第23期定期総会議事録

区分所有者　各位
第23期定期総会議事録

１．開催日時　　　平成20年11月30日（日）　17時10分～18時45分
２．場所　　　山下みどり台小学校コミュニティハウス
３．議　　　案　　　
第１号議案　第23期事業報告及び収支決算報告の件
第２号議案　第24期事業計画及び収支予算（案）承認の件
第３号議案　第24期管理組合役員選任の件
第４号議案　現管理会社との管理委託契約更新承認の件
報告事項　ガス会社変更に関する検討経緯について
４．出席者　　　組合員総数　39名　　総議決権数　39の内
（最終集計）
(1)出席組合員数：11名、その議決権数：11
(2)議決権行使書：10名、その議決権数：10　
(3)委任状提出数：11名、その議決権数：11　　　　　　　　　　　　　　
(4)合計出席者数：32名（82.0％）その議決権数：32（82.0％）

(1)総会成立宣言
管理規約第４７条により、本総会は有効に成立する旨報告
(2)議長就任
管理規約第４１条により、理事長が議長に就任

(3)議事　
第1号議案　第23期事業報告及び収支決算報告承認の件
議長の指名により、管理会社から事前に配布された議案書に基づき、第23期事業報告及び収支決算報告が説明された。質問は無く、議長が本議案の承認を諮ったところ、出席組合員の賛成多数で、原案通り承認された。
第2号議案　第24期年間事業計画案及び収支予算案承認の件
議長の指名により、管理会社から第24期事業計画案、第24期収支予算書に基づいて第24期の事業計画、予算の説明がなされた。質疑応答の後、議長が本議案の承認を諮ったところ、出席組合員の議決権の賛成多数で、原案通り承認された。

Ｑ． 定期点検等の結果から次期に大きな支出が必要な修繕項目はないか？
Ａ.　一般会計の普通修繕関係は別として、修繕積立金会計で予算化している修繕項目はありません。
Ｑ.　一般会計の植栽管理保守費予算が今期実績に比べ３０万と多めだが、理由は？
Ａ．３０万という予算は昨年同様の設定額であり、今後も理事会にて植栽管理に関する検討を行うため計上させていただいたものです。

第3号議案　第24期管理組合役員選任の件
議長より、第24期管理組合役員就任候補者の紹介がなされ、承認を諮ったところ、出席組合員の議決権の賛成多数で、原案通り承認された。　（議決権行使書にて反対：１票）
　なお、選任された方々は次のとおりです。
第24期管理組合役員
理 事 長　　　　　（１－２０２号室）
副理事長　　　　　（１－１０１号室）
会計理事　　　　　（２－１０１号室）
理　　　事　　　　（１－４０１号室）
理　　　事　　　　（１－６０４号室）
理　　　事　　　　（２－２０５号室）
監　　　事　　　　（２－３０４号室）　　（敬称略）
※ 役職は総会終了後、理事会を開催し、互選により決定しました。
※ 現理事長より理事長辞退の申し出がありましたが、参加理事メンバーの総意により慰留され引き受けていただける事となりました。
第4号議案　現管理会社との管理委託契約更新の件
管理会社・○○コミュニティ㈱より管理委託契約更新に関する重要事項の説明があり、契約条件に変更はなく、更新後も従来通りの契約内容となる旨の報告がなされた。議長が本議案の承認を諮ったところ、出席組合員の議決権の賛成多数で、原案通り承認された。
　　＊契約金額　月額３０９，３００円（税抜き）
　　＊契約期間　平成２１年１月１日～平成２１年１２月３１日

（４）総会終了宣言

※報告事項　ガス会社変更に関する検討経緯について
　　　総会終了後、理事会で検討を行ってきた管理組合で契約しているガス会社の変更提案に関する検討経緯について報告がなされた。意見交換の後、今後、下記方法に基づき継続検討していくこととした。
１、 居住者の安全性の確保を第一に考え、点検内容、金額、ガス警報器のメーター連動など現在曖昧となっている事項を明解にする。
２、 契約条件を明解にした上でガス会社変更を視野に入れ、理事会で今後の審議を進め、説明会等の開催を行う。

