差し込み印刷時のトラブル（郵便番号）

「EXCELの住所録データを使ってWORDに差し込み印刷をしようとしたが，郵便番号にハイフン（－）が入らない。どうしたら解決できるか？」
と言う相談を受けた。

（EXCEL，WORDともバージョンは2003）



宛先名と住所をまず入力し，「郵便番号変換」ウィザードを使う。
（郵便番号変換ウィザードは，アドオンとして予め組み込んでおく必要がある。
　アドオンのダウンロードはMicrosoftのページから）




一気に郵便番号を生成した。このデータを使って宛名ラベルを作成する。
郵便番号にはハイフンが入っている。




WORDの「差し込み印刷」の「ラベル作成」を使い，ラベルに差し込みフィールドを設定する。




データを差し込むと，郵便番号の上３桁と下４桁の間に「－」（ハイフン）が入らない。




EXCELのデータを見てみると，データにはハイフンが入っていない。
表示形式が『[<=999]000;000-0000』と設定されているので，ハイフン入りで表示されている。


○解決方法

例のように１０個くらいのデータなら，郵便番号部を文字列にして１つ１つハイフンを入れるのが手っ取り早い。
が，数十，数百それ以上になると，ものすごく手間がかかる。

そこで，TEXT関数を使ってハイフン入りの郵便番号を生成する。




１列追加し，『=TEXT(C2,"000-0000")』（C2はTEXT変換するセル）を入力。
この関数を対象セルにコピー。




追加した列の見出しを「郵便番号２」としたので，WORDの差し込みフィールドを変更する。
「すべてのラベルの更新」を忘れずにスイッチ。
「ラベルのプレビューの表示」を改めてクリック。




と言うわけで解決。


・・・これは以前から使っていた方法の応用だったのだが，もう少しラクな方法があったことが判明