文書管理

実際は やり方を 変えているのに文書は そのまま。いつから やり方が 変わったのか不明なのです。管理者たち自身が 文書自身や その改訂の重要性を理解していないのです。この会社、ISO認証取得して もう5年も経つのに 未だに、文書の改訂をタイムリーにできない。変更されたやり方を 文書にしていないため、作業者によって 多少 順序や道具が 違っていました。これで良いのかナァ。まぁ　よくある話か。

その会社、MSDSも発行していましたが、長いこと 一度作ったものを そのままに 求める関係者に配付していました。改訂と言えば 作成の日付を変えるだけ。法律なんか 変わってないのかナァ、大丈夫？

今度は 違う部署で、“文書の変更・改訂が 無いのは 技術の進歩も無いのと同じですねぇ” とISO維持審査の 審査員に言われて 一同キョトン。

さぁて、管理者含めて　“天真爛漫”　な人ばかりの会社は どうすれば 変わるのでしょうか。

＊ISOの世界では、“文書”は 社内のルールや指示事項を書いた書類ということに、なっています。従って “記録”とは区別されます。また “文書”は しばしば改訂されるものだが、“記録”の書き直しは 改竄行為となり、暗黙のルール違反(ムシロ私文書偽造の法規制違反？)となります。
**MSDSとは化学物質について　その扱い方、安全性、毒性　並びに適用法令などを書いた書類。