　本総会の議事並びに経過が正確であることを証するため、議事録を作成し議長および議事録署名人はこれに署名押印する。

平成　20年12月5日

管理組合
　　　　　議長： 　　 　　 印
　　　　　議事録署名人： 　　 　　　印
　　　　 議事録署名人： 　　 　　　　　印

定期総会の開催時間変更について

年間行事予定表に今期の定期総会が11/30　10:00-12:00となっておりますが、会場手配の都合から、17:00-19:00に変更になりましたので取り急ぎお知らせします。

詳細につきましては、総会議案書が各戸に配布されますのでご確認下さい。

窓ガラスの熱割れについての調査アンケート

当理事会に居住者より窓ガラスの熱割れがあった報告がありました。
熱割れしてしまったガラスの補修費用については共用部保険対象になっており保険適用で対応しましたが、理事会では他の居宅でも窓ガラスの熱割れが発生している可能性を考慮し、アンケートにて窓ガラスの熱割れが発生しているかどうかの状況を確認することに致しました。
窓ガラスの熱割れは、冬から春にかけて発生しやすく、日光の直射により窓ガラスの周辺部と中央部の著しい温度変化により起こりうる現象で、窓ガラス付近に暖房器具などを置いた場合にも発生することがあります。
窓ガラスに熱割れが起こると、ガラスの中央部にヒビが発生します。普通のガラスより網入りガラスに発生しやすい傾向があります。
上記内容に該当する方は、部屋番号・氏名・詳細（状況・場所・時期、写真添付）をご記入いただき、５月６日までに各棟の管理室メールボックスへ投函してください。
後日、調査員による現状の確認を手配します。（故意による破損は個人負担となりますのでご理解ください。）

（記入例）
○今年の冬頃から窓ガラスの中にヒビが発生した。
○リビングルームのガラスの中央部にヒビが入っている。

明日は臨時総会＋理事会です。

明日、臨時総会があります。10時～　山下みどり台小コミュニティハウス

3/14現在、出欠表の提出は31戸となっています。
大規模修繕工事で貯まったポイント残高がわかりました。
追記>ポイント残高が判明しました。
447ポイント：@200円=89400円分あります。

第２３期 第１回臨時総会のご案内

第２３期 第１回臨時総会のご案内
拝啓　皆様方には益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。日頃はマンションの管理に関し何かとご協力を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、管理規約第４１条第４項により、第２３期第１回臨時総会を召集いたします。ご多用中とは存じますが万障お繰り合わせの上、ご出席下さいますようお願い申し上げます。
敬具
日　　時　　平成２０年３月１６日（日）午前１０時～
場　　所　　山下みどり台小学校コミュニティハウス

議　　案　　第１号議案　防犯カメラ運用細則（改正案）承認の件
　　　　　　第２３期理事会において、運用細則（一部追加）、リース料金の調整及び防犯カメラ設置箇所の検討を重ね、3月中の工事を予定しております。
※運用細則の追加した部分について以下太字で記載しております。
第１条（趣旨）
この細則は、シティパル藤が丘団地管理規約（以下「規約」という。）第１６条（附属規定）の規定に基づき、防犯カメラの設置及び管理、運用に関し、必要な事項を定めるものとする。

以上の変更につき、ご承認をお願いいたします。

５年リース：６台設置（８台まで設置可能） 月額２８，５００円（税別）
※点検については、無償保証期間内に延長するかどうかは決定するものとする。
※また、設置箇所等については、理事会に一任をお願いします。
※別紙防犯カメラ運用細則をご確認ください。
　
　第２号議案　ペット飼育細則承認の件
第２２期定期総会にて、ペット使用細則記載内容一部変更注※とのご要望があり、記載されている内容の改善として新規にペット飼育細則を作成いたしました。
別紙、飼育細則をご確認いただき、ご提案しますのでご承認御願いいたします。
※ 詳細は、第22期定期総会議事録をご確認ください。　

　第３号議案　エレベーター内籠フィルム張り替え工事の件
エレベーターの内壁は傷による汚れで見栄えが悪く、内装フィルム張替え修繕実施するため、理事会にて検討してきました。その結果、内籠壁面のフィルム修繕によりマンションのリニューアルイメージにつながる色（明瞭な木目調の色合い等）への変更を計画しております。
色見本を数種類用意し、工事前に各棟エントランスに掲示し、最も多い色を採用する方向で、臨時総会にて審議事項としました。
見積金額は、現在取得中です。（10万円～15万円以内と思われますが、昨年の大規模修繕工事で貯まったポイントで一部充当するため実質支払い金額は下がります。）

