提案書式の構造

　おはようございます。

　職務経歴書のヘッダー部分の次に、すなわち文章部分の先頭部分に自分自身のアジェンダを書きましょう。アジェンダとは概要と訳せますが、国際会議や海外企業との打ち合わせには、まず今日のアジェンダを話し合い、お互いに確認します。概要は作成者の意図ですが、アジェンダは双方が納得すべき、話し合いのテーマです。冒頭の打ち合わせで変更も追加もあります。アジェンダの使い方に慣れましょう。

　履歴書に記載した職歴と成果と、志望動機を上手く統合し、短く記載します。私が小論文で言う、先頭部分に結論として、願わくば3行以内、100字以内で言いたいことを言いきることと同じです。100字程度しか、会社の責任者は読みません。忙しいからです。おまけに優良企業ほど応募者が多く、面接責任者は文書を詳しく読めません。経歴書も立ち上がりで勝負が付きます。

　提案書式は、色々な業務を経験している、専門性に自信がない人に特に勧めたい書式です。書くことによって自分の強みであるスキルを認識できます。例えば、数年間派遣社員をしていて、設計業務を担当しても、会社によって使うデザインツールは違います。業務の流れもちがいます。

　派遣先ではいつもゼロから操作を覚え、初心者並みの不慣れな作業しかできなかったかもしれません。営業を長く続けても、それぞれ販売手法は違い、専門性を身につけられていないと厳しく自己評価している人もいるはずです。

　そのような人が時系列式で記載すると3ページほどの山場のない資料になります。自信の無さが滲み出ている資料になります。冒頭の1、2社の派遣業務の部分だけで不合格です。

　すでに言ってきたように自分を売り込むと言うこと。商品説明にたとえると、高機能高価格なシステム的な商品を販売することなのです。明確な企画意図と機能概要が冒頭にあれば、読み手も聞き手も全体像を把握でき、難しい説明も理解しようと努めます。読む気にさせることが大事なのです。

　その次に、中央部に時系列式で淡々と、記述を短くするため、箇条書き中心で、詳細をまとめます。年代順に業務を経験した経緯と、その時身につけたスキルを箇条書きします。

　興味を持っても、忙し人は箇条書き程度しか読んでくれません。書いた職種すべてについて５W1Hが書かれているか丁寧に確認してください。商品にたとえると、すべての特徴機能を分かり易く、箇条書き説明することと同じです。

　以上で経歴書の半分ができました。続いて、分類体系式部分、グリコのおまけ部分です。koderaの小論文の書き方と同じです。4部構成が人を説得し易いものだから。

　今日はここまでにします。

 

応募者は高額サービス

　おはようございます。

　職務経歴書は、自分と言う商品かサービスを求人企業である見込み客に売り込むための提案書だと考えてください。こう考えると、時系列式と分類体系式の間に貴方に適した提案書式があることが分かるでしょう。

　応募者が商品を顧客に提案する場合に例え、提案書式の業務経歴書を説明します。まず、家という商品かサービスを販売することを考えてください。お客様には色々な要望や願望があります。お金の制限もあります。でも願望にぴったりの物件であれば、予定の範囲を越えてお金を調達します。

　通勤時間、歩く距離、日あたり、間取りなどなど、全部満足してもお金が無理なら買えません。幾つかの要望にピッタリ満足していても、どれかに満足度が少なければ、手が出なくなります。耐久性も周囲の環境も大事です。帯に短し襷に長し、20程度の売り家や土地を見ても、なかなかピッタリの物をみつけられません。でも、何かに惹かれて、最後はどれかを選択するでしょう。

　でも人は家以上に高価な買い物です。用意できるお金に比べ不相応な贅沢を言わなければ、家は数千万円で良いものを買えます。人材の採用はどうでしょう。500万円以下の年収でも定年まで30年の、正社員の採用なら3億円程度の投資です。昇進もします。2倍以上の経費になります。

　会社は、最低でも人件費の2倍以上の経費、オフィス使用料などを合わせ、一人当たりの経費が発生すると予算化します。もっと多い一人当たりの経費を見込む会社が普通でしょう。正社員を目指す貴方を採用する側から見たら、このような高額商品であると言うわけです。

　提案書の形式に慣れたら、営業の基本を勉強できたことになります。国語が得意だった人が倍率の高い優良企業に挑戦するとき、ぜひこの書式を使ってください。入社試験に落ちようと貴方がブラッシュアップされます。国語力と言う潜在能力をビジネスに役立つ実践力に進化させられます。

