第20期定期総会＆第21期第1回理事会議事録配布

第20回定期総会の議事録を各戸に配布致しました。

第２０期定期総会議事録
日 時：平成１７年１１月２７日（日） １９：００～２１：００
会 場：山下みどり台小学校コミュニティハウス
議 案：１．第２０期事業活動報告及び収支決算報告承認の件
２．新管理会社との管理委託契約締結の件
３．第２１期事業計画及び収支予算案承認の件
４．第２１期役員選任の件
５．アドバイザー制度導入の件
※議案に先立ち、以下の確認がなされた。
①議決権総数並びに議決権数（下記参照）について、議決権総数の半数以上の出席があり、本
総会は有効に成立していること。
②管理規約第３９条第５項により、総会の議長は理事長が務めること。
③議事録署名人は、理事にて務めること。
※議決権総数 ３９
出 席 １４
委任状 １０
合 計 ２４
以上の報告、説明の後、議長は本総会の開会を宣し、直ちに議案の審議に移った。
記
議案１．第２０期事業活動報告及び収支決算報告承認の件
議長指名により、旧管理会社○○氏から、第２０期事業活動報告及び第２０期収支決算報告書に基づく説明があり、続く審議の結果、本案は原案通り賛成多数により承認可決された。
議案２．新管理会社との管理委託契約締結承認の件
議案に先立ち、新管理会社㈱□□氏より、マンションの管理の適正化の推進に関する法律第７２条に基づき「重要事項の説明」がなされた。
続く審議の結果、本案は原案通り賛成多数にて承認可決された。
ただし、緊急連絡受付及び対応業務中、設備遠隔項目のみ、後日の再調査の結果によって最終
確定することとなった。
※ 藤和との確約事項：管理員の出勤日について、ごみ収集のある日はこれまでも出勤してい
たためこれを引き継ぐよう要請。快諾を得た。
議案３．第２１期事業計画及び収支予算案承認の件
議長指名により、旧管理会社より、第２１期暫定事業計画及び暫定収支予算書に基づく説明があり、採決の結果、本案は賛成多数により承認可決された。
続いて、あらためて議長指名により、新管理会社から第２１期年間事業計画書及び第２１期収支予算書に基づく説明があった。
その後追加配布されたコンサルタント会社作成の予算書についても新管理会社より詳細説明が行われ、各所相違点等の確認が行われた。
審議の結果、本案は賛成多数により承認可決され、本日最終的に確定させた予算書については、本議事録とともに全区分所有者に配布することとなった。
議案４．第２１期役員選任の件
第２１期役員は、総会終了後の理事会にて互選が行われ、役職含め、下記の通り決定した。
理事長 ： ----（１－２０２号）
副理事長 ： ----（１－２０１号）
会計理事 ： ----（２－２０３号）
理 事 ： ----（２－４０３号）
理 事 ： ----（２－４０１号）
理 事 ： ----（１－７０４号）
監 事 ： ----（２－４０４号） （敬称略）
議案５．アドバイザー制度導入の件
議長指名により、１－１０１号△△氏より、近年の管理運営業務ならびに今後の大規模修繕工事の対応その他諸事項により、理事会の負担は多大であり、理事会活動の軽減および充実を図る上でも、諮問機関、相談役としての役割を果たすことができれば是非導入してはどうかとの提案があり、まずは導入の是非について、賛成多数にて承認可決された。詳細については、今後理事会と調整していくこととなった。
その他
●今後の管理費等徴収方法および手続きについて
新管理会社より今後の管理費等徴収方法および手続きについて説明がなされた。主な内容は以下の通り。
・管理費等の徴収代行に際し、「預金口座振替依頼書」を全員から回収する必要があり、提出期日等の確認がなされた。総会出席者にはその場で配布し、その他の区分所有者には後日、本議事録とともに新管理会社より送付される。
・支払期日は、委託契約内容通り、従来の当月分を前月２７日までの支払から、当月分を前月２６日までの支払に変更される。
・引落のスケジュールについては、現行管理会社による引落は１２月２７日の１月分を最後とし、
新管理会社による初回引落は１月２６日に２月分が引落される。
・徴収額及び徴収項目には変更はないが、初回の引落明細が、確認のために１月中旬頃に送付される。
●各種管理組合への届出書類について
管理組合への届出書類の６書式（工事施工願、第三者貸与届兼誓約書、組合員取得・喪失届、届出事項変更届、入居届、退去届）について、今後は新管理会社提供書式とし、委託開始後は、管理室にも常備される。
本総会の議事の経過並びに結果が正確である事を証する為、議事録を作成し、議長並びに議事録署名人はこれに署名捺印する。

