PTA広報誌 進行管理

東京港区のデザイン会社 グラフィックメイトの大里早苗です。
今年度は娘の学校のPTA広報委員をやっています。今年度４号目となる広報誌を発行しました。

デザインの仕事をしている関係もあり、私は毎号レイアウトから印刷発注を担当しています。
しかし広報誌の発行には他にもさまざまな仕事があります。PTAが関わる学校行事に参加し取材や撮影をする。PTAが関わらなくても掲載したほうがいいことがあれば取材や写真提供の依頼をする。行事によっては多数の写真が集まる場合もありますが、そういうときは掲載写真を選んでレイアウトのベースを考えてくださることも。
そして印刷物が学校に納品されれば、「仕分け」という作業もあります。
学校分は先生方が配布しやすいようにクラス別に人数分の広報誌をまとめる。ほかにも他校や行政に配布するので、それぞれの宛名をつけて配送準備をする…。
みなさん、お忙しいなか時間をやりくりして学校に足を運んでくださるので、仕分けの日には確実に印刷物が到着している必要があります。

今回は冬休み前に生徒たちに配布したいということで、本日21日に仕分け、明日22日に生徒配布というスケジュールで進行しています。
印刷通販を利用しての印刷なので納品までの日数は明確。最長納期でも21日には納品される計算でしたが広報委員長の判断で20日に納品されるよう発注しました。年末は印刷物も配送物も多いため、遅配に対する安全策です。
結果として、午前中希望としていたにも関わらず学校到着は20日の午後６時すぎ。20日が仕分けの日でなくてよかった〜！　今回は印刷通販会社からの発送が遅れたわけではなく、物流関係の遅れのようです。年末はお歳暮などの配送物が多いのでやむを得ないでしょう。

仕事での納期遅れもあってはなりませんが、PTA広報誌も皆さんがボランティアで活動してくれるからこそ、無駄足にならないような進行管理が必要だと感じました。

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