並べ変え

データベースで名前の並べ替えを設定してもうまくいかないという質問を受けました。

並べ替えにおけるデータの大小関係は、コンピュータの内部で使用される文字コードによって変わります。
シフトJISコードを採用しているパソコンで昇順に並べ替えると、ひらがなのほうが先に並び、漢字は音読み五十音順に並びます。

名前で並べ替えたいときは、新たに「ふりがな（フリガナ）」の項目を追加して並べ替えるのが普通です。

年月日を和暦で表示する

日付／時刻型のフィールド値を和暦の年月日で表示できます。

代表的な和暦の表示方法として、次の２パターンの指定方法があります。

・ge\/mm\/dd
・ggge\年mm\月dd\日

●適用方法
・日付／時刻型フィールドの「書式プロパティ」に記述します。
　テーブル、クエリ、フォーム、レポートに利用できます。

●使用例

適用前→2006/03/01

適用後
　『ge\/mm\/dd』→H18/03/01
　『ge\/m\/d』→H18/3/1
　『ggge\年mm\月dd\日』→平成18年03月01日
　『ggge\年m\月d\日』→平成18年3月1日


テーブルで指定した書式は、フォームやレポートの新しいコントロールにも適用されます。
ただし、フォームやレポートで新たに書式を設定した場合は、そちらが優先されます。

オブジェクトの依存関係

データベースを開発しているうちに、オブジェクトはどんどん増えていきますね。
グループを作って整理するというのも便利ですが、どのオブジェクトがどれと繋がっているのか分からなくなってしまう事も考えられます。
また、不用になったクエリをうっかり削除してしまうとレポートが壊れてしまったりしてしまいますね。
こんなとき、データベース ウィンドウで選択したオブジェクトの依存関係情報を表示することができます。

特定のオブジェクトを使用するオブジェクトの一覧を参照すると、長期間に渡ってデータベースを保持したり、レコード ソース が見当たらないというエラーを避けたりすることができます。
たとえば、クエリを削除する前にデータベース内のどのオブジェクトがこのクエリを使用しているのかを確かめることができます。
こうすれば、依存しているオブジェクトを変更して依存関係を削除するか、依存しているオブジェクトを削除してから、クエリを削除することができます。
依存しているオブジェクトの完全な一覧を参照すると、時間を節約し、エラーを最小限に抑えることができます。

選択したオブジェクトを使用するオブジェクトの一覧を参照する以外に、選択したオブジェクトで使用されているオブジェクトを参照することもできます。

依存関係情報は、Access データベースのテーブル、クエリ、フォーム、およびレポートに対してだけ生成できます。
しかし、デザイン ビューでオブジェクトを開く権限がない場合には生成できません。
また、Access プロジェクト、データ アクセス ページ、データベース内のマクロとモジュール、名前の自動修正機能によってサポートされないオブジェクト (ユニオン クエリ、データ定義クエリ、パススルー クエリ、およびサブクエリを含むアクション クエリや SQL 固有のクエリなど) に対しては生成できません。

◆オブジェクトの依存関係を表示する方法
※オブジェクトが開いている場合、Access で正確な情報を生成するには、オブジェクトを保存して閉じる必要があります。

１．[表示] メニューの [オブジェクトの依存関係] をクリックします。
２・[オブジェクトの依存関係] ウィンドウに、選択したオブジェクトを使用するオブジェクトの一覧が表示されます。

３・選択したオブジェクトによって使用されているオブジェクトの一覧を表示するには、ウィンドウ上部にある [このオブジェクトが依存するオブジェクト] をクリックします。
４．[オブジェクトの依存関係] ウィンドウに、選択したオブジェクトによって使用されているオブジェクトの一覧が表示されます。

５．ウィンドウの一覧にあるオブジェクトの依存関係情報を表示するには、オブジェクトの横の展開アイコン (+) をクリックします。


隠しオブジェクトは、[オプション] ダイアログ ボックスの [表示] タブで [隠しオブジェクトの表示] チェック ボックスをオンにすると、一覧