問い合わせがきたら負け

町田・相模原の司法書士・行政書士の宮下です。




昨日は、多摩センターで行われた「多摩ビジネス交流会」に参加してきました。
町田より人口も少ない多摩ですが、町田よりも交流会は活気がある印象です。
地元多摩を盛り上げるべく動き回ります。










仕事の中で、

登記関係の書類にハンコをもらう
信託関係の書類にハンコをもらう
相続関係の書類にハンコをもらう
後見関係の書類にハンコをもらう
裁判所関係の書類にハンコをもらう

なんてことはしょっちゅうです。




そして、そのやり取りを郵送で行う場合も珍しくありません。

弊所から郵送で書類を送り、署名やハンコをもらって事務所に返送して頂くという流れですね。

この時、「どの箇所に署名捺印をすればいいのか？？」ということをどう伝えるかは司法書士業務の永遠のテーマです。




鉛筆でわかるようにしておく、付箋でわかるようにしておくなど、方法は人それぞれでしょうが、その方法が誰が見てもわかるようなものでなくではいけません。

物事の捉え方は人それぞれですが、だからこそ多角的に捉えかねない指示の方法は避けないといけない。

これは司法書士業務がサービス業的要素を含んでいる以上、必ず意識しなければいけないと思っています。





「この鉛筆書きの指示はどういう意味なんだろう・・・」

「この付箋はどこを指してるんだろう・・・」

「これ付箋貼ってあるけど何すればいいの？」




指示が中途半端だとそんな疑問を持たれてしまいます。

わかりやすいようにと思ってたくさんの指示を出しすぎても逆にわかりにくくなってしまう。




そうなるとお客さんは事務所に問い合わせをしなければいけなくなり、その電話代や時間を奪ってしまうことになる。

また、間違った捉え方をしてそのまま処理をして返送されてきても、結局、再度送り直してまた処理をしてもらうことになってしまう。






例えば、日付は空欄で返送して欲しい場合に「平成✖年✖月✖日」と鉛筆書きで✖を書く司法書士は多いと思いますが、これは万人に通じるものではありません。

僕はこの「✖」の威力は万人に通じるものだと思っていたのですが、この✖の上から日付を書いたり、✖を消しゴムで消して日付を書いたりする人がいることで「✖」だけではダメなんだと思い知らされました。
なので、今では一工夫するようにしています。





このように指示が伝わっていないこともサービスとしてはダメですし、問い合わせがきたら負けなんだと思います。












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