接続詞を使い過ぎていませんか？つなげるより省く努力を！：ビジネスパーソン メール術（12）

2011年10月17日（月）12:15

好印象で仕事上手！　ビジネスパーソン メール術（11）
～接続詞でダラダラとつなげず、シャキッと歯切れのよいメールに～神垣あゆみ　かみがきあゆみ

接続詞でダラダラとつなげたメールは、読みづらく、要点がつかめません。新聞記事が読みやすいのは、接続詞があまり使われていなからです。ムダな接続詞の使用は避け、用件が伝わる歯切れのよい文章を目指しましょう。

●使ってしまいがちな接続詞「そして」「それから」「だから」「また」「および」といった接続詞は、つい使ってしまいがちですが、省いても十分意味は通じます。× 午後からA社に行きました。そして、打ち合わせをしました。それから、新製品の件で同社の佐藤部長から、B社をご紹介いただきました。だから、明日早速伺ってみようと思います。また、今日、B社をご紹介いただいた佐藤部長には改めてお礼に伺うつもりです。○ 午後からA社で打ち合わせの後、新製品の件で同社の佐藤部長からB社をご紹介いただきました。明日、早速伺ってみようと思います。
今日、B社をご紹介くださった佐藤部長には、改めてお礼に伺うつもりです。メールを書き終えたら、無駄な接続詞はないか、同じ接続詞を続けて使っていないかに注意して、読み返してみましょう。上記のように、省略できる接続詞があるはずです。

●重ねて使いがちな接続助詞「ので」「が」「ため」「して」「で」などの接続助詞も多用は禁物です。「このため、△△していましたが、□□になったので…」と接続助詞は重ねて、長々と文が続いていくのは読みづらく、疲れます。× 納期が予定より遅れて申し訳ありませんが、できるだけ早く、商品をお送りしたいという思いで最善を尽くしておりますので、しばらくの間お待ちいただきますようお願い申し上げます。

○ 納期が予定より遅れ、申し訳ございません。できるだけ早く、商品をお送りできるよう最善を尽くしております。納品まで、今しばらくお待ちいただきますようお願い申し上げます。特に、お詫びの言葉は「申し訳ありませんが」と接続助詞「が」で文をつなげてしまうと、軽々しい印象を与え、真意が伝わりません。一度文章を切って、お詫びの一文として完結させましょう。

●注意が必要な「なので」と「あと」話し言葉だけでなく、書き言葉でも目にすることが多くなったのが「なので」です。メールでも、私信にとどまらず、ビジネスのやり取りに使われることが増えてきたように感じます。もともとは「ＡなのでＢです」と、前の文と後の文をつなげる助詞ですが、「なので、○○してください」と、いきなり文頭に用いて「接続詞」のように使われ始めています。使い勝手がよいからと、「なので、○○してください」「なので、お願いします」と仕事のやり取りに安易に使うのは避けましょう。代わりに、「ですから」「だから」「そのため」と言い換えるほうが好ましい印象を与えます。

× なので、日程が変更になりました。

○ そのため、日程が変更になりました。

「なので」と同様に目にするのが、文と文を接続するときに使われていえる「あと」です。ビジネスメールで文と文を「あと」でつなげるのは、少々くだけ過ぎというか、幼稚な印象を与えます

。× 希望は営業です。あと、企画にも興味があります。

○ 希望は営業です。そのほかに、企画にも興味があります。例文のように「そのほかに」で言い換えると、収まりがよくなります。つなぐ文章によっては、「また」「それから」と言い換えてもよいでしょう。

＜ワンポイント＞開封確認についてメールが開封されたことをその都度、相手に伝える「開封確認」の設定は、煩わしさもあり、通常のビジネスメールでは敬遠されます。よほど確実な返信を求める場合を除いて、通常のやりとりでは設定しないほうが賢明です。』

日頃の言葉ぐせや文章の書きぐせもメールに反映されると思います。手紙文のつもりで書いたら表現が長くなり過ぎます。メールは、簡潔で分りやすく伝えることが大切ですし、肩書きを書かない人もいますし相手が目上の人か、目下の人が分らない場合も有りますので失礼にならないように敬語を上手く使う必要が有ると思います。手紙文でも心遣いのある人は、メールの文章も丁寧でメールを貰った方も気分が良い感じがします。メールにもその人の人柄、人間性が現れます。メール送信前に必ず読み返す事は大事です。文章の不適当なところや誤字、脱字が分りますが。間違ったまま送信することも実際には多いと思います。大事なメールは、身近に入る人に読んで貰うとすぐおかしな表現や間違いも見つけ出せると思います。もし内容を間違ったり、相手に対して失礼な表現や文章があればすぐにお詫びのメールをお送りすれば良いと思います。人間ですから完全な人間はいませんし、誰でも間違いもすると思います。私は、間違いが多くてメールを再送信することが多いです。

メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール 価格：￥ 1,365（税込） 発売日：2010-05-27