区会の役員を務めていると、町からの公式文書を多く受け取る。月に10件くらいはあるだろうか。会議や各種行事の案内文書、そして書類提出の依頼もある。
即決できるものについては、すぐに返事を出して、行事などの場合参加の有無を伝えるが、中にはすぐに返事できないようなものもある。
今月度は、ある委員の推薦依頼や、被表彰候補者の推薦依頼が来た。区民の中からの推薦になるので、すぐには対応できないため、経験者に相談したり、回覧を回して自薦を募ったりすることになる。
期限のあることなので、回答が完了するまでそれなりに気を遣うことになり、返事の電話をかけたり回答文書の提出を終えるとホッとする。
文書のほとんどは郵送されてくるのだが、中には電子メールに添付して送られてくるものもある。今、町では業務のデジタル化が推進されていて、その一環であり、こちらからの返信も電子メールに回答文書を添付することもある。
昨日、回答の必要な文書が届いたので、関係者に写しを送り、対応をお願いしてからしばらくして、内容をもう一度詳しく読みたいと思い、いつも文書等を整理しているファイルを探したが、見当たらない。
最近、物覚えが悪く、ちょっとしたことでも忘れてしまい、物を探し回ることが多いので、何か勘違いしたのかとしばし考え込んでしまった。
少しして、そうだあの文書はメールに添付して送られてきたのだと思い出した。
関係者に、送付されてきた文書を回す場合、郵送されてきたものはスキャナで読み取りパソコンに保存して、これをLINEに添付して送る。原紙の方はファイルに入れておく。電子メールに添付して送られてきたものは、そのままパソコンに保存して、やはりLINEに添付して送るので、作業はほぼ同じであるが、私自身は印刷しないので、ファイルに入れることは無い。
そうしたこともあったためか、関係者に私が送った文書が、郵送されてきたものか、電子メールに添付ファイルとして送られてきたものかが、私の中で混同して記憶していたようである。
こんなことが時々起きている。
町の職員や他区の役員諸氏はどうだろうか。デジタル化の推進が進められていて、届いた文書を見ると、回答はできるだけメールで送るようにと書いてくる場合もあれば、返信用の封筒が同封されてくる場合もある。まださまざまである。私と同じような混乱は起きていないのだろうかと思ったりしている。