専門用語より一般用語

　おはようございます。

　普段、業界の専門用語を何気なく使っているかもしれませんが、それまで勤務していた会社や部門の慣用的な言い方かもしれません。若い人が使う省略形の表現も厳禁です。文章や言葉も平易な、一般用語を使うことが大事です。

　文字が増えますが、仕方がありません。DBMSではなく、データベース管理システムとします。スマホではなく、スマートホンでもなく、スマートフォンです。

　普通の国語の作文と違うのは形容詞や形容詞句、そして副詞と副詞句の用法です。これらを使うのはできるだけ避けてください。代わりになるべく数字を使い実際の数で大きさや多さを表現します。

　ざっと文章を書くと形容詞や副詞の多い文章になります。まずそれも大事です。それから文章の最初からよくチェック。数字に置き換える習慣をつけましょう。職務経歴書だけではありません。ビジネス文書はこれだけを心がけるだけで、できる奴と思われます。応募資料なら合格でき、入社後に面白い仕事をさせて貰えるでしょう。

　例えば、かなりの経費を削減ではなく、前年度比25％の経費を削減のように置き換えます。たくさんの会社に納入ではなく、富士通など大手5社に納入とします。この文章を見た評価者は興味を持つはずです。面接時に必ず、富士通の商談規模や、その他の会社の名前を質問してくると思えます。質問の大事な呼び水です。

　面接官は応募者が嘘や誇張を書いていないかをチェックし、コミュニケーション能力も測ろうとしています。想定した質問があると、極めて有利。面接は短くなり、厳しい質問はなくなるものです。想定していた質問を1分ほど淀みなく話せたら、あいさつ程度の質問を含め、4つか5つの質問で合格になるものです。

　形容詞や副詞が多いと、また分かりにくい表現や用語があると、人は意地悪な質問をしたくなります。面接官も感情を持つ人、おまけに30人も面接するのであれば、落とすための面接となり、落とすために難しい質問をするかもしれません。

　数字と会社名はできるだけ使いましょう。上場企業ではない無名の会社なら、担当業務と職務の名称も記載します。例えば、無名電気商会の勤務経歴を書いていたら、無名電気商会において天井裏配線などサービス業務を担当のようにです。

　今日はここまでにします。

文章は短く

　おはようございます。

　職務経歴書は正式なビジネス文書です。読み物ではありません。いつも言っていることですが、学校で習った国語の教科書は全て読み物です。国語のテストで良い点数をとっていたことと良いビジネス文書を書けることは直接関係ありません。

　悪文も良いビジネス文章であることもあります。私の悪文の文章はその最たるものが自慢ですが、このブログは高校用で始めたため、国語が教える書き方に妥協しています。本当のビジネスではありません。すみません。

　ビジネス用の文章はできるだけ箇条書きします。最悪、100字以内の3行以内の短文で言い切りましょう。極力、事象が起きた順番に短文を並べて、全体を構成します。なお、人に見てもらえる分かり易い文章は時系列順の記述です。自己PR文も同じ、大学用の小論文も基本的に同じです。特に職務経歴書では短文の時系列順の羅列が必須です。

　先頭の文は、主語を自分として書くのが基本です。でも、その自分か私の主語は省略して書きましょう。すなわち先頭の句はできる限り目的語句または目的語で始めると分かり易い文章になります。自分か私で始めると自己主張が激しい奴かと思われかねません。そう思われて文章を読まれるのは、決して有利ではありません。読み手に自然と理解させ、同意させることが肝要です。

　箇条書きを羅列し、すべての箇条書きを目的語を先頭に書こうと心がけます。するととても分かり易い論旨になります。修正や構成も楽になります。大事なのは時系列順に並んでいることです。

　時系列を逆に書くと、目的と結果が逆になり、誤解を与え、変な自己主張をする奴と思われかねません。名詞の用語はできる限り固有名詞と数詞を使い、具体的な表現に心がけて下さい。

　例えば、超大手情報系企業からソフトウェア開発を受託と書くのではなく、富士通からデータベース管理システムのユーザーインタフェースシステムを受託のように記載します。

　短期間に大量の顧客を獲得ではなく、データベース20コピーの販売を当初の1年で達成などと書きます。

　今日はここまでにします。

 

書類作成知識を開示

　おはようございます。

　書類に不備があっては文章作成の能力を疑われます。逆に抜群の書類を提出すれば、一発で欲しい人材と認識してもらえます。提出資料は何度も推敲し、訂正することになります。

