コミュニケーションはキャッチボールと言われています。
キャッチボールとは、お互いにボールを投げる、受けるを交互にすることですよね。
ボールを言葉に置き換えると、
言葉を投げる。言葉を受け取る。言葉を投げ返す。
ということになります。
ところが、メールでのコミュニケーションの場合、
ボールを受けても投げ返さない人がいます。
自分が投げたボールを無視されたらどう思いますか？
あなた自身はそのボールをしっかりと受け取ったので、
決して無視はしていない、ちゃんと受け取っています、
ということになると思います。
しかし、投げた人にとっては投げたボールが返ってこなければ、
ボールを受け取ってくれたかどうかもわかりません。
メールの場合は特に、読んだかどうかの確認ができません。
このメールできたボールを投げ返さ無ければ
相手にとって無視されたのと同じことになるのです。
無視するつもりがなくても、やっている行動は「無視」なのです。
このことを踏まえて、
メールや伝言の場合、“受け取りました”ということを
相手に伝えなければなりません。
メールに記載されているものが時間のかかる要件であったとしても
まずはそのメールを受け取ったことを知らせるのがマナーです。
その上で、返事に時間を要する場合には
その旨を連絡する必要があります。
メールを受け取った連絡と、
メールの記載事項に関する返信が
同時でなくても構わないのです。
メールの返信は、おおよそ２４時間以内がベストです。
あなたは誰かが投げてくれたボールを
ちゃんと投げ返していますか？