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いよいよイベントも来週に迫り、
現時点の資料一式をシシャ幹部にレクチャー。
その大半は、進行シナリオと呼ばれるもので、
関係者の動きを会場図面上の動線で表したり、
司会進行の発言メモだったり、シャチョー挨拶
の原稿であったり。
対談形式の部分でも、全員分の想定話題とか
細かい発言まで制約はしないがシナリオはある。
さらに、移動中の車中でシャチョーから聞かれそうな
目立つスポット、要は
「あれは何?」と聞かれたときに
さっと解説できるような簡易ガイドブックまで作ってある。
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さすがに、やりすぎという感じもしなくはない。
ただ、最終的に聞かれて分からなかったときに困るのは
シシャ幹部であり、そのためのサポート、準備なのだろう。
逆にいうと、全知全能で何を聞かれても即答できるような
幹部であればシナリオなんていらないし、どんな分野の
会合であっても高い見識を持って挨拶ができる幹部ならば
下っ端が挨拶文を作る必要もないが、そうはなっていない。
それは今の組織の、良くも悪くも特徴なのだろうと思う。
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それで思い出したことがひとつ。
現在自分がボランティアで関わっている勉強会では、
一切のシナリオなし、事前の資料収集も準備もなし、
というスタイルで運営が進められようとしている。
これは、参加する専門家の立場として非常に不安。
会場でどんな議論の流れになるのか、参加者から
どんな質問が出るのか、全てが分からない状態で、
何か困ったら全て自分にコメントが振られるのだから。
さすがに、ちょっとは準備させてもらえるように
自分としても対策を打っているところなのだが。。。
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自由な議論に任せる、というのは話としては美しい。
ただ、参加者の属性、職業や業種、持っているだろう
基礎知識のレベルなど、あらかじめ調べてさえおけば
どんな議論になりそうかを想像することは十分に可能だ。
そうして、事前に準備をしておくからこそ、当日の運営が
スムーズにいく、という部分はあって、それは議論自体を
あらかじめ決めたシナリオに誘導していくのとは別の次元。
そういう、事前の準備を怠っておいて、当日になって
自由な議論をしたら収拾がつかなかったとか、専門家に
話を振ったけど満足な回答が得られなかった、という
参加者の満足度を下げるような事態だけは避けたいのだ。
この感覚は、実際に責任ある事務局の運営をしたことが
ある人なら絶対に分かると思うが、残念ながらそのあたり
分からない人(経験がない)がいるというのもまた事実。
そのため、専門家の立場で参加する以上は、自分自身で
リスクヘッジをしておかなければいけない、と思うのだ。
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そっちもそろそろ準備しなくては(-_-;