　文章の校正は、サラから文章を入力するより、ケアレスミスが増えるものです。タイプミスは誤変換となり、気が付きますが、誤って一文字余計に削除してもソフトは何も応答してくれません。てにおはを間違ってダブって入力しても、すんなりと読めてしまうのが作者故。念には念を入れて校正し、可能なら他人に最終チェックをしてもらってください。

　記述項目の順番を入れ替えると、項番の順序が正しくなくなります。項番の前後関係や記入漏れ、ダブった番号などに特に気を付けてください。項目番号の付け方は大学のレポートなら問題にはなりませんが、マニュアルを書くなら規格があります。経歴書は規格を知っていることを見せるために、その一般の取り決めに則ることをお勧めします。その順序は１、（１）、①の順番です。

　トータルで3ページの最終ページのフッター部に、3／3と記載します。その1行以上前の、文章の終わりの行の次行に、右寄せし、以上と記入します。文章部分はこれで終わりを表します。

　職務経歴書のような特に大事な資料の文章の文字には文字飾りは凝らないようにしましょう。強調したい部分を色を変えて打ってはいけません。強調したい成果も強調文字にしてはいけません。客観的な資料を書いて、読み手に評価を委ねてください。押しつけがましい飾りは決してポイントにはなりません。むしろ評価者に減点ポイントを探させるきっかけになるかもしれません。

　文字フォントも一種類で押し通します。デザイナー志望でない限り、職務経歴書は明朝体が無難です。飾りがあれこれあると、見たくない資料となり、読んでももらえず不合格になるかもしれません。

　会社や部門が変わり、職務が変わった人は職務経歴書はいくつかの部分から構成させます。でも、個々の職務を枠などで囲わないでください。枠は手書きの文字で生きるもの。ワープロで作成した資料には邪魔者です。

　まず作成者が校正する時に枠が邪魔です。一方、読み手は枠外の文字を読み落とすかもしれません。枠が応募者の強調したい部分のはずだと思い、枠のない部分を急いで読みがちになるからです。人は無意識で何でもしてしまいます。

　読まないでも分かるような部分は書かず、できるだけ文字数が少ない、洗練された文面にすべきです。

　今日はここまでにします。

読み手のためを思う

　おはようございます。

　まず、昨日も書いたことから始めます。読み手の手間を考えて、いくら書きたい職歴や職務経験がたくさんあっても、3ページ以内にとどめるべきです。あまりにページ数の多い文書は担当者の読む気をそぐばかりではありません。常識を疑われます。

　理想は、経歴はフォーカスできた1ページ。複数ページになったら、各ページの中央最下段にページ番号を入れましょう。先頭のページは1/3のように合計のページ数を分母に書くと親切です。2ページ目から、そのまま2と書いて構いません。

　なお、英語の資料ではTo Be ContinueまたはTBC、と最後のページにはENDの文字がページ番号に続けて書かかれているケースが多かったと思います。私はビジネス資料ではページ番号に余白1欄置いて、続く、終り、と英語を真似し、日本語の文字を記載しました。アメリカのビジネスを知っていると、柔らかく表現していた、嫌味な手法かも。でもマイナスにはならなかったと思います。採用するかは貴方が考えてください。貴方次第の個性の表現法です。

　非常勤をした大学のレポートではヘッダー部、すなわち日付け、表題、氏名を目立たせているレポートが普通で、たくさんありました。表題を倍ほどの大きさの文字にする人もいました。大文字にしたり、飾りを付けると目立つことは目立ちますが、上品には感じません。

　上品さを表現するヘッダーのアドバイスを以下に付言します。あくまで基本です。違う記入法で、個性が人とは違うと訴えるのも良いかもしれません。

・日付けは最上段に右寄せしてレイアウトします。記入日ではなく、履歴書の日付と同じ送付日です。または持参日です。日付けは元号で、平成29年1月13日のように記載します。

・表題は日付けの次段です。2行目でも結構ですが。文字を1回り大きく、即ち2ポイントほど大きくして、細線のアンダーラインを加えて飾ると上品に見えるでしょう。行数に余裕がなければ、表題も文章と同じポイント数にして、太字の強調文字にすると良いかもしれません。

　私はビジネスにこちらの表現法を表題にしていました。1ページで文字数が少なければ太字にもしませんでした。文字数が少ないのが上品で目立つ最善の手段のように思えていたからです。

