。
D) テーブルの恩恵は、C列の収入、E列の支出に、それぞれ数式を立てずに合計・平均などができます。
E) テーブルだと、データの並び替えも簡単です。▼（オートフィルター矢印）から昇順を選ぶだけでよい。
F) テーブル設定を解除するには、「テーブルデザイン」タブのツールグループにある「範囲に変換」ボタンをクリックします。

② 家計簿は、1か月分を1枚のシートにすると、紙の家計簿に近い感覚で管理できます。

Word 2016 のディクテーションも素晴らしい

いままで、Googleドキュメントの音声入力で文章を自動入力していましたし、Youtube やパソコンから流れる音声を自動で文字起こしをしていました。
その認識精度の高さは素晴らしくて、私の滑舌でないしゃべり方にも、まあまあの精度です。

Microsoft Word (Word 2016)にも、ホームタブにディクテーションボタンをクリックすると「日本語」が、いつの間にか表示されていました。
Googleドキュメントと比較検証するために、同じYoutube から流れる音声を文字起こしをしてみましたが、ほとんど同じでした。

Microsoft も凄く進化していました。

パソコンのデスクトップ整理・整頓の目的は

8月より「デスクトップの整理」「あなたもファイル整理の達人」を学習してきました。なぜ、ファイルやデスクトップを整理・整頓の目的をまとめてみました。
① 作業効率が下がる

デスクトップ上に多数のファイルやフォルダーが散乱していると、必要なファイルを開く際に、多数のアイコンの中から目的のファイルを探さなければいけません。デスクトップが乱雑になっていると無駄な時間を費やさなければならなくなり、作業効率が低下してしまいます。

② PCの起動が遅くなる

PCは起動時にデスクトップ上に保存されているファイルやフォルダーのデータを読み込み、それらのアイコンを表示させます。ファイルやフォルダーの数が多くなるほど読み込まなければならないデータが多くなるため、その分、PCの起動が遅くなります。

③ セキュリティ上の問題

自宅以外でノートPCを開くと、ほかの人がデスクトップ画面を目にすることもあるので十分に注意する必要があります。

④ ミスにつながりやすい

デスクトップ上に多数のアイコンが並んでいると、メールに添付するファイルを間違えるなどのミスが起こる可能性があります。また、必要なファイルを不要なファイルと誤認して消去してしまったり、開くべきファイルを間違い、誤ったデータをもとに資料を作成してしまったりなどのミスも考えられます。

デスクトップ上のアイコンを整理方法
① 不要なファイルは削除する

確実に不要だと判断できるファイルは、ドラッグ＆ドロップでゴミ箱に入れるか、ファイルを選択し「Delete」キーを押してゴミ箱にいれます。ゴミ箱に入れずに削除するには、ファイルを選択した状態で「Shift」+「Delete」で完全に消去できます。

② フォルダーを新規作成する

デスクトップ上で右クリックし「新規作成」→「フォルダー」で「新しいフォルダー」を作り、それぞれフォルダーに名前をつけて、保存するファイルを入れます。それをフォルダごと「ドキュメント」などに移動します。フォルダーの中に新しいフォルダーを作成することも可能です。PCの「ドキュメント」フォルダに保存するとクイックアクセスやジャンプリストから素早く開けるし、インデックス検索やファイル履歴のバックアップ対象に登録済みになっています。

③ 自動整列／等間隔整理で見た目を整える

アイコンが等間隔で並んでいると目的のファイルやフォルダーを探しやすくなります。デスクトップの整理整頓には「アイコンの自動整列」または「アイコンを等間隔に整列」のいずれかの機能を利用します。

よく使うアプリの置き場所
よく使うソフトやアプリはスタート画面やタスクバーにピン止めしておきましょう。
Word・Excel などはタスクバーにピン止めして、ジャンプリストを表示すると素早く起動できます。また、仮想デスクトップを作るときに大変便利です。

あなたもファイル整理の達人！

パソコンのデスクトップやフォルダなどの情報を整理して、必要な情報・データやファイルにすぐにアクセスできるようにしました。

数年前、富士通パソコンFMVサポートの「3つのルールを覚えるだけ！これであなたもファイル整理の達人」を参考にファイルの整理方法のルールを決めたのを再確認しました。
ルール① ファイル名のつけ方で、「日付」+「内容」+「所属など」とし、 日付は2020年6月19日は200619、内容は打ち合わせ、所属は自治会など取り決めします
ルール② 家計簿、自治会、パソコンサークルなど、所属ごとにフォルダを分ける
ルール③ 19年度家計簿、19年度自治会など年度ごとに仕分ける

オフィス文書は、「規定でコンピュータの保存する」にチェックを入れ
「既定のローカルファイルの保存場所」を確認する
①ジャンプリストからファイルの起動
②「開く」から「最近使ったアイテム」から起動
③検索ボックスからファイルを探して起動
文書を「ドキュメント」フォルダに保存すると、アクセスがしやすいし、ジャンプリストやインデクス検索の対象になりやすいので、ファイルの行方不明がなくなります。
※「ピクチャー」「ビデオ」「ミュージック」もドキュメントと同じです。