「99人以下の中小企業の社員が辞めずにイキイキ働くようになる」を実現する人材育成社です。
会議の効率的な進め方は概ね次のようなものです。
1.主催者は会議の目的をはっきりさせておく
2.事前資料を配布し、しっかり読んできてもらう
3.開始時間と終了時間を決め、厳守する
4.最後に結論を確認し、誰が何をいつまでに行うかを決める
5.終了後速やかに議事録を配布する
ある会社の社長さんに、こうしたルールがあるかどうか聞いたところ、こう答えました。
「当たり前じゃないか。私がいつも言っていることだよ。」
そこで、私はいくつか質問してみました。
「それは素晴らしいですね。ということは、毎週月曜の朝から行う営業会議もこのルール通りなんですね？」
「営業会議は定例会議だから目的ははっきりしている。」
「事前資料は配るのですか？」
「前の週の売上だから当日、その場で営業部員たちに言わせる。」
「時間厳守で進めていますか？」
「私はいつも1時間で終わらせるつもりなんだが、営業の連中の報告があいまいなので、しっかりと聴き出そうとするとどうしても昼になってしまうな。」
「結論は決めていますか？」
「来週こそしっかりやれ！というのがいつもの結論だ。やれやれだよ、まったく。」
「議事録は作っていますか？」
「そんなもの必要ないだろう。」
もうおわかりのように、これは会議ではなく報告会です。
「定例営業報告会」と名前を決めてはどうかと社長さんに提案したところ次のような答えが返ってきました。
「いや、報告会じゃない。皆で売上をどうやって増やすかを話し合う会議だよ。」
私は「会議」と「報告会」は名称からしっかりと分けておくべきだと考えます。
「報告会」は報告だけとし、もし途中から話し合いが始まったら司会役の人が「ここからは会議です！」と宣言します。「会議」に変更され瞬間から上記のルール3、4、5を自動的に適用します。
たったこれだけで「会議」の効率が驚くほどアップします。「報告会」は切り離された形で残るかもしれませんが、少なくとも「報告だけで結論の出ない会議」はなくなります。
社長さん、いかがでしょうか。あなたの会社でこのようなルールを決めた場合、あなたはそれを守ることが出来るでしょうか。
一度お試しください。