・氏名は3段目です。表題の前後の空白行数をそろえます。文字が増え、空白行に余裕がなければ3行目になります。右寄せにします。氏と名の間に一文字の空白を書きます。年齢を記入するなら、カッコで括り、氏名の後ろに置きます。氏名と一緒に右寄せです。

　捺印すると上品で美しくなります。捺印するなら２文字分空白を置いて右寄せして、捺印のスペースを作りましょう。

　今日はここまでにします。

経歴書の基本マナー

　おはようございます。

　職務経歴書は自由フォーマットですが、用紙の指定が無ければ、A4用紙を縦に利用し、横書きにします。上下20センチほどの余白を空けると美しい資料になります。私はビジネス資料やビジネスレターを作る時、やや左の余白を大きく、文字数によりますが、30ミリ程度、右の余白は20ミリ程度に、上下の余白は右に合わしていました。趣味の問題かもしれませんが、慣れているので私には美しく見えます。

　ビジネスレターは10.5ポイントが標準ですが、文字はできるだけ大きくしましょう。年配者の採用責任者の読みやすさを考えて、文字を大きく、11か12ポイントの方が良いかもしれません。もちろん、作成した文章の文字数次第です。印刷文字のポイント数は資料ができてから印字段階で決めましょう。

　フォントは文章部分は明朝体が良いと思います。もし図表を付けるなら図表部分は丸ゴシックが良いかもしれません。図の中に明朝体があると煩わしくなるような気がします。職務経歴書は自由フォーマットですから、挿絵も結構ですが、私にはどんな挿絵が良いのかイメージが湧きません。なお、自己PR文の話は後日ですが、自己PR文には応募者に適したイメージは容易に想像できます。加えるのも面白いかもしれません。

　行数と文字数も好みの問題です。印刷するのはA4ですが、B5用紙への印刷で多く見られる横36文字縦32行から、A4用紙で多く見られる横42文字縦40行の間が良いでしょう。文字数が少なければ前者の形式で、多ければ後者の形式を基本に、私はしていました。余談ですが、一般のビジネスではB4横の見開きB5の2ページを使うこともあります。文章の使いまわしが楽になるためでした。

　もちろん基本は基本です。経歴書のページ数は制限がありませんが、どんな資料も少ない文字数の、フルに埋まった1ページがベストです。数行、次のページにならないように文字数と行数と文字ピッチと行間と周囲の余白を調整してください。職務経歴書は3ページ以下が基本です。2ページ目や3ページ目の最後のページの印刷行も、少なくとも半分以下の余白に留めるべきです。評価者の年寄りは、面白いことが書かれていなければ、ページをめくるのも、多い文字数を読むのも面倒です。

　今日はここまでにします。

職務経歴書の様式

　おはようございます。

　市販の履歴書を購入すると、職務経歴書も一緒に入っていることもあります。コンビニの履歴書には入っている物が多いようです。手書きで職務経歴書を書くなら同梱された様式を使うのも簡便です。

　でも、職務経歴書は正式なビジネスレターです。手書きでも、ワープロでも、守るべきマナーがあります。最低限のマナーを説明する前に、何故、パソコンのワープロで作成することをお勧めしているか、理由を説明します。

　職務経歴書には決まった様式やフォーマットはありません。自由です。ビジネスレターです。ビジネスレターはワープロ作成が基本です。そしてよく校正された読みやすい経歴書を書くために、貴方が準備段階で作成したキャリアシートから、できるだけ用語や説明をコピーします。コピーはケヤレスミスを減らすからです。二つの資料の読み合わせが楽になります。

　ワープロソフトで作成するとして、同梱されている経歴書の様式に合わせて文書を作成するのは面倒です。印刷様式を決めるだけでも面倒です。どんなに注意していても、誤字脱字や文章の改善法に後から気が付いて、修正したくなるものです。誤字脱字を校正するには、何度も白紙に印字して、原稿を確認しなければいけません。校正作業の合理化のために白紙の上質紙が適しています。

　なお、秘密の情報を誰かに伝えたい時、またはラブレターを書く時など、手書きが適している場合もあります。文字や文章に気持ちが現れ、もらった人もプレミヤ感があり、嬉しくなります。

　でも、今はビジネスレターの話です。感情より客観性が大事です。それをわざわざ手書きするとは、パソコンが使えない人だと思われかねません。実際に使えなければ手書きで結構ですが、それを前向きに自己PR文に書かなければいけません。例えばデザイナーや漫画家志望などの場合です。経歴書はワープロ代筆でも結構です。代筆も使えなければ仕方がありません。