第20期定期総会終了

予定通り、第20期定期総会が開催され、予定した議案の全てを可決し終了しました。（速報）
詳細は議事録を作成し、掲示する予定です。

本日、定期総会です。

本日、19時より、定期総会が開催されます。
（19時より、みどり台小学校内コミュニティーハウス）

区分所有者の皆様の参加をお待ちしています。

草刈・剪定作業、無事終了しました。

多数の方の参加を頂き、予定通り、剪定作業が終了しました。
（右画像は1号棟からみえる景色）


親睦もより深まった事と思います。
今後もこういった機会を利用して親睦を深めていきたいと思います。

業者に委託する内容をほぼ住民の方でやることができました。
今後は、浮いた分で、道具（チェーンソー、鋸、太丸（高枝きりばさみ）などを整備して、まめに剪定できるようにしていきたいと思います。

1号棟奥




また1号棟5F奥の広場を有効に住民の為の憩いの場として、テーブルを作成して、気軽に利用できるようにして行こうという意見で一致しました。

月1回の定例作業日を設定して、有志で作業を継続していく予定ですので、皆様の参加をお待ちしています。
切り落とした枝の整理が未だ終わっていません。しばらく乾燥させた後に近所の畑で引き取ってくれるそうなので搬出作業を次回実施します。

1号棟階段部植栽　剪定前後



指示等で行き渡らない事も多々あったかと思いますが、ご容赦いただき、今後ともご指導下さい。

現在の管理規約について

以下のご意見を頂きましたのでUPします。

さて、当管理組合規約を読みましたが幾つかの点で改訂が必要と思われます。
当面の問題として規約では役員の任期（第３３条）は１年とするに成ってますが、既に役員任期を２年として今回の選任役員の任期を２年として総会の議案に上程して有りますので何処かで規約の改訂をする必要があります、規約の変更等改訂は特別議決事項（第４４条議決事項）として組合員総数の４分の３以上及び議決権総数の４分の３以上で決すると有ります。
又管理規約・使用細則・管理委託契約が一緒に綴られてますが、管理委託契約書は現管理会社名になっておりますが今回変更になりますし,今後委託先が再度変更される事も予想されますのでこの際管理規約の改訂を期に管理規約・使用細則・管理委託契約を別々に作成しそれぞれ必要に応じ変更・改訂時に作成しやすく別々に作成し管理する方が良いと思います。
今回の総会にて管理規約・使用細則の見直しのための検討委員会をアドバイザー又は有志の方を募り設置し次回総会又は半年後を目途に現状の実態に合った規約・細則（案）をつくり改訂したらどうでしょうか。

定期総会招集の通知を各戸に配布しました

11/27の定期総会の議案を各戸に配布しました。
今回配布したものは、現管理会社の担当分で、新管理会社の21期予算案については、別途各戸に今週中に配布予定となっておりますので、ご了承下さい。

11/19 11/20 草刈 植栽剪定作業&BBQ（告知）

理事長より各戸に告知しておりますが、
11/19(土)(PM)-11/20(日)(AM）住民にて草刈、植栽の剪定を実施します。
前回の剪定がH16年10月に実施して以来、約1年ぶりになります。