　おまけに、他の人とは違う書式ですから、貴方の経歴書が目立ちます。優良企業は人材育成を大事にしている会社です。貴方が合格する可能性も高くなります。合格出来たら、貴方の提案力が買われたと言うことです。自分が持っている夢を実現できる環境に、まず一段階昇れたことになります。

　この書式の構造の説明は明日にします。今日はここまでにします。

体系的に経歴を記載

　おはようございます。

　2つ目の書式は分類体系式です。転職回数が多く、色々な業務を担当し、いくつかの職務を経験した人に適した書式です。

　キャリアシートに書いた個々の業務を、業務分野や職種ごとに項目を設定し、成果の項目を設定し分類して体系化します。すると読み手に分かり易い経歴書になります。

　業務のベテランやスペシャルな技能を伸ばすために仕事をしてきたような人に適した書式が分類体系式です。なお、転職本によっては、この構成をキャリ式と読んでいます。積み上げたキャリアを分かり易く分類したことを表したい命名でしょう。

　この書式は仕事に対応しての成果が明確となります。従って、書いた本人がアピールポイントを絞りやすくなります。上からの指示や命令で、職場や業務が異動していても、意図的にキャリアを積み上げたように記載できます。評価者も一目で貴方の強みを理解し易くなります。

　特に、情報関係の開発業務や企画業務を担当した人は、ソフトウェアのプロを上品に表現できます。企画業務なら、商品でも事業でも適した表現かもしれません。しかも、この表現自体が論理的な思考能力を自然と誇示できます。上級のSEや新規事業の企画を目指す人は挑戦してください。

　しかし、時間的な全体の経緯や流れが不鮮明になりがちです。誤記が増え、履歴書と矛盾する表現になる可能性が増えてしまうのが欠点です。貴方も面接官もです。面接では矛盾のありそうな点を突いて質問されます。陽に矛盾が無くても分かりにくい異動があると厳しい質問があるかもしれません。

　ですから分類体系式は普通の若い人や、結婚生活で一時退職していた女性に、私は勧めたくありません。3ページ以内に収まるなら、すでに説明した時系列式の書式をお勧めしています。

　今日はここまでにします。

職務経歴の構造化

　おはようございます。

　職務経歴書は時系列式と分類体系式の何れかで書くのが普通です。書き間違えが少なく、簡便なのは時系列式です。分類体系式は転社回数と担当業務数が多い人が使うと分かりやすい経歴の説明になるでしょう。なお時系列式を編年体式と呼んで説明している転職本もありますが、同じものです。

　3つ目が私オリジナルの中間方式、提案書式です。倍率の高い難関企業に挑戦する人にお勧めしたいと思います。この書式を書くのは企画業務の練習にもなります。今は工場の組み立て作業にも提案書のノウハウが役立ちます。営業業務や管理業務には企画のノウハウが必須だからです。

　

・時系列式

・分類体系式

・提案書式

　これらの3つの書式のサンプルが、今ブログで紹介している転職本に書かれています。ブログにサンプルを載せて説明するのは長くなりすぎます。とりあえず今日はここまでにします。どう説明するかは明日考えます。

　何れの方式でも結構ですから、応募者である貴方のキャリアの長さや強調したい経験や経歴に応じて、3ページ以内に入ることを考えて、最善のタイプを選択してください。もちろん3タイプの何れかでなければいけないわけではありません。基本のタイプが３つと言うことです。自分の特徴がその求人企業に最適なようにアレンジしてください。

　しかし、いずれのタイプで書くことを決める前にキャリアシートは時系列で担当業務を書いていたはずです。キャリアシートの記載内容に従って時系列式なら書けばできます。まず時系列式で試しに書いてみてください。

　注意する点は、同時に二つ以上の業務を担当したケースがある人です。プロジェクトチームに参加した人です。業務の並び順は担当開始時期を優先し並べます。担当が終了した業務があり、時期に逆転があっても構わず書いてください。終了時期は逆転もありです。

　時系列式なら客観的な事実を時系列で積み上げますので、内容は常に同じになりそうです。でも、担当した業務で得た知識やノウハウは人によって違うはずです。例えば海外事業部で上司の秘書業務も担当したとします。語学力を身につけたはず。会話力も文法も読解力も表現力もです。そして秘書業務に付随した知識や経験も身についたはずです。

　電話の取次ぎから出張の宿泊ホテル予約、資料の言語翻訳などです。英会話は勉強で代替できますが、秘書業務の専門能力を身につけることは勉強だけでは無理です。同じ人でも微妙な言い方の違いがあります。その違いに気を付けて経歴書を書くことが、配属先の責任者の心に届く資料になります。この点では3つの方式ともに同じですので留意してください。