　守るべき様式の説明はビジネスレターの最低限の条件です。そうは言っても、ビジネスレターを書いたことがない人も多いかもしれません。未経験の人に説明しだすと長くなりそうです。オフィスの業務の経験者には不要な説明かもしれません。

　今日はここまでにします。

情報はフォーカスが重要

　おはようございます。

　文書の論旨を明確にするために、記載情報のテーマはフォーカスすることが大事です。理科の実験で虫眼鏡で太陽の光を集め、紙を焦がす実験をしたことがあるでしょう。情報はフォーカス。ビジネスは散漫ではいけません。フォーカスするから成功するのです。転職希望者の応募活動や求職活動はビジネス業務そのものだと心してください。

　職務経歴書に、担当した業務の詳細を記入する際の最重要ポイントは、キャリアシートの担当業務にチェックした業務を中心の論旨にして構成すること。全体の文字数が増えないように、読む気が起きる少ない文字数にしてください。チェックした項目が、応募者がアピールすべき業務内容です。

　今は情報時代です。情報関係の業務をアピールするのは良い方針になるでしょう。情報系の企業にかかわらず、業務内容に加えて、取り扱っていた程度まで、利用していたソフトウェアの名称や種類、そして自社利用かもしれませんが、そのアプリケーションの大口の顧客名、顧客数、売り上げ規模の情報も記載することをお勧めします。

　逆に言えば、チェックしなかった項目については、詳細情報を割愛し、できるだけシンプルにまとめてください。そのまとめ方が貴方の能力を知らしめる最大の手段なわけです。

　スキルと能力についても同じ方針でまとめます。チェックした項目は必須の記入事項です。チェックしなかった項目は思い切って削り、簡潔に記載します。焦点を絞れば、アピールしているポイントも明確になり、求人企業のニーズに合った人材を表現する資料になります。

　資格、表彰、社外活動、社外発表、渡航経験などなども応募者の個性と特徴を表す大事な要素です。職務経歴書には決まった書式や様式がないため、アピールしたい事項があれば、自由にかつ上品に記載しましょう。上品でないと嫌われて逆効果かもしれません。さりげない、露骨な宣伝文句にならない表現が必要です。国語力を表現することにもなります。

　今日はここまでにします。

職務経歴は強みを強化

　おはようございます。

　職務経歴書の書き方の続きです。職務経歴書に書き込む材料を整理しましょう。それはすでにまとめたはずの、キャリアシートの内容と基本的には同じです。

　今、紹介している私の転職本では、まず、先頭部分にある職務経歴書の書き方の概要がkoderaの4項目の箇条書きの基本に則り、書かれています。何れ内容を詳しく説明するつもりですが、今日は概要部分を少し柔らかい表現にして、以下に記します。

・日付は履歴書と一致させます

　履歴書に記載する入社、退社、移動、昇進などの日付や担当業務は最低でも記述すべき項目です。履歴書の内容と矛盾がないように、丁寧に記述してください。

・勤務した企業はすべて記載します

　勤務していた、また勤務している会社も、会社の概要と、取り扱い製品、自分が参画したプロジェクトがあれば参画人数などを記述します。会社の概要は正式な名称と売上、従業員数、資本金程度で結構です。職務経歴書で応募者のイメージを正しく思い浮かべられるために書いています。

　会社概要は簡単で良い理由です。担当責任者が必要なら会社名鑑などで調べます。在ってはいけない本、百科事典の様な厚さの本もあります。業務の実力に惚れ込んで採用判断をする場合、私立探偵を雇って、在籍した仕事の評判や同級生の評判も調査することもあります。良く言う身体検査です。

 ・退職理由は前向きに記述します

　履歴書には記述しない退職理由を、勤めた会社ごとに簡潔に記載してください。退職した会社の悪口を言いたい思いは誰にでもあるかもしれません。でも、退職理由は前向きに表現しなければいけません。

　今まで世話になった会社の体質や人間関係や技術を批判的に書くのは容易ですが、絶対に書いてはいけません。また文句を言って、すぐ辞めて、同じようにうちの会社の悪口を言いかねない奴だろう、などと思われてしまいます。誰も合格判断などしないでしょう。