日曜の作業終了後、親睦BBQを向いの公園で行います。
（芋煮他）

毎週何かと行事があり、大変かとは思いますが、ご都合付く方は参加をお願いします。

11/19は1号棟奥の丘の部分にある、広葉樹（メープル？）を近隣からの苦情も多い事から、伐採を考えています。

11/19(土)PM1-3頃まで　植木剪定・草刈（パート1）
11/20(日)AM9-12　　　草刈（パート2）終了後BBQ

草刈用の鎌、軍手、紐は調達してあります。

専有部分の水漏れについて

当マンションでは、共有部分に対する火災、修繕と個人賠償などをセットにした「マンション保険」に加入しております。

築20年が経過し、そろそろ、専有部分において漏水などの事故が発生しやすくなる時期に来ていますが、専有部分については、相手方への賠償分はカバーされますが、自分のところの修理費用はカバーされていません。

それぞれ各自で火災保険等加入しているかとは思いますが、特約などを見直して、水漏れ修理などがカバーされた特約を追加するなどの対策をしておくことをお勧めします。

詳細の内容については、調査中なので、情報を入手次第アップする予定です。

http://www.iezukuri-net.com/hoken/chishiki/know016.html

アドバイザー制度の導入案について

１１月２７日（日曜日）の総会の第５号議案としてアドバイザー制度の導入案について追加してはどうかという案が出ています。

アドバイザー制度とは？

第２１期より当マンションの管理委託会社を変更するにあたり当マンション管理を総会で選任された役員（理事）に任せるだけでなく居住者全員の参加によるより良い環境下で安心した生活環境が保たれる様考え行動する管理組合にしたく従来の理事会をサポートし、来る大規模修繕等に備え居住者全員の知恵を管理組合運営に反映させるためアドバイザー制度を導入し全員が参画できるものとします。

アドバイザーは総会又は理事会での自己申告参加を原則とし、自分の得意分野をいかし当管理組合の運営に対し、組合及び理事会へ適宜アドバイスをし理事会と共に行動するものとします。
登録していただくことで、理事会などの開催の通知や事前検討資料などの配布をスムーズにできます。また継続的に検討をしていただき、たたき台まで作成することが重要である点からも、単発的ではなく、継続的に参画していただきたいと考えております。（理事とは異なり任期は特に定めません。）

多くの方にアドバイザーになっていただき、大規模修繕担当・植栽担当・環境衛生担当・レクレーション担当等得意な分野に参画頂き分科会の様な組織が形成出来ればと考えています。

新管理会社と住民の打合せ（第1回）

掲示板に告知しておいた通り、新管理会社との第1回打合せを行いました。


参加：7名
新管理会社担当者：1名
コンサル会社：2名

重要事項説明書案
委託契約書案
当初は、定期清掃を2ヶ月に1回にし、特別清掃（年1回)とする。（金額は従来より若干減額）
様子を見て、毎月やる必要があれば変更する。
特別清掃は1月に計画する。

契約締結しないと、先に進めない
契約締結の承認（11/27総会議案に加える）

総会議案追加については、瀬下氏より東急に連絡する

引継ぎ
共用部鍵

マンション保険
現管理会社で掛けている保険では水漏れ調査特約を外している
12/10付で解約（3ヶ月）で新規に特約をつけて加入しなおす。
解約返戻金の額を確認する。

機械監視項目(詳細確認）
非常警報　火災の他に取り得る内容を調査する

(今後のスケジュール)
総会資料発送　11/12までに東急が各戸配布
11/11に重要事項説明の議題追加
11/27 総会にて承認決議
口座振替依頼書を配布(12/10必着）
年末最終日に管理会社間引継ぎ（共用部の鍵など）
年末年始は新管理会社が対応する
（一部機械監視については、年明けの工事となる）

