先日のアンケートの件

アンケートにご協力いただき有難うございます。
日々回答が届いております。

先日配布したアンケートですが、個人情報を含んでいますので、使用済みの封筒など（DMなど何でも結構）で封をして、投函してくださいます様お願いします。
アンケート用紙を紛失された方は、ここよりダウンロードできます。


アンケート用紙のダウンロード
注)　Acrobat Reader等のPDFリーダが必要です。


特に日常清掃については、管理会社が変更になった関係で、色々不備も多々ありますので、気がついたことなど何でもいいので記入をお願いします。

最近は、デジカメも普及してますので、不具合がわかる画像など送付していただけると助かります。Eメールで結構ですので、どしどし送ってください。





現在、管理員は代行の為、正規の管理員が配属になるまでの間、暫くは、行き届かない部分も多いかと思いますので、気になる点は、理事長までメモ等で結構ですのでお知らせ下さい。

第3回月次理事会議事録

第２１期第3回理事会議事録

日時　：1月15日（日）10：00～11：45
場所　：副理事長宅
出席者：管理組合：理事4名（総数7名)、アドバイザー2名
　　　　管理会社　3名

記
１．管理会社引継状況
管理会社の引継状況について、新管理会社○○㈱から報告されました。第２１期の中途決算書および預金通帳が２月中旬に旧管理会社から提出され引継ぎが完了する予定であり、その他の書類及びその内容について報告、説明がありました。
主な内容は下記の通りです。
・分譲時竣工引渡書類等については、旧管理会社に強く要請するも現存する図面以外は保管していないとの返答であった。大規模修繕工事も実績があり、当時の事業主も分譲事業を近年実施している様子がないことや事務所も移転していることなどから、保存している見込みが薄いと判断。別段今回はアクションを起こさないことで見解が一致しました。
・総会議事録原本（一部写しのみ）については、管理委託契約に基づき、以後管理会社に保管を要請。当マンション管理室では、写しをファイルして閲覧体制を整えることとしました。
・管理費等の長期未収者1件につき、これまでの督促業務状況について個別に引継が行われたことについて報告がありました。
・その他
1.郵送物がすべて返送されてしまう外部所有者が発生していることについて報告があり、登録されている電話番号にかけるも返答がなく、連絡手段が無くなったと判断される場合については、理事長と管理会社との協議によって謄本の取得等によって現住所調査を行うことを確認しました。（管理費等自動口座振替手続き書類も未返送）
2.居住者による剪定会実施後の現状に合わせて、植栽管理保守業務の見積もりが新たに管理会社より提出され、以後の検討事項としました。
２．管理組合備品について
　　理事長の折衝の結果、机・椅子・ロッカー等概ね旧管理会社より残していただきました。
ただし、エアコンについては、未償却の為個別交渉の上、現在設置しているものを６万円で譲受けできるようになり、その費用は新管理会社が折半に応じてくれる（3万円）ことになりました。
電話機については理事長が役所の不要品を譲り受けましたが、FAX機能は故障しているため、今回寄贈してもらえることとなりました。
なお、清掃用具等は新管理会社より新規譲渡納品のため、上記以外は管理組合が新たに支出する費用は発生させずに済むこととなりました。
　
３．年間スケジュール・自転車シールについて
管理会社より管理組合活動年間スケジュール表案が提出されました。
また、事前要請に基づき、自転車シール５０枚が納品されました（１枚４２円・税込み）。今後、駐輪場の使用細則、登録方法等について協議を進めます。
　　
４．給水設備他改修工事について
現在不具合が出ている増圧ポンプの改修見積書が提出されました。2基が交互運転するところを１基の片側運転状態であり、これが故障すると即断水につながる恐れがあるため、原案通り同社へ発注することとしました。
ただし、マグネットスイッチについては理事の協力により別途準備するため、見積もりおよび発注内容から除外することとしました。
増圧給水方式の導入については、横浜市水道局の諸般の制限事項等を鑑み、管理会社による詳細検討を進めていただいた上で理事会として検討することとしました。次回理事会までに提案書ないし報告書を作成いただくよう要請しました。
また、連結送水管の耐圧試験については、1号棟への設置が、当時法的義務によるものなのか任意設置であったのか等、当時の竣工書類が残っていないために容易に確認が取れず、今後、法的義務が無いならば、撤去する方向で検討を進めていくこととなり、管理会社より管轄消防署との協議を重ねていただくよう要請しました。
　　
５．長期修繕計画・管理規約改正等について
長期修繕計画案が管理会社より提出されました。追って資金計画案が提出される予定です。
管理規約・使用細則については、国土交通省の雛形と管理会社の雛形ならびにその比較表等が提出され、今後これを元に検討を進めることとなりました。
管理規約本文については理事会にて、使用細則については、駐輪場の改修とあわせて組合独自の決め事など詳細な検討が必要のため、分科会の立ち上げも早期に実現する方向で検討を進めます。
また、「入居のしおり」案も同時に提出され、次回までに各自意見を持ち寄り、適宜更新をかけていくこととなりました。