追記>ポイント残高が判明しました。
447ポイント：@200円=89400円分あります。

注）
1. 総会にご出席の方は別紙の出席通知に部屋番号、氏名を記入の上ご提出ください。
2. 総会にご欠席の方は別紙の委任状にて代理人を指名するか、議決権行使書によって議決権を行使するかを決めて、いずれかに必要事項を記入、捺印の上ご提出ください。
3. 出席通知等は３月１４日（金）までに管理室までご提出ください。各棟集合郵便受けの管理室ポストもしくは管理組合ポストに投函して下さい。外部区分所有者の方は、3月１２日（水）までに郵送して下さい。
4. 当日総会にご出席の際は、議案書、配布資料および管理規約集をご持参ください。

居住者親睦会を開催しました

当初の予定通り、居住者間の親睦を図る施策として、昼食会を開催しました。
事前に出欠を取り、参加は、9戸13名でした。
過去には、草刈作業の後などに親睦会を開催したこともありましたが、作業後疲れた後に親睦会も大変という意見があり、今回は単独で企画したのですが、思ったほど参加していただけず残念でした。
管理会社のフロント担当が変更になりましたので、新任の紹介と前任者へのお礼を兼ねて招待しました。

土日が仕事という方は、殆ど行事には参加できない状態です。今回事前告知及び費用組合負担としたのでスケジュールを調整してもらえると思ったのですが。（年明けで色々予定が詰まってたという事でしょうか）

当マンション管理組合は、自治会組織がなく、あまり居住者交流のイベントがありませんでした。マンションの居住目的、形態も多様になってきており、今後、高齢化が進んでいくので、各世代間の横のつながりが重要です。今後も継続してこういった企画を継続して行きたいと思っています。

平日夜開催というのも視野に第2回を検討していきたいと思っています。

親睦会後、隣のボーリング場で汗を流し交流を更に深めました。（プレー代は自己負担で9名参加）

新年明けましておめでとうございます

区分所有者、居住者の皆様

新年明けましておめでとうございます。
本年もどうぞ宜しくお願い申し上げます

1/20(日)には、居住者親睦会を初開催致しますので皆様のご参加をお待ちしております。

定期総会議案書訂正のご案内

第22期定期総会議案書訂正のご案内（お詫び）

拝啓
時下ますますご清祥の段、お慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
早速ですが、先日配布いたしました「第２２期定期総会開催のお知らせ」に誤りがございましたので、訂正し、お詫びいたします。
敬具

訂正箇所

１．「第２２期定期総会開催のお知らせ」
　【第１号議案】第２２期事業報告及び収支決算報告承認の件
　　別添『管理組合　議案書及び第２１期決算報告書』ご参照下さい　　
　　　⇒『管理組合　議案書及び第２２期決算報告書』ご参照下さい

　【第２号議案】第２３期事業計画及び収支予算（案）承認の件
　　別添『管理組合　第２２期事業計画及び『収支予算（案）』ご参照下さい
　　　⇒『管理組合　第２３期事業計画及び『収支予算（案）』ご参照ください

【第７号議案】自動販売機の設置承認の件
　別添議事要領をご参照下さい
⇒別添議案要領をご参照下さい

２．第２２期定期総会議案書（議案要領）
　第１号議案　第２２期事業活動報告及び収支決算報告の件
　　第２２期事業計画及び第２２期収支決算につき、次のとおり報告します。
　Ⅰ.第２１期事業活動報告（事業期間平成１８年１０月～平成１９年９月）
⇒第２２期事業活動報告（事業期間平成１８年１０月～平成１９年９月）
　