20期会計報告がありました

現管理会社より、20期の会計報告が理事会に対し説明がありました。

-来期は管理会社が変わる為、暫定予算での計画となります。
-会計監査を11/12までに承認が必要
-未収金が発生している(約6万)
-引継ぎに際し、管理員室内の荷物は撤去する（エアコン含む）

11/27　17時以降で定期総会開催の予定で計画しています。

投票結果報告

理事会開催されました。（理事参加4名）


取り急ぎ、今回の投票結果の速報です。

今回投票数　25
前回投票今回未提出　7

有効投票総数　32

投票結果　

藤和　15
明和　2
東急　1
委任　14

理事会としては投票結果を踏まえ、委任分を藤和に投票しましたので、結果　最多投票数が29となり、過半数の獲得となりました。

以上結果報告です。

緑区「マンション管理組合サポートセンター」に参加してきました。

毎月1回定期開催されているという事で、今日試しに行ってみました。
先月始まったということで、緑区は白山地区センター（鴨居）です。

近隣のマンション組合同士の交流によって、多少でも問題解決に向けてヒントになればということで専門の経験者などを交えて討議する場を市とマンション管理士と協業で設立したそうです。

参加マンション組合も7組合程あり、活発な意見交換がありました。
これから新築されるマンションから、築30年超えのマンションや、480戸の大規模公団マンションなど様々でした。

こういう機会を有効に活用したいと思います。

横浜市が「マンション管理組合サポートセンター」を全区に開設

気になる情報を見つけました。
横浜市が、市内のマンション管理組合の役員や組合員が気軽に集うことのできる「マンション管理組合サポートセンター」（交流会）を１８区で定期的に開催し、地域に密着した支援活動を進めることにしたそうです。

http://www.city.yokohama.jp/me/machi/housing/minju/man_sp.html


http://blog.nikkeibp.co.jp/mansion/archives/topics/news/001990.html

マンションの維持管理や修繕、管理組合の運営など、さまざまな悩みを持った管理組合関係者が気軽に参加できる「交流会」を１８区すべてにおいて定期的に開催し、地域の管理組合相互の情報交換や専門家（マンション管理士・建築士など）による適切な情報提供・相談・アドバイス等を行う。

各区５人程度の専門家がチームを編成し、地域の交流会をコーディネートする。１８区の区民利用施設（公会堂・地区センター等）で原則として毎月第１日曜日に開催（午前10時から午後１２時まで）。

緑区は白山（鴨居）の地区センターになります。

新管理で期待すること.......

近々、新管理会社の投票結果が出るかと思いますが、次は、決まった管理会社と詳細の仕様の決定が控えています。

選定時は、比較が容易なように、現在と同一仕様で見積を取りましたが、新たに加えたほうがいい点などありましたら、自由用紙に書いて、提案していただきたく宜しくお願いします。

予算と照らし合わせながら検討していく予定です。

屋上に雑草が生えているか確認はしていませんが、他のマンションで放置していたら、根が隙間を拡げてしまい、漏水原因となったという事例がありました。

植栽についても、かなりかかる見込みです。
知り合いの方とかで安く少しづつ剪定などをやってくれる方を探しています。


今回の仕様決定の際に、そういった点も確認していきたいと思っています。

また、新理事への交代時期にもなっています。
現在抱えている様々な問題・課題について、理事会だけでは処理ができなくなっています。そのまま先送りしていても何も改善されないばかりか、悪化して取り返しがつかなくなるかもしれません。
来期より専門委員会も立ち上げて、所有者の皆様にどれかに参加いただく方向で調整中です。

他のマンションでも同じ課題を抱えているようで参考にさせていただいていますが、以下のようなテーマでまずは進めたらどうでしょうか？

・管理サービスの見直し委員会
・資産価値（住み心地）向上委員会
・長期修繕計画の見直し委員会


皆さんのご意見を募集します。