おはようございます。
前回はメールの基本的な使い道などのプレゼン資料でした。今回はメールの技法を説明します。相棒の説明はやや抽象的ですが、リンクにある箇条書きはメールの具体的な技法の分かり易い説明と思います。今回のリンクもクリックしてください。
インターネットが普及し始めたのが私が研究所の部長の時、今から30年以上前でした。担当者の机にワークステーションかパソコンが置かれ始め、次第にすぐ後ろの席の同僚に相談するにも、お互いが質問するのもメールになりました。
一言で済む質問をメールにしていると気が付き、理由を聞きました。依頼や質問の証拠を残すためにメールが良いと答えました。1人がメールを始めたら、次第に10人全員がメールでお互いにやり取りするようになりました。
オフィスに雑音が無く、静かで良さそうですが、メールではニュアンスがよく分かりません。メールのやり取りが増え、大量メールが溜まり、見直すのが非効率。私も担当者同士の会話を聞けず、管理が難しくなりました。
メールで物事を依頼するなら、5W1Hを明確に、理性的な表現が必須です。返信に受信メールを添付し、CCを増やし、色々な部門の上司に送るのは反則。嫌われます。反則でなくても、メールは紋切型の文面です。温かみが消え、お互いが嫌いになりがちでした。
私は紙の時代に文字が汚く、書くのが苦手。少ない文字数にしました。箇条書きをまず作り、平文に直し、箇条書きの5W1Hを記の下に記載しました。記の下の箇条書きで分かる平文部分を削除。ダブりを無くすと、平文は4項目箇条書き程度に短くなりました。
電子メール時代になり、メールも正式な依頼や回答と認められました。返信メールは、受信メールの件名と送信者名と日付を残し、他は消しました。なお、学校の先生は何度も受信メールを貼り付けたままでした。メールの形式を重視していないと思いました。
メールはタイトル名が大事です。富士通で習ったレポート件名の書き方にしました。分類名を（分類名）の形式でタイトルの末尾に付けました。時系列管理でも、後から探すのが簡単です。
タイトル、日付、平文の文頭、文の末尾、記以下の箇条書きに関して、何時も同じスタイルでした。CCでメールを上司にばら撒かれても、箇条書きが中心ですので表現が残り、上司に直接メールし、誤解されないようにできます。
今日はここまでにします。