　３号議案　第２３期　理事候補選任の件

第２ブロックの表記漏れがありました。

以上
訂正のご案内は、22日に各戸に配布します。
（自販機の提案書も配布予定です）

第22期第1回臨時総会が開催されました。

告知の予定通り、臨時総会が開催されました。

今回は、2回目の大規模修繕工事予算の承認が議案となっており、多くの方の参加を頂きました。

議事録は早急に作成し、掲示、配布予定です。

速報レベルで結果をお伝えしますと、
出席14、議決権行使8、委任9で反対0で可決となりました。

新年明けましておめでとうございます。

新年明けましておめでとうございます。
今年も宜しくお願い申し上げます。

今年は、是非とも、直結増圧給水方式への変更と大規模修繕の一部を並行して実施するべく、大規模修繕委員会を設置して集中的に検討をしていきたいと思っております。

皆様のご協力をお願い申し上げます。

1月21日(日)　PM2:00-PM4:00に第1回大規模修繕委員会を開催します。

現在の建物の状況と概算見積について説明及び検討を行ないます。
居住者の方で関心ある方は、是非ご参加下さい。

第２１期定期総会議事録

＜各区分所有者には別途配布いたします＞

第２１期定期総会議事録
１．開催日時　　　平成１８年１１月２６日（日）　１７時１０分～１９時
２．場所　　　山下○○○台小学校コミュニティハウス
３．議　　　案　　　
第１号議案　第２１期事業報告及び収支決算報告承認の件
第２号議案　第２２期事業計画及び収支予算（案）承認の件
第３号議案　第２２期管理組合役員選任の件
第４号議案　現管理委託会社（○○○○株式会社）との管理委託契約更新承認の件
第５号議案　管理規約改正の件（特別決議事項）
４．出席者　　　組合員総数　３９名　　総議決権数　３９の内
（最終集計）
(1)出席組合員数：２０名、その議決権数：２０
(2)議決権行使書：　２名、その議決権数：　２
(3)委任状提出数：１１名、その議決権数：１１　　　　　　　　　　　　　　　　
(4)合計出席者数：３３名（８４．６％）、その議決権数：３３（８４．６％）

５．総会次第
総会の開催前に、斉藤市議会議員から以前署名したバス路線の拡伸の進捗状況について説明がありました。
(1)総会成立宣言
管理規約第４５条により、本総会は有効に成立する旨報告
(2)議長就任
管理規約第３９条により、○○理事長が議長に就任
(3)議事　
第1号議案　第２１期事業報告及び収支決算報告承認の件
議長の指名により、管理会社から事前に配布された議案書に基づき、第２１期事業報告及び収支決算報告
が説明された。その後、議長より、管理組合の事業活動に関する補足の説明が行われた。
監事から、会計及び業務監査を行った結果、いずれも公正かつ適切に処理及び執行された旨を証する報
告がなされた。質疑応答の後、議長が本議案の承認を諮ったところ、出席組合員の全員の賛成で、原案通り承認された。
議決権行使書及び委任状を含む出席組合員の賛成議決権数３３　反対：０

なお、審議中に次の質疑応答がありました。
Ｑ．植栽保守費から支出されている「お礼」「運搬費」はどういったものですか？また親睦会は何名位参加されたのですか？
Ａ．「お礼」は植栽の専門家に木の伐採を依頼したお礼として支払ったものです。また切った木等を運ぶため、運搬費としてレンタカーを借りました。親睦会は正確には、覚えていませんが、１０名程度ご参加いただきました。（詳細はホームページをご参照下さい）

第２号議案　第２２期事業計画案及び収支予算案承認の件
議長の指名により、管理会社から第２２期事業計画案、第２２期収支予算書に基づいて第２２期の事業計画、予算の説明がなされた。
質疑応答の後、議長が本議案の承認を諮ったところ、出席組合員の議決権の全員の賛成で、原案通り承認された。
議決権行使書及び委任状を含む出席組合員の賛成議決権数３３　反対：０
第３号議案　第２２期管理組合役員選任の件
議長より、第２２期管理組合役員就任候補者の紹介がなされ、承認を諮ったところ、出席組合員の議決権の全員の賛成で、原案通り承認された。
　議決権行使書及び委任状を含む出席組合員の賛成議決権数３３　反対：０
　なお、選任された方々は次のとおりです。
第２２期管理組合役員
理 事 長　　　　　○○　○○（１－２０２号室）
副理事長　　　　　○○　○○（２－２０１号室）
会計理事　　　　　○○　○○（２－２０４号室）
理　　　事　　　　○○　○○（１－４０４号室）
理　　　事　　　　○○　○○（２－２０３号室）
理　　　事　　　　○○　○○（１－６０５号室）
監　　　事　　　　○○　○○（２－４０４号室）　　（敬称略）
※役職は総会終了後、第１回理事会にて互選により決定しました。

