すごい「書き方」の超基本

図書館で借りた本

 

速く、正しく、感じよく伝わる

すごい「書き方」の超基本 添削数1万5000通！メールのプロに学ぶ

 

仕事が速い人が書くメール「10の鉄則」

1　「すべてのメールは“送ること”が真の目的ではない」と心得よ
2　情報量は少なすぎると不親切。でも、多すぎてもかなり不快
3　秒で「読みやすそう！」と思わせるには“内容”より“見た目”
4　一文は40～50文字以内。小見出しをつける
5　遠慮せず「具体的なアクション」を求める
6　返信の期限を守らせたい時は「その理由」も添える
7　「なぜ？」を伝えて、相手を動かす
8　「難しい言葉」より「いつもの言葉」で語彙力を上げる
9　文章を「考える時間」を1秒でも減らす

10　文章を「入力する時間」を1秒でも減らす

 

 

■単語登録

「いつも」▶いつも大変お世話になっております。

「さっそく」▶早速のご連絡ありがとうございます。

「おつ」▶お疲れ様です。〇〇です。

「ごかく」▶ご確認よろしくお願いいたします。

「おてすう」▶お手数ですが、よろしくお願いいたします。

 

 

■メールの基本と実例フレーズ

・キャンセル不可とのご連絡に大変困惑しております。
→「キャンセル不可とは聞いていません」を高圧的にならずに伝える場合。

・突然の企画変更に当惑しております。
→迷惑をこうむって困っている状況を伝える場合。

・○月○日まででしたらお引き受けできるのですが〜
→納期の交渉をする場合。

・代わりに○○○ではいかがでしょうか。→代替案で可能性を試す。

・差し支えなければ、可能な範囲でフィードバックをいただければ幸いです。
→「どこが悪かったんですか?」と責めることなく、次につながる点を聞く。

・弊社にお役に立てることがございましたら、お気軽にご相談ください。
→協力する姿勢を見せて要望を聞く。

■原因が明らかになるまで不用意に謝罪しない
・このたびはこちらの不手際でご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。

→このたびはご心配をおかけして申し訳ありません。

■感謝は具体的に
・○○さんからのアドバイスのおかげで、企画書を完成させることができました。
・相談に乗っていただき迷いが吹っ切れて、出版するという夢の一歩を踏み出せました。
・教わったプレゼンのコツを実践したところ、受注することができました。

 

 

 

こういう類の書籍をときどき振り返りで見返してみるってこと大事かも。

 

自分がメールで実践しているのは、
①返信は早く

②用件ははっきり分かりやすく（単刀直入に）

③迷ったと思ったら送る

 

メールは目的ではなく手段でしかない。

基本は６Ｗ＋３Ｈの意識。

 

Ｗｈｏ……誰が
Ｗｈａｔ…何を
Ｗｈｙ……なぜ

Ｗｈｅｎ……いつ
Ｗｈｅｒｅ…どこで
Ｗｈｏｍ……誰に

Ｈｏｗ　ｔｏ……どうやって
Ｈｏｗ　ｍａｎｙ…いくつ
Ｈｏｗ　ｍｕｃｈ……いくらで