連絡方法の妙案は・・・・

何の会でもそうですが、一番大変なのは会議や諸行動の連絡。
私が会長を務めている団体では、会員が多い時には１４０人。その方たちへの連絡は８名の役員で漏れがないよう行っていました。
しかし現在に至っては、役員・会員ともに高齢化しているため、私が現在、１００人を越える方々に案内状でもって連絡をしています。会費をいただいているのに、連絡をしない、連絡し損ねたでは申し訳が立ちません。会費を貰っている団体での私の配布数は月に１８０ほどですね。毎月のように配布しています。
学校ＰＴＡでは、子どもたちを通じて保護者に連絡。公民館・自治会では、回覧板で連絡。市役所や公的機関などは広報で連絡。議会では、ファックスと郵便で連絡といった具合に、それぞれに連絡方法を持っています。
ここで問題となるのは、地域も職場もつながりがない団体では、電話、ファックス、メール、郵便のいづれかの方法になると思います。案内状の手配りとなったら、配達できる人とできない人が必ず出てきます。陸上協会では、小学校区単位に連絡員を配置し、案内状とかの配布をしてもらっています。
いづれにせよ、電話、ファックス、メール、郵便となったらお金がかかります。そこ２～３人ならばそうでもないですが、２０～３０人のグループとなったら大変です。そうなれば、役員のなり手はいないですよね。
電話での連絡網を作ればよいかもしれませんが、最後までに回る間に間違いで回ったり、連絡をしてもなかなか電話を取らないという問題も出てきます。
事務所に今月の行事を掲示して、会員が見に来るという方法は意識の向上にもつながりますし、役員の負担も軽減されますし、良いのではないかと思います。『見に来なかったあなたが悪い』で済むのではないでしょうか。
連絡待ちの姿勢ではなく、自分で動き確認することが活動を長く続けることにつながるのではないでしょうか。

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