プロフェッショナルなビジネスEmailを書くコツ

今回は、最も重要なメール作成の基本原則についてまとめます。

 

１．One topic per e-mail message　１つのメールには１つのトピックに限る

 

一度にいくつも書くと見落とされる可能性大です。

受け取った方も情報の整理に困ります。

 

２．Clear Purpose目的を明確に

 

書き手がまず、何を目的に書いているのか、しっかり認識してから書くこと。

ビジネスですから、目的のないメールはないはずです。

書いているうちに、何が目的だったか分からないような文章にならないよう、まず、書くべきポイントを箇条書きにして整理すると良いでしょう。また、校正の段階でもチェックします。

 

 

３．Clear & Concise 簡潔明瞭に

 

ビジネスライティングの基本中の基本です。

見栄をはらずに短い文で重要なポイントをおさえた文章がベストです。

 

PCのディスプレイは紙より相当読みづらいことが指摘されています。

１～４行を目安に改行できるよう、できるだけ短いパラグラフにする。

不要な情報を避け、文章がむやみに長くなっていないか、もっと簡潔な表現はないか、などを校正時にもチェックする。

箇条書きをどんどん取り入れると良い。

 

 

４．Informative Subject Line　内容が分かるタイトル（件名）をつける

 

メールのタイトルは、メールの目的（依頼なのか、問い合わせなのか、報告なのか）と内容が分かるよう、工夫することが非常に大切です。

 

仕事上、毎日、百通単位のメールを処理する人もたくさんいます。

タイトルだけ読んで、どれを先に読むのか（読まないか）を決める人も多いのです。

 

タイムリーに読んでもらうためには、内容がひとめで分かるタイトルをつけましょう。

 

 

５．Well-Designed Structure 長いメールを書かなければならない場合は、構成を工夫する

 

メールはできるだけ短いほうがいいわけですが、少し長いメールを書かなければならない場合には、

 

・まず、結論を先に

・詳細を説明

・結び（結論を繰り返す、相手にアクションを依頼する場合はその文言で締めるなど）

 

という構成にします。また、先に書いたように、箇条書きなどを上手くとり入れて、長いメールでも読み手が疲れないように工夫します。

 

多忙なビジネスパーソンは、最初の数行だけ読んで、じっくり読むかどうか決めたりします。２，３行を読んで、内容や結論が分かるようにすると効果的です。

 

逆に、最初の数行を読んでも何が目的なのか、何を言いたいのかわからないメールは、後回しにされるのはまだラッキーで、最後まで読んでもらえないと思わなければなりません。

 

 

 

１．One topic per e-mail message　１つのメールには１つのトピックに限る

２．Clear Purpose目的を明確に

３．Clear & Concise 簡潔明瞭に

４．Informative Subject Line　内容が分かるタイトル（件名）をつける

５．Well-Designed Structure 長いメールを書かなければならない場合は、構成を工夫する

 

この５つを守って書きましょう。

 

★ビジネスEmailの疑問募集

 

実際に、仕事で英文Emailを使っておられて、この場合にどう言えばいいのかなどの疑問がありましたら、　ぜひご質問ください。

haru@DELETE　dovecot.sakura.ne.jp　　
（＠の後のDELETEとスペースを省いてください。スパム対策です。）

までメールをいただければ、ブログ上でお応えいたします。

 

個人・法人情報等が決して特定されないよう、固有名詞などは全て伏せた上で、解説に必要な情報としてのみ、掲載、公開することを誓います。また、企業研修などで質問内容を引用させていただく場合も同じです。

 
 

 

 

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Your prompt reply would be appreciated.は、失礼な表現？(2)

いただいたメールの中に、以下のような意見がありました。
日本人英語の不遜な表現の代表として、次の表現があります。

Your prompt reply would be appreciated.

ビジネスレターの参考書などによく出てくる定番の表現が、実は「不遜な表現」だったなんて、あわてますよね。たぶん、参考書を見ながら、これに似た表現を使った経験がある人も多いのでは、と思います。

ただ、前回の記事で書いたように、

同じ表現でも、そのメールの内容、要求の重要性、書き手と読み手の立場や距離、どういう関係を築きたいかなど、いろいろな要素で、何が適切な表現かが変わってきます。

実際に私がこの表現で書かれたメールを受け取っても、相手を不遜だとは思わず、ほぼ大半のケースでおそらく単純に、「ああ、急いでるんだな」と思うでしょう。

【表現の丁寧さを測る尺度】

Your prompt reply would be appreciated.

では、なぜ、この表現が不遜な表現だと思われるケースがあるか、具体的に考えてみます。

まず、この表現は、以下の要素によって、硬い内容のメールだという印象が出ることです。

・would be appreciatedという表現が、フォーマルな印象

・Your prompt reply--- 無生物主語である　（IやYouが主語ではない）ことも硬い印象を生んでいる

回答を急ぐように、という要求にこのようなフォーマルな表現を使っているのは、通常、要求自体がビジネス上重要性が高いからでしょう。

しかし、個人的なリクエストだったり、なぜ急いでいるのか読み手に推測できない状況にもかかわらず、要求部分だけにこの表現を使っていたとすると、傲慢な印象を生み出す可能性大です。

