主に仕事場でのメールについて少し。
私は職場で、課に来るメールのチェックをしていますが、
メールというツールが一般的になってから、
ちょっとどうなんだと思うことがたびたびあります。
２つに分けて書いてみたいと思います。
○その一方性が故に。。。
メールというのは、送るのが非常に容易です。
これ、仕事で言うと、
必要な文書はとにかく添付して送りつければ良いことになります。
これまでは、郵送していたものをメールで送るのは、
送り手側にとっては、その手間がかなり省けます。
私たちは、いわゆるこの業界で言ってみれば、
一番「下部」の組織になるので、
私たちの上の組織は、同じ文書を
沢山のところへ郵送する手間を考えると、
メールに全部書類を添付して一括送信すれば、
こんなに楽なことはないのです。
しかし、送る方というのは、この楽さによって、
送りつけられた方がどうなるかがあまり分からない。
一般的にはどうなのか分からないですが、
うちの業界では文書を回覧するので、
大体、届いたメールは印刷しないといけない。
送る側は楽かもしれないけど、
送られる方は、これまではなかった
紙や印刷機の使用が非常に増します。
悪いことに、「圧縮して」送ってこられると、
送るほうは楽ですよ。でも、
それを解凍して印刷するのは非常に手間と言うか、
これまで上部の組織が負担していた紙や印刷代を
知らず知らずの間にこちらが負担することになっている。
圧縮する文書ですから、量も膨大になる。
結局は送ってきたファイルに入力して、こちらも送信するから、
確かにメールに添付してくればそれでいいのですが、
冊子のようなものをｐｄｆで大量に送ってこられたりすると、
なんだか理不尽なものを感じてしまう。
印刷したやつを送ってくれよ、と。
僕だけでしょうかね。。。
○その速さ故に。。。
メールで最近多いのは、
「至急」とか、「大至急」と件名に書いてあるもの。
開いてみると、締切が明日とか明後日だったりする。
メールを連絡媒体とする以上は、ちゃんとチェックしないといけないけど、
それでも大抵は１日１回くらいでしょう、普通は。
その時差を考えれば、
明日とか明後日の締切で送ってくるのは、
非常に失礼じゃないかと思うわけです。
これ、メールじゃなくて文書でくる場合は、
こんなに期間が少ないことってないのですが、
メールだから早いという理由でこういう風にするのは、
僕は相手に失礼ではと思うのです。
でも、メールだと、なぜかそういう感覚が
欠如してしまいがちになります。
確かに、仕事において、時間や手間の短縮は必要かもしれませんが、
それはあくまで「こちら」ですることであって、
「相手」に求めちゃいけないと思うんですよね。
これらって、普通なのかもしれないですが、
ちょっと理不尽だと思うのは僕だけでしょうか。。。
「至急」「大至急」とかいうメールを寄越してくる人は、ご自身が数分おきとかのペースで常時メールチェックしているから相手もそうなんだろうという思い込みがあるんでしょうね。
自分は「メールの到達性や速度はFAX未満だ」と理解しているので、基本的にメールに緊急性はもたせないことにしているのですが、どうしても急いで相手にチェックして欲しいメールを送らなければいけないときは、事前もしくは事後に先方へ電話で断りを入れます。
メールのチェックというのは、人によって様々ですね。チェックの回数は、１日１回で一般的なノルマはクリアしていると思いますが、どうなんでしょう。
とにかく、メールは、相手に失礼にならないよう気をつけないといけないツールですね。