使い勝手のよい原稿

東京港区のデザイン会社 グラフィックメイトの大里早苗です。
娘の高校のPTA広報部に参加し、今学期の広報誌制作をしています。今年度最初の広報誌、メインテーマは「先生紹介」。先生と過ごす時間の少ない１年生や、保護者会もひらけず担任の先生のお顔もわからない！という保護者に向けて、例年以上に大役を担う号となることでしょう。
デザインは外部のデザイナーさんにお願いするので、掲載事項の収集・整理とデザインラフの作成が主な仕事です。先生方の受け持ちのクラス、指導教科、担当の部活動などを、デザイナーさんが使いやすいようにExcelにまとめていきます。
Excelデータは入力する人や引継ぎデータによって、英数字や記号が全角だったり半角だったり、姓名の間のスペースがまちまちだったり、と不統一な箇所があります。名前のふりがなを関数で指定されているところもあり、デザイン用の原稿としては使いにくい状態だったので修正していきます。

広報誌だけでなく、社史や年史制作においてもこういったデータ整理が欠かせません。歴代の経営陣を掲載するような場合など、掲載事項を明確にして、それぞれをどういう形式で入力していくのか。関数などアプリケーションの機能に頼りすぎていると、データの使い勝手が悪くなることもあります。
使い勝手のよい原稿だとデザイナーはデザインに集中できるので、よりよいデザインをご提案できるはずです。

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