ダサい文書を出さないためのテンプレート活用

タイヤのテンパーには何度かお世話になりました。

親戚筋なのか、よく似た言葉にテンプレートというのがあります。
もとは「鋳型」、材料を流し込んで固めれば思いどおりの固体製品が出来上がるというあのカタです。

パソコンの文書作成にも、いまは便利なテンプレートがたくさん提供されています。

どこかから送ってきた業務用文書に、受け取って心地よいあか抜けたものがあって、これはよさそうだ、まねて作ってやろうと、パソコンを取り出して製作にかかります。

普段こういうものを作り慣れていないと、さて、この文書の場合は、Word と Excel とどっちを使ったらよいのか、まずそこから迷いだします。
だれかに相談すると、たまたまその人が Excel 好きだったとすれば、「それは Excel のほうがいいでしょう」ということになります。
ところが、実際には Word のほうがはるかに手間のかからない場合もあるのです。

選定の目安は、文章中心で、ところどころに写真かイラストが入るものは Word が有利、表が中心で、計算の作業も必要というようなものはだまって Excel、ということになります。
計算の作業は、最初に一度式を入れておけば同じ形の文書を作る場合にいちいち計算する手間は一切かかりません。
作成日付さえも、Excel は黙って入れてくれます。

さあ、何で作るかは決まりましたが、ちょっと書きとめておくメモのように簡単にはいきません。
始めから一項目ずつ作っていくのは案外面倒なものです。
業務用文書は、取引先の人に見てもらうものですから、まず、なんだこれはと思われないようにつくらなければ具合が悪いでしょう。

たとえば、こんなサイトがあります。
「Word テンプレートの一覧」
　⇒　http://jump.cx/wordtp
ここを見ると、種類別にリンクメニュが示されるので、そこから目当てのものを選んでダウンロードすれば至極簡単に文書ができあがります。

たとえば、よく使う「ファックス送り状」の場合
　⇒　http://jump.cx/faxsenle

業務用文書は、芸術作品ではないので、だれが作ったかなど気にせずに、どんどん利用すれば、ダサい文書を出さないで済みます。
こういうものには、下手な考えよりテンプレートを使うほうが賢明です。
気に入らない部分があれば、編集は自由にできますから。

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