メールの功罪

　　
　たまーにあるんだけど、仕事中電話がかかってきて「メール送っておいたんだけど、どう？」というケースがある。慌てて開いてみると、たった今送られたものだ。それも急な用件らしい。あんたのメール読むために仕事してんじゃないんだけど、とそういう時は思ってしまう。
　そう、今回はメールの功罪含め、ちょっと気の利いた使い方というのを紹介しておく。

　同じ内容のものを、多数の相手にまとめて送ることができるメールは、非常に便利なものだ。しかし、送ったらそれで相手が引き受けたものと思うのは、当然ながら間違い。その相手との信頼関係にもよるが、特にややこしい頼み事などは、電話を一本入れるといい。
　最近よくやるのは、メールを作っておいてから、その相手に電話を入れること。ややこしい話だと「じゃあメール送って」と言うだろうから、すぐに送ればいい。メールの文章を書いてるうちにこちらの頭も整理されるし、画面見ながら話すれば、その電話で説明を求められてもすぐに答えることができる。
　もし何か予想外の質問が出たら、調べて追記すればいい。また、電話して相手がいない場合でも、「メール入れときます」と電話受けてくれた人に伝えておけば、頼む相手も納得しやすい。「留守のようでしたので、メール入れておきます」と本文の頭に書いておいてもいい。

　やたら大きなファイルをどんと送り付けておいて、「資料送付」としか書いてないメールもある。何の資料なのか分かるよう、件名を「資料送付（２０日の品質講習会）」とでも入れておけば、受けた人は読む優先順位を付けやすい。
　できれば本文に、気を付けたい新しい情報など要点を書いておくと、より親切。資料だけを送ってくるのは、送る本人も内容よく把握していないんじゃないかと思わせる。

　意見の取りまとめなど、特定の人に同じようなメールが送られるような場合、送る側は件名に部署名あるいは担当者名を入れて「社内規則案（経理）」とでもしておけば、まとめる方もまとめやすい。
　僕も何回か取りまとめをやったが、件名だけでは区別のつかないメールがたっくさん来て困った。

　要は、受け取る側の身になって、ということだろうと思う。どうすれば人が動きやすいか、を考えればいい。なかなか難しいのだが。
　でもこういうちょっとしたことで、気配りができる人間か、つまりデキル奴かどうかってのがわかるのも事実。明日からでも是非。
　しっかし、毎日毎日メールに追いまくられているってのも事実。
　そうそう、一度会社のパソコンが壊れたことがあって数週間なしで過ごしたんだけど、あの時はせいせいした（あとが大変だったけど）。

〔来週また中国へ出張になります（今回は北京）ので、１回だけ、お休みします。また何か面白いことあったら、この場で報告したいと思います。では、行っペキンます。〕