「99人以下の中小企業の社員が辞めずにイキイキ働くようになる」を実現する人材育成社です。
無駄な会議は企業の生産性を著しく低下させます。そこで様々な書籍やセミナー、コンサルタントが会議の効率化のテクニックを紹介しています。それは大体次のようなものです。
1. 参加者を厳選する
2. 資料を事前配布し熟読してもらう
3. 司会役、責任者を決める
4. 議題をはっきりさせる
5. 開始時間と終了時間を厳守する
6. 参加者全員が必ず発言する
7. 発言は1回につき1つのことだけとする
8. 議事録を作り参加者、関係者に配布する
確かにこれらが実行できれば会議の品質も良くなり、効率もアップします。自分たちではできそうもないと思ったら、コンサルタントを雇って実際の会議に参加してもらい、その場で伝授してもらう方法もあります。コンサルタントはコーチングの手法を使って会議を「すごい」ものに変えて行きます。
ではコンサルタントに依頼すれば、本当に会議は効率化するのでしょうか。
答えはYESです。
「会議コンサルティング会社」のWebページを見ると、本当にたくさんの会社がコンサルティングを受けて売上を、利益を伸ばしています。
しかし、そうした成果を上げた会社の多くは「もともと伸びるポテンシャルがあった」と思われるところばかりです。つまりコーチングの手法が効いたわけです。
「伸びるポテンシャル」とは、社員に実力がありながら社内のコミュニケーションがうまくいかず「くすぶっている」状態です。
もしあなたの会社が同じような状態なら、コンサルタントを雇って会議を改善すれば業績が伸びるかもしれません。
あなたの会社の社員はいかがですか？十分に仕事の実力を持っていますか？表には出てこないとしてもモチベーションは高いと思いますか？
残念ながら、そうした社員が多くいる会社は稀です。ほとんどの会社、特に中小企業はそれほど社員には恵まれていません。
「失礼な！うちの社員は全員実力もモチベーションもある！」
そうお思いの社長さんには大変失礼かと思いますが、それは幻想あるいは思い込みです。もちろん例外はありますが、社員の多くは社長さんが思うほど実力もモチベーションもありません。
そういう社員が集まった会議を改善しようと思っても、なかなか難しいでしょう。成果が出たとしてもせいぜい半年です。
そこで私がお勧めしたいのは「会議禁止令」です。
社長さんが社内の会議を一律、禁止します。ご自身が主催する経営会議はもちろん、末端の会議も禁止です。コミュニケーション自体を禁ずるのではなく、物理的に集まって話し合う会議に限ります。社内システムを使った電子的な会議は「認可制」とします。
すると、代替手段として最も利用される頻度が高くなるのがメールのやり取りでしょう。
「それでは仕事が進まない！」という声が上がってきたら、その時は「隠れてやりなさい」と言ってください。その代わり「見つかったら罰金！」くらいは実行してください。
すると「罰金を払ってでもやる！」という威勢のいい社員や、社長に堂々と意見を言ってくる社員が出てくるかもしれません。
「会議禁止令」は多少犠牲をはらっても3か月くらいやり抜いてください。そして3ヶ月経ったら禁止を解きます。
「それじゃ元の木阿弥じゃないか」と思われるかもしれませんが、そんなことはありません。
会議をわざわざ開かなくてもメールで済んでいたことがわかったり、意外に仕事がスムーズに進んだりするといったことが現実になります。
「会議禁止令」は荒療治ですが、これも効果は1年弱でしょう。
でもご心配なく。しばらくしてまた会議が増え始めたら「禁止令」をほのめかしてください。必ず効果があります。
それでも万が一効果が見られなかったら、実際に発令してください。
「会議禁止令」はコストもかからず効果はインフルエンザの予防注射よりもあります。
