あなたは日頃ちゃんと報・連・相していますか？
報・連・相とは、「報告」「連絡」「相談」だということは
ご存知だと思いますが、
いつ、誰に、どこで、どのタイミングで、どのように行えば良いか
ちゃんと理解しているでしょうか？
今日は「報告」について書かせて頂きますね♪
「報告」とは、“報告する側” と “報告される側” が存在します。
“部下” が “上司（先輩）” に 「報告」するようなケースが多いと思いますが、
調査や調整など、“依頼された人” が “依頼主” に報告する場合もあります。
基本は、次の６Ｗ３Ｈに基づいて伝えると良いのですが、
伝える順番、優先順位はその案件ごとによって異なります。
その場合、相手が求めている情報を先に伝える様にすると良いですし、
場合によっては求めているものだけ（日程の件なら日程に関することだけ、
但し予算が絡む場合はそれも合わせて） 「報告」 しても良いです。
【６Ｗ３Ｈ】
・Who （誰が）
・Whom （誰に）
・When （いつ）
・Where （どこで）
・What （何を）
・Why （何故）
・How （どのように）
・How many （どれほど）
・How much （いくら）
そして伝える時は、結論を最初に話し、その後に経緯をを説明します。
経緯から離すと聞いてる方は「で、結論はどうなんだ？」とヤキモキしますからね。
そして報告すべき相手を間違えてはいけません。
例えば企業間などの場合、先方の担当者に報告すべきところ、
たまたまその上司にお逢いする機会があり、
その上司に報告をしてしまったり・・なんてこともあると思いますが、
そうしたら、担当者にも伝わるだろう・・・と思って、
担当者に報告しないのは非常にマズイことです。
例え、その上司からの報告があるかも知れなくても、
あなたは担当者に報告する責任があります。
その場合は、上司にお逢いしたこと、上司にはその時に伝えたこと、
なので「既にお聞きになっているかも知れませんが」
の一言も添えて報告するといいですね♪
報告するタイミングとしては、“できるだけ早く！！”に尽きます。
〇日までに報告してくれ・・・と言われたからといって
〇日まで待つ必要はありません。
結果が出たのであれば、できるだけ早く報告することが大切です。
また、コマメな報告も大切です。
些細なことでも進捗状況などを報告されれば、
報告を待つ側は安心します。
時間や手段の関係で、詳しく報告できない場合には
結論だけ伝えて、詳細はいついつ（お逢いして、とか電話でとか）お話します。
と留守電に入れるとかショートメールを使えば早く伝えることができます。
（もっとも、この方法は相手によってベストではないので、
相手にとってベストな方法をとるのがいいですね♪）
また、複数の方に報告する必要がある場合には、
その順番も考えて行なうことが大切です。
なかなか連絡の付きにくい方だから・・といって
後回しにして良いとは限りません。
適切な順番に関してはそれぞれの案件ごとに異なりますが、
いずれにしてもあまり間を置かずに必要な人には報告した方がいいですね。
また実際に報告する場合は 『簡潔』 であることも重要な要素ですので、
ダラダラ話したりすることの無いように、
上記の6W3Hをメモしておくなり、箇条書きのメモを用意して
報告すると良いですね。
必要な内容に関しては、口頭だけではなく、
メモを渡せるようにした方が良い場合もありますね♪
さあ！
今日からあなたも「報告」の達人になれるのではありませんか？(＊^－^＊)