第４号議案　○○○○株式会社との管理委託契約更新の件
事前に配布された管理委託契約の重要事項説明書に基づき、管理会社から従来契約からの変更点等の説明がなされた。その後、議長が本議案の承認を諮ったところ、出席組合員の議決権の半数を超える賛成で、原案通り承認された。
議決権行使書及び委任状を含む出席組合員の賛成組合員数３３　反対：０

第5号議案　管理規約改正の件（特別決議事項）
　議長より、予め配布された議案要領、改正案比較表に基づいて管理規約改正の件の説明がなされた。質疑応答の後、議長が本議案の承認を諮ったところ、組合員総数、議決権総数のそれぞれ4分の3以上の賛成で、原案通り承認された。
議決権行使書及び委任状を含む出席組合員の賛成組合員数３３　反対：０

なお、審議中に次の質疑応答がありました。
　Ｑ．改正案第１８条（専有部分の修繕等）の条項が新設されていますが、どこまでの工事が対象になるのか？
Ａ．使用細則等により、後日審議の上、ガイドラインを決定します。
　（工事申請の対象は、基本的には、外部から工事業者が入り、隣接住戸に騒音が及ぶ工事）
　　
（４）総会終了宣言

総会終了後、駐輪場の変更希望について抽選ということにしていましたが、変更希望者がいなかったため、そのまま継続とすることとしました。後日、22期用の駐輪場シールを配布いたしますので、貼替えをお願いします。

　本総会の議事並びに経過が正確であることを証するため、議事録を作成し議長および議事録署名人はこれに署名押印する。

平成　18年　11　月　28　日

○○管理組合
議長： 　　 印
議事録署名人： 　　　印
議事録署名人： 　　　　　印

マンションでの光インターネット接続について

当マンションでは、現在1社による、光インターネット接続が提供されております。
（方式は、電話線利用によるVDSL　100Mタイプ）

ある居住者の方が、別のプロバイダで光ファイバーを宅内まで引き込むタイプでの契約をされたとの事で工事申請がありました。
今回の申請は、共有部に機器の設置のないもので、配管に0.6mmの光ファイバーを通すだけとの事。（個人宅向けのファイバー接続扱いでマンションの3Fまで利用可能のようです。）

以前、最初に導入した際も、手続き的に管理組合で承認を取るまでに時間がかかりました。

最近はどうなっているか調べてみましたが、マンションによってまちまちのようです。

http://www.geocities.jp/himazu/2005/condo-bb/

今後の対応を含めて理事会等で検討を進めたいと思います。

定期総会無事終了

第21期定期総会は、予定通り行なわれました。
詳細内容については、別途議事録を作成し掲示致します。

速報レベルでお伝えしておきますと、
出席　20　委任状11　議決権行使書　2　=　計33
各議案とも出席者全員の賛成の元決議されました。

特別決議事項の管理規約改正について質疑

1.　共用部分に保険がかけられているが、ガラス、網戸、錠前などが含まれているが、壊れてしまった場合、保険対象になるのか？
A:（管理会社より）共用部の保険については、賠償責任保険の範囲で支払われるものであり、経年劣化や故意などの破損については、対象外となります。

2.　専有部分のリフォームについての規定が新設されているが、事前に工事申請書、図面などの提示が求められている。使用細則が決まっていないので不安。
A:　（理事長より）今回は、規約改正が先行しているが、条文については、国土交通省が制定した標準マンション管理規約をベースにしており、将来のトラブルなどに対応するために規定されているので、基本的にはそれを踏襲した形で規定し、詳細の使用細則が制定されるまでは、今までのルールを適用する。別途、細則については、理事会で協議し、早急に制定する。

以上

総会出欠提出状況

今週日曜の定期総会の出欠票提出期限は本日までとなっています。

22時現在での提出状況をお知らせします。

1号棟　19戸中　出席5　欠席4
2号棟　20戸中　出席5　欠席6
計　　39戸中　出席10　欠席10

未提出の方は、至急提出をお願いします。

第21期定期総会の案内を各戸に配布しました。

11月26日(日）PM5より開催予定の定期総会の案内及び議案資料を各戸に配布しました。
（掲示板にも掲示）
当日は、駐輪場の抽選、理事会も併催します。
詳細は、配布資料をご覧下さい。

今回は、特別決議事項がありますので、欠席の方は、委任状もしくは、議決権行使書のご提出を必ずお願いします。