逆の場合----重要な内容や、緊急度が高いビジネス上の要求であれば、まったく問題のない表現でしょう。

以前、もっとフォーマルにビジネスレターをやりとりしていたときには、多用された便利な表現だったろうと思います。

しかし、電子メールが国際コミュニケーションで主役となっている現在、もっとインフォーマルなやりとりをしていることが多いにもかかわらず、この表現だけ堅苦しいものを使ってしまっている場合に、「尊大な」とか「不遜な」なんて解釈される可能性があるかもしれませんね。

ただ、私個人としては、受け取ったほうは、それほど悪意にとらないだろうと思います。基本は、日頃の相手との人間関係を、どう築いているのかで相手のとり方も決まってくるでしょう。

そういう意味でも日頃から、関係を築きたい相手には特に、配慮の行き届いたメールのやりとりができると理想ですね。

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Please send it by Wednesdayは、失礼な表現？（英文ビジネスメール）

★失礼な表現か、丁寧な表現か★

 

ビジネスでは何かを依頼するメールを書くことが多いですが、日本人にとって、依頼するときの丁寧さを理解して、表現を選ぶことが難しいようですね。

 

 

でも日本語でも、電子メールだと、ちょっと失礼な表現をよく見かけますよね。

 

自分ではそんなつもりではなくても、メールは表情も声のトーンもなく、文字だけであるため、直接話をするときなら大丈夫な表現でも、メールでは相手に失礼に聞こえる場合がよくあるのは、日本語も英語も同じです。

 

まず、メールは誤解されやすい、ということを前提として、何かを依頼する文章を書くときには、細心の注意を払わなければならない、ということを念頭に書きます。

 

では、具体的な表現を検討してみます。

 

 

Please send it by Wednesday.

 

「水曜日までに送ってください」

 

Pleaseがついていますが、相手に選択の余地を提供していない「要求」の文章です。

 

しかも期日も指定していますので、かなり拘束性の高い要求です。

 

 

相手がそれを期日内に送って当然、という状況（相手も自分も同じ認識）なら、さほど問題はありません。

 

しかし、本来はその条件で送る必要がないものなのに、送ってもらうことを依頼する場合なら、当然、もう少し丁寧に表現しなければなりません。

つまり依頼内容について、送り手と読み手がどう認識しているのかによって、使える表現かどうかが決まります。 
 

 

★相手と自分の立場★

 

また、相手と自分の立場や力関係も、表現を左右します。

 

ダイレクトで簡潔明瞭な指示として、自分が相手より上の立場（上司や顧客など）にあって、要求を必ず守ってもらわないと困る、という状況なら、上記の表現は、問題ありません。

 

そうでない場合は、自分がどういう立場で相手と接したいのかを意識して、表現を変えると誤解を招かなくてすみます。

 

It would be helpful if you could send it by Wednesday.　　

 

　　送ってくれたら助かるのですが。

 

I would be very happy if you could send it by Wednesday.

 

　　送ってくれたら嬉しいのですが。

 

上記の表現なら、「要求」より、「お願い」している印象です。

自分の仕事を助けてもらうために協力してもらっている場合に使えるでしょう。

 

 

★表現の丁寧さを判断するポイント★

 

他にもいろいろ表現はあると思いますが、重要な点は、

 

・相手の行動を強制する表現か、あるいは

・自分の気持ちを伝えている表現か

で、考えると丁寧さを判断しやすいと思います。

 

「送ってください」というのは、相手の行動を強制していますが、

「送ってくれると（私が）助かる」というのは、相手が行動を起こしてくれたときに自分がどうなるか、を伝えるわけです。

 

上司の立場であっても、部下とどのような関係を保ちたいかによって、使う表現は異なりますので、もちろん、このように丁寧に言うのも良い使い方です。

 

実は、心理学に

 

I（私）メッセージ

You（あなた）メッセージ

 

というものがあります。相手に行動を促すときに、I（私）メッセージで伝えたほうが、ソフトにうまく伝わります。

 

 

I would be very happy if you could send it by Wednesday.

 

 

この表現は、実質的には、Youメッセージの「（あなたが）送ってください」と同じ要件を伝えていますが、もし、あなたが送ってくれたら、自分が嬉しい、というIメッセージにすることで、相手に助けてあげたいという気持ちを喚起させます。

 

 

★相手と自分の距離★

 

また立場だけでなく、相手と自分の距離も表現を左右します。

 

Please send it by Wednesday.

 

といっても、相手が都合が悪ければ、相手からムリだと簡単に言えるような関係、とても親しくて日頃からよくやりとりしている関係なら、問題ないでしょう。

 

逆に慣れていない相手、ビジネス上の取引先へのメールには、強制力をアピールしたい場合を除き、もう少し丁寧な表現を使うのが無難です。

 

 

★さらには、説明することが丁寧につながる★

 

「水曜日までに」という期日を一方的に指定している理由を、きちんと相手に伝えるだけで、丁寧さが格段に高まります。

 

理由を述べていなければ、いくら丁寧な表現でも、相手の都合を考えずに一方的に希望だけ言ってくる、厚かましい人と解釈されかねません。
 

I would be very happy if you could send it by Wednesday if possible.

I am going to present the information to one of my client companies on Friday, so it will give me enough time for preparation.

 

できれば水曜日までに送ってくれると嬉しいです。金曜日にクライアントに提出するので、準備の時間がとれるのです。

 

★まとめ★

 

つまり、同じ表現でも、そのメールの内容、要求の重要性、書き手と読み手の立場や距離、どういう関係を築きたいかなど、いろいろな要素で表現を選ばなければならない、ということです。

 

 

 

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