日本の会社や組織の会議は、ムダが多いと言われています。
ダラダラ、長時間やっても結論も出ないことも多々あります。
会議に出ても何も発言しない人、否定的な意見しか述べない年配者、論点を外した意見だけを言う人、ただ声の大きい人、決めたことについて何もアクションを起こさない人・・・人生いろいろです（笑）。
組織の生産性を上げるために会議を減らしていこうという動きもあります。
ただ、複数の人たちを動かし、目標に向けてチカラを合わせていくためには、効率的、効果的な会議をやることは必要不可欠です。
そういえば、学生時代も会社組織に入ってからも、会議のトレーニング、訓練を受けた人は少ないと思います。
ちょっとした工夫で、会議を効率的、効果的に進めることは可能です。
大前提として、「会議」の目的は、メンバーの意見を出し合い、行動計画を決めて、実際にアクションを移すこと、さらに振り返りを行い行動計画を微修正していくということです。
目的と手段を混同させると、長時間のダラダラ会議、報告だけの会議（紙を読めば分かる内容）、結論の出ない会議、合意の取れない会議になりがちです。
会議には、「報告」「意見出し」「議論と決定」「調整」「振り返り・反省」「その他」の機能があります。ただの「連絡」は会議とは言えません。
今まで、無数の会議をやってきました。
経験した実証済みのポイントは、次のとおりです。
会議の達人７か条
１ 会議の時間は１時間以内とする。
２ 事前に議題（アジェンダ）を配布する
３ 全員が発言（発言しない人は何も仕事をしていない人）
４ ファシリテーターを機能させる
５ ホワイトボードを活用する
６ 必ず結論（暫定的でも）を出す
７ 会議で決めた合意は必ずアクションを伴うものであること
特に、ファシリテーションとアクションラーニングについては、知っておくだけで会議の進め方が変わってきます。
ファシリテーションは、中立的な立場で会議参加者の意見を引き出し、まとめる技術。
会議を安心、安全な場とするファシリテーターの持つスキルです。
ホワイトボードに参加者の意見を書き出し、整理、構造化していく技術を有しています。
ファシリテーターは自らの意見は出さず、結論決定や決めつけも行いません。
参加者全員が自由に発言できる「場」づくりのスペシャリストともいえます。
役職・ポジションのある管理監督者に限らず、一定の訓練を受けたファシリテーターがいれば会議が盛り上がります。
アイスブレイク、アクティビティ、ワークショップなどの手法を知っているファシリテーターがいれば、会議に気持ちよく参加できます。
小職は、かって会議の議長を新入職員、中堅職員も含めて持ち回りで開催したこともありました。
最初は大変でしたが、半年も経つとファシリテーション・スキルが上がっていきます。
もう一つはアクションラーニング。
この考え方は、1990年代に米国で発明された方法論。
チームで進める、１たす１を３にも５にもする組織開発（ＯＤ）手法です。
「質問・問いかけ」→「振り返り」→「対話」→「学習」というループを回し続けていきます。
コンサルタントの清宮普美代さんは、「質問会議」というアクションラーニングを提唱しています。
トヨタやＮＴＴ、ゼロックス等でも採用されているとのこと。
質問会議は、「質問」と「答え」を繰り返すことだけで進めて行きます。
自発的、あるいは思いつきの意見を出してはいけないことが原則です。
時間は１時間、アクションラーニングの訓練を受けたＡＬコーチがファシリテーターになって進めて行きます。
こうすることにより、全員に心理的安全性を確保し、問題解決、課題解決に集中した会議を展開することが出来ます。
声だけ大きい、何も意見を言わない、論点を外す、決まったのに何もしない・・・といったことを排除でき会議をスムーズに進めることが出来ます。
つまり、会議と行動をセットすること、実践知の集約することが目的となります。
会議の達人になることは、やはり訓練と場数が必要です。
会社組織以外でも、学校や町内会、ボランティアやスポーツチームでも「会議」があります。
会議のスキルに磨きをかけることはコミュニケーションスキルを高めることにも繋がります。
良き会議は、チームの絆、団結力、チームワークを深めていきます。
