ビジネスメールのマナーとは

ビジネスのメール、それもおおむね社内メールの話だが、内容は別として、形式でストレスがたまるメールがある。

まず、タイトル（件名）が意味不明なもの。毎日多くのメールが来る中で、タイトルである程度は推測がつくようにしてほしい。メル友ならば、「おはよう」でも「元気ですか」でもいいと思うが、ビジネスではそうは行かない。無題は論外だが、「お知らせ」とか「○○様」とか「○○です」などというものがある。あて先と発信者は別に情報があるのだから件名に書いても何の意味もないと思うが。

次に、添付ファイルを見ないと内容がわからないもの。添付ファイルを読ませることが目的であるものを除き、添付ファイルを開けるのは時間がかかるのでなるべく本文だけで用が足りてほしい。添付ファイルが複数あって初めにどれを開けていいかわからないものまである。

本文に書ききれなくてもある程度概要だけでも書いてもらえると、添付ファイルを開ける必要があるかどうかが大体わかる。ひどいのになると、会議の通知でも「別紙のとおり開催します。」ってだけ書いてあって、添付ファイルに日時、場所が書いてある。そんなものは本文に書けばいいのだ。そもそもみんながワードやエクセルを持っているわけでもない。

ということで、そもそもビジネスのメールというだけで読むのにテンションが下がるのだから、形式だけでも気をつけましょう。