　今日はここまでにします。

 

専門用語より一般用語

　おはようございます。

　普段、業界の専門用語を何気なく使っているかもしれませんが、それまで勤務していた会社や部門の慣用的な言い方かもしれません。若い人が使う省略形の表現も厳禁です。文章や言葉も平易な、一般用語を使うことが大事です。

　文字が増えますが、仕方がありません。DBMSではなく、データベース管理システムとします。スマホではなく、スマートホンでもなく、スマートフォンです。

　普通の国語の作文と違うのは形容詞や形容詞句、そして副詞と副詞句の用法です。これらを使うのはできるだけ避けてください。代わりになるべく数字を使い実際の数で大きさや多さを表現します。

　ざっと文章を書くと形容詞や副詞の多い文章になります。まずそれも大事です。それから文章の最初からよくチェック。数字に置き換える習慣をつけましょう。職務経歴書だけではありません。ビジネス文書はこれだけを心がけるだけで、できる奴と思われます。応募資料なら合格でき、入社後に面白い仕事をさせて貰えるでしょう。

　例えば、かなりの経費を削減ではなく、前年度比25％の経費を削減のように置き換えます。たくさんの会社に納入ではなく、富士通など大手5社に納入とします。この文章を見た評価者は興味を持つはずです。面接時に必ず、富士通の商談規模や、その他の会社の名前を質問してくると思えます。質問の大事な呼び水です。

　面接官は応募者が嘘や誇張を書いていないかをチェックし、コミュニケーション能力も測ろうとしています。想定した質問があると、極めて有利。面接は短くなり、厳しい質問はなくなるものです。想定していた質問を1分ほど淀みなく話せたら、あいさつ程度の質問を含め、4つか5つの質問で合格になるものです。

　形容詞や副詞が多いと、また分かりにくい表現や用語があると、人は意地悪な質問をしたくなります。面接官も感情を持つ人、おまけに30人も面接するのであれば、落とすための面接となり、落とすために難しい質問をするかもしれません。

　数字と会社名はできるだけ使いましょう。上場企業ではない無名の会社なら、担当業務と職務の名称も記載します。例えば、無名電気商会の勤務経歴を書いていたら、無名電気商会において天井裏配線などサービス業務を担当のようにです。

　今日はここまでにします。

文章は短く

　おはようございます。

　職務経歴書は正式なビジネス文書です。読み物ではありません。いつも言っていることですが、学校で習った国語の教科書は全て読み物です。国語のテストで良い点数をとっていたことと良いビジネス文書を書けることは直接関係ありません。

　悪文も良いビジネス文章であることもあります。私の悪文の文章はその最たるものが自慢ですが、このブログは高校用で始めたため、国語が教える書き方に妥協しています。本当のビジネスではありません。すみません。

　ビジネス用の文章はできるだけ箇条書きします。最悪、100字以内の3行以内の短文で言い切りましょう。極力、事象が起きた順番に短文を並べて、全体を構成します。なお、人に見てもらえる分かり易い文章は時系列順の記述です。自己PR文も同じ、大学用の小論文も基本的に同じです。特に職務経歴書では短文の時系列順の羅列が必須です。

　先頭の文は、主語を自分として書くのが基本です。でも、その自分か私の主語は省略して書きましょう。すなわち先頭の句はできる限り目的語句または目的語で始めると分かり易い文章になります。自分か私で始めると自己主張が激しい奴かと思われかねません。そう思われて文章を読まれるのは、決して有利ではありません。読み手に自然と理解させ、同意させることが肝要です。

　箇条書きを羅列し、すべての箇条書きを目的語を先頭に書こうと心がけます。するととても分かり易い論旨になります。修正や構成も楽になります。大事なのは時系列順に並んでいることです。

　時系列を逆に書くと、目的と結果が逆になり、誤解を与え、変な自己主張をする奴と思われかねません。名詞の用語はできる限り固有名詞と数詞を使い、具体的な表現に心がけて下さい。

　例えば、超大手情報系企業からソフトウェア開発を受託と書くのではなく、富士通からデータベース管理システムのユーザーインタフェースシステムを受託のように記載します。

　短期間に大量の顧客を獲得ではなく、データベース20コピーの販売を当初の1年で達成などと書きます。

　今日はここまでにします。

 

書類作成知識を開示

　おはようございます。

　書類に不備があっては文章作成の能力を疑われます。逆に抜群の書類を提出すれば、一発で欲しい人材と認識してもらえます。提出資料は何度も推敲し、訂正することになります。

　文章の校正は、サラから文章を入力するより、ケアレスミスが増えるものです。タイプミスは誤変換となり、気が付きますが、誤って一文字余計に削除してもソフトは何も応答してくれません。てにおはを間違ってダブって入力しても、すんなりと読めてしまうのが作者故。念には念を入れて校正し、可能なら他人に最終チェックをしてもらってください。

　記述項目の順番を入れ替えると、項番の順序が正しくなくなります。項番の前後関係や記入漏れ、ダブった番号などに特に気を付けてください。項目番号の付け方は大学のレポートなら問題にはなりませんが、マニュアルを書くなら規格があります。経歴書は規格を知っていることを見せるために、その一般の取り決めに則ることをお勧めします。その順序は１、（１）、①の順番です。

　トータルで3ページの最終ページのフッター部に、3／3と記載します。その1行以上前の、文章の終わりの行の次行に、右寄せし、以上と記入します。文章部分はこれで終わりを表します。

　職務経歴書のような特に大事な資料の文章の文字には文字飾りは凝らないようにしましょう。強調したい部分を色を変えて打ってはいけません。強調したい成果も強調文字にしてはいけません。客観的な資料を書いて、読み手に評価を委ねてください。押しつけがましい飾りは決してポイントにはなりません。むしろ評価者に減点ポイントを探させるきっかけになるかもしれません。

　文字フォントも一種類で押し通します。デザイナー志望でない限り、職務経歴書は明朝体が無難です。飾りがあれこれあると、見たくない資料となり、読んでももらえず不合格になるかもしれません。

　会社や部門が変わり、職務が変わった人は職務経歴書はいくつかの部分から構成させます。でも、個々の職務を枠などで囲わないでください。枠は手書きの文字で生きるもの。ワープロで作成した資料には邪魔者です。

　まず作成者が校正する時に枠が邪魔です。一方、読み手は枠外の文字を読み落とすかもしれません。枠が応募者の強調したい部分のはずだと思い、枠のない部分を急いで読みがちになるからです。人は無意識で何でもしてしまいます。

　読まないでも分かるような部分は書かず、できるだけ文字数が少ない、洗練された文面にすべきです。

　今日はここまでにします。

読み手のためを思う

　おはようございます。

　まず、昨日も書いたことから始めます。読み手の手間を考えて、いくら書きたい職歴や職務経験がたくさんあっても、3ページ以内にとどめるべきです。あまりにページ数の多い文書は担当者の読む気をそぐばかりではありません。常識を疑われます。

　理想は、経歴はフォーカスできた1ページ。複数ページになったら、各ページの中央最下段にページ番号を入れましょう。先頭のページは1/3のように合計のページ数を分母に書くと親切です。2ページ目から、そのまま2と書いて構いません。

　なお、英語の資料ではTo Be ContinueまたはTBC、と最後のページにはENDの文字がページ番号に続けて書かかれているケースが多かったと思います。私はビジネス資料ではページ番号に余白1欄置いて、続く、終り、と英語を真似し、日本語の文字を記載しました。アメリカのビジネスを知っていると、柔らかく表現していた、嫌味な手法かも。でもマイナスにはならなかったと思います。採用するかは貴方が考えてください。貴方次第の個性の表現法です。

　非常勤をした大学のレポートではヘッダー部、すなわち日付け、表題、氏名を目立たせているレポートが普通で、たくさんありました。表題を倍ほどの大きさの文字にする人もいました。大文字にしたり、飾りを付けると目立つことは目立ちますが、上品には感じません。

　上品さを表現するヘッダーのアドバイスを以下に付言します。あくまで基本です。違う記入法で、個性が人とは違うと訴えるのも良いかもしれません。

・日付けは最上段に右寄せしてレイアウトします。記入日ではなく、履歴書の日付と同じ送付日です。または持参日です。日付けは元号で、平成29年1月13日のように記載します。

・表題は日付けの次段です。2行目でも結構ですが。文字を1回り大きく、即ち2ポイントほど大きくして、細線のアンダーラインを加えて飾ると上品に見えるでしょう。行数に余裕がなければ、表題も文章と同じポイント数にして、太字の強調文字にすると良いかもしれません。

　私はビジネスにこちらの表現法を表題にしていました。1ページで文字数が少なければ太字にもしませんでした。文字数が少ないのが上品で目立つ最善の手段のように思えていたからです。

・氏名は3段目です。表題の前後の空白行数をそろえます。文字が増え、空白行に余裕がなければ3行目になります。右寄せにします。氏と名の間に一文字の空白を書きます。年齢を記入するなら、カッコで括り、氏名の後ろに置きます。氏名と一緒に右寄せです。

　捺印すると上品で美しくなります。捺印するなら２文字分空白を置いて右寄せして、捺印のスペースを作りましょう。

　今日はここまでにします。

経歴書の基本マナー

　おはようございます。

　職務経歴書は自由フォーマットですが、用紙の指定が無ければ、A4用紙を縦に利用し、横書きにします。上下20センチほどの余白を空けると美しい資料になります。私はビジネス資料やビジネスレターを作る時、やや左の余白を大きく、文字数によりますが、30ミリ程度、右の余白は20ミリ程度に、上下の余白は右に合わしていました。趣味の問題かもしれませんが、慣れているので私には美しく見えます。

　ビジネスレターは10.5ポイントが標準ですが、文字はできるだけ大きくしましょう。年配者の採用責任者の読みやすさを考えて、文字を大きく、11か12ポイントの方が良いかもしれません。もちろん、作成した文章の文字数次第です。印刷文字のポイント数は資料ができてから印字段階で決めましょう。

　フォントは文章部分は明朝体が良いと思います。もし図表を付けるなら図表部分は丸ゴシックが良いかもしれません。図の中に明朝体があると煩わしくなるような気がします。職務経歴書は自由フォーマットですから、挿絵も結構ですが、私にはどんな挿絵が良いのかイメージが湧きません。なお、自己PR文の話は後日ですが、自己PR文には応募者に適したイメージは容易に想像できます。加えるのも面白いかもしれません。

　行数と文字数も好みの問題です。印刷するのはA4ですが、B5用紙への印刷で多く見られる横36文字縦32行から、A4用紙で多く見られる横42文字縦40行の間が良いでしょう。文字数が少なければ前者の形式で、多ければ後者の形式を基本に、私はしていました。余談ですが、一般のビジネスではB4横の見開きB5の2ページを使うこともあります。文章の使いまわしが楽になるためでした。

　もちろん基本は基本です。経歴書のページ数は制限がありませんが、どんな資料も少ない文字数の、フルに埋まった1ページがベストです。数行、次のページにならないように文字数と行数と文字ピッチと行間と周囲の余白を調整してください。職務経歴書は3ページ以下が基本です。2ページ目や3ページ目の最後のページの印刷行も、少なくとも半分以下の余白に留めるべきです。評価者の年寄りは、面白いことが書かれていなければ、ページをめくるのも、多い文字数を読むのも面倒です。

　今日はここまでにします。

職務経歴書の様式

　おはようございます。

　市販の履歴書を購入すると、職務経歴書も一緒に入っていることもあります。コンビニの履歴書には入っている物が多いようです。手書きで職務経歴書を書くなら同梱された様式を使うのも簡便です。

　でも、職務経歴書は正式なビジネスレターです。手書きでも、ワープロでも、守るべきマナーがあります。最低限のマナーを説明する前に、何故、パソコンのワープロで作成することをお勧めしているか、理由を説明します。

　職務経歴書には決まった様式やフォーマットはありません。自由です。ビジネスレターです。ビジネスレターはワープロ作成が基本です。そしてよく校正された読みやすい経歴書を書くために、貴方が準備段階で作成したキャリアシートから、できるだけ用語や説明をコピーします。コピーはケヤレスミスを減らすからです。二つの資料の読み合わせが楽になります。

　ワープロソフトで作成するとして、同梱されている経歴書の様式に合わせて文書を作成するのは面倒です。印刷様式を決めるだけでも面倒です。どんなに注意していても、誤字脱字や文章の改善法に後から気が付いて、修正したくなるものです。誤字脱字を校正するには、何度も白紙に印字して、原稿を確認しなければいけません。校正作業の合理化のために白紙の上質紙が適しています。

　なお、秘密の情報を誰かに伝えたい時、またはラブレターを書く時など、手書きが適している場合もあります。文字や文章に気持ちが現れ、もらった人もプレミヤ感があり、嬉しくなります。

　でも、今はビジネスレターの話です。感情より客観性が大事です。それをわざわざ手書きするとは、パソコンが使えない人だと思われかねません。実際に使えなければ手書きで結構ですが、それを前向きに自己PR文に書かなければいけません。例えばデザイナーや漫画家志望などの場合です。経歴書はワープロ代筆でも結構です。代筆も使えなければ仕方がありません。

　守るべき様式の説明はビジネスレターの最低限の条件です。そうは言っても、ビジネスレターを書いたことがない人も多いかもしれません。未経験の人に説明しだすと長くなりそうです。オフィスの業務の経験者には不要な説明かもしれません。

　今日はここまでにします。