以上

追伸：
外部所有者宛て送付物の未送達の件、
夜10時過ぎにTELしてみたところ連絡が取れました。
確認した所、こちらの住所録の番地が間違っておりました。
訂正情報は管理会社に連絡しました。

連結送水管の件
旧管理会社に対して問合せをしたところ、竣工当時の経緯等の情報はありませんでした。
要点としては７階以上の建物には連結送水管設置義務があるということが判明しました。

以下（湯浅氏からの）回答です。
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連結送水管の件
月曜日にお問合せ頂きました連結送水管の件ですが、建築当初の経緯は管理会社では、やはりわかりません。
ご存知の通り、７階以上の建物については面積にかかわらず、連結送水管を要します。
１号棟については、実質７階にわたり住戸があることから連結送水管が必要との判断に至ったと推察されます。
２号棟は５階ですが、延床面積６千㎡未満ということで不要です。

また、設備技術担当者へ他物件の事例について確認しました。
区画割など特例措置により、本来不要であるマンションに設置してあり、撤去について消防署（青葉）へ協議をしたものがありました。
消防署の方針としては、既設のものについては撤去でなくそのまま耐圧試験を含め維持管理を継続してほしいとの意向で現在も協議中とのことでした。
緑消防署と対応協議していただければと思います。


■ご参考
消防法施行令（昭和三十六年三月二十五日政令第三十七号）

（連結送水管に関する基準）
第二十九条
　連結送水管は、次の各号に掲げる防火対象物に設置するものとする。
一　別表第一に掲げる建築物で、地階を除く階数が七以上のもの
二　前号に掲げるもののほか、地階を除く階数が五以上の別表第一に掲げる建築物で、延べ面積が六千平方メートル以上のもの
三　別表第一（十六の二）項に掲げる防火対象物で、延べ面積が千平方メートル以上のもの
四　別表第一（十八）項に掲げる防火対象物
五　前各号に掲げるもののほか、別表第一に掲げる防火対象物で、道路の用に供される部分を有する

別表第一は防火対象物に該当する建築物について示したものであり、共同住宅は該当します。

以上

特別清掃実施

今回の管理委託内容の見直しの一環で、従来まで毎月の定期清掃の頻度を2ヶ月に1回にし、年1回の特別清掃を新規設定し、普段行えない高圧洗浄機を用いた目立つ汚れ部分を清掃していただきました。

特に階段やエントランス床部分についてずいぶんきれいになったと思いますが、皆さんはどう感じましたでしょうか？

写真にあるように、1号棟スロープの入り口に水栓があるため、この様な配置となっていますが、基本的に通路を塞ぐ形で作業機材が配置されています。
自転車等の通行の邪魔になったようです。
この辺は配慮を業者に対してお願いしたいところです。（現にクレームが居住者の方より管理員に対してあったそうです。）

また2号棟2Fの共用通路＋自転車置場床の清掃時には、居住者の玄関の内部まで泥水が浸入したという報告がありました。

先期の消防点検での不備について

H17年8月に実施した消防点検を基に緑消防署に報告書を毎期提出し、消防署から不備の点については、”否”マークが押されて戻ってきます。

放置しておくと、罰せられます。

非難装置（非難はしご）下に荷物があって降下不能な箇所が数箇所あります。
追って該当のお部屋には連絡をする予定ですが、お心当たりの方は早急に改善をお願い申し上げます。

アンケート配布

居住者各戸にアンケートを配布しました。
内容をご確認の上、回答をよろしくお願いします。

(追伸)
一部記述に不備があり、２号棟の方も１号棟202理事長ポストまで返信をお願いします。

明日は定期理事会です。

管理会社より、明日の理事会の案内が来ました。
参加予定者の方は宜しくお願いします。

日時:1/15　AM10:00 - 12:00
場所：1-201宅
内容：

管理会社変更に伴う管理費の口座振替手続きの進捗状況
長期修繕計画案の提示
連結送水管耐圧試験費
管理規約雛形の提示
自転車管理シール
他の報告があります。

検討課題は
管理規約の細則部分について
直接給水方式への変更
自転車の管理について
自転車ラック設置について
等

前回の理事会で報告したHP案内とアンケート実施について、管理人多忙の為未実施です。引き続き内容について検討し、早急に実施したいと考えています。

管理室の電話番号の変更

管理会社の変更に伴い、管理室の電話番号が変更になっておりますのでご注意下さい。

電話番号は、各棟エントランス部に掲示してあります。
項目：＜管理員＞の所です。

名簿が完成次第、アンケートに承認印のある方には配布予定です。

新管理委託スタート

明けましておめでとうございます。

さて、1/1より新管理会社による管理がスタートしました。
既に警報、エレベータ遠隔監視は12/27から新管理会社による監視は始まっております。エレベータは遠隔通話機能が付加されております。

日常の管理の内容について、当初は十分に伝達されていない事も多々あるかと思いますが、気がついた点などありましたら、ご一報下さい。
今のところ、現在の管理員は代行ということです。

宜しくお願いします。