書類整理

我が社にはいったいどんだけ書類が溢れているんだ…ってくらい、書類がたくさんあります。
創業百年以上になると、当然なのかもしれませんが、それにしても多い。
いつか整理しようしようと思いながら、何年も過ぎておりましたが、ついに整理し始めました。
そもそも、どれが保存しなければならない書類で、どれが破棄してもいい書類かの判断が以前はつかなかったので、今だからこそ整理できるのですが…。
まず、保管場所が分散していた書類を一箇所にまとめ、経理上保存する必要のある請求書や領収書や納品書などを七年分、年度毎に共通の大きさの段ボールに詰めました。
そしてずっと昔の残しておきたい書類は一つのキャビネットにまとめて保存。
この作業でかなりの紙ゴミが発生しました。
シュレッターで処分しようとしましたが、しばらく動かしていると熱をもって動かなくなったり、紙詰まりをおこしてしまったりが頻発したので、手で千切って処分することに。
けっこう大変な作業です。
でもこれでかなりスッキリ。
過去のデータって、歴史の大きな流れをつかむ為には必要ですが、あまりにデータが多すぎると、情報に埋没してしまい、どれが現在必要なのかをすぐに引き出すことが出来なくなってしまいます。
思い切って、情報も荷物も捨てるってことは重要なことだと思います。

ところで、書類の中から昔の「木材業登録証」がでてきました。
先々代のものです。
昔は東京都に登録しなければなりませんでした。
今、その登録は必要ありません。
（まぁ登録の必要があっても、新たにこの業界に新規参入してくる方はいらっしゃらなでしょうが…トホホ）

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