・キャリアシートにチェックした項目を転記します

　貴方がすでに作成した素材であるキャリアシートがあるはずです。そこにチェックした担当業務と資格もあるでしょう。その欄のスキルやコツやノウハウや成果を、履歴書に書いた項目に書き加え、職務経歴書に記載します。応募している企業の募集担当責任者に、貴方がどの業務で何を学んだか一目で分かってもらえるためにです。ですから逆に職務経歴書を先に書いた方が修正が少なく済むのです。

　今日はここまでにします。

職務経歴書を書く

　おはようございます。

　履歴書の書き方の説明は終わり、職務経歴書の書き方に移ります。魅力的な人材だと分かる職務経歴書を作成しましょう。できるだけ具体的にノウハウとテクニックを説明したいと思います。

　一般に、転職の応募書類には履歴書に加えて職務経歴書が必要になります。新卒者の応募資料には必要なかった資料ですので、初回の転職には初めて作成する資料かもしれません。

　担当した業務の内容、応募者が身につけた能力など、職歴に盛り込んで書きます。もちろん、職務経歴書の骨子を履歴書に転記します。両者は一致していることが必須です。先に職務経歴書を書き上げ、履歴書の職務経歴の欄に写すことになります。

　職務経歴書を要求されている募集では、職務経歴書の出来が合否を決めます。応募者が能力と経験とスキルを説明している、職務経歴の説明の出来こそが、応募者の能力を示しているとも言えるでしょう。

　まず、募集担当者は優れた経験者だと考えられます。経験者なら資料だけを見ても、採用すべき魅力的な人材かどうか、資料の出来から想像できます。ダメな場合はもっと容易に分かります。面接では採用担当者が興味を覚えた性格や特徴を面接官から吟味されることになります。

　職務経歴書の書き方は自由です。履歴書と違い、決まった書式もフォーマットもありません。応募者は自由に自分を売り込めるわけです。応募者は求人企業のニーズに合わせ、自分の強みを最大限にアピールできる書類であるわけです。

　逆に、自分を商品として売り込めるかどうかは説明能力であり、コミュニケーション能力の大事な要件でもあり、アピールできる人とできない人の差が大きくつく資料なわけです。

　採用担当者の心に響くには、経歴や職歴が貴方の個性や特徴や考え方が分かる書き方が必要なわけです。大事なことは、分かり易さです。もちろん1行の、1文字の間違いも許されません。

　今日はここまでにします。

 

転職回数が多い人

　おはようございます。

　転職回数が多い人を日本企業はあまり好まないと私は考えています。転職は2回までに留めたいものです。そのために、募集企業と自分の願望をよく吟味し、再就職をすべきです。

　もっとも、外資系ベンチャー企業は転職回数がハンデになりません。外資系企業の社長に就任する人を人材ハンティングの専門家が探して、海外の本社に提案します。紹介が成功し、社長や重要なポストに採用されると、成功報酬として年収分程度の報酬を貰えていたはずです。熱心に高値で売る努力をしてくれます。そのようにアメリカ的な人事システムになっています。

　新社長は従来の仲間に声をかけ、入社をお願いします。このため、社長や副社長が変わると、その仲間も数人一緒に異動する例がたくさんあります。社長に採用される人はプロの経営者として業界で認められているのが普通です。

　有名な経営者は傾いた会社の立て直しの専門家と言われて、会社を移っています。その人の部下に一度でもなると、一緒に転社できます。それが好みの人なら、不利とは考えられません。社長から誘われていなくても、採用担当者もマイナス点と考えず、プラス評価をするかもしれません。でも転職回数が多いのが有利なのは少ないように思えます。　

　そうは言っても、すでに数回の転職があり、しかも各会社でも複数回の部署を担当している人は履歴書の職歴欄に書ききれないかもしれません。その場合、すべての職歴を職務経歴書に正しく書いて、最近の職歴を職歴欄に書き、古い経歴は履歴書では省略します。

　折角苦労して書いた履歴書です。不合格になったら返して欲しいと、返却をお願いしても、問題はありません。でも、断られる方が普通かも。貴方も多数の応募者がいる良い会社に応募するはず。間違えて違う人に戻してしまったら、守秘義務違反、大変です。不採用の履歴書は焼却処分にしているかも。

　履歴書は貴方が採用され、その会社に在職している限り、ロッカーにしまっているはず。どんな職場に行こうと、転勤しようと、それぞれの会社のルールで保管されているでしょう。今は電子媒体に変換し保管しているかもしれません。私の在職中は紙媒体でした。数万人の数十年分の資料ですから、大量。場所代がもったいないので電子化したでしょう。

　今日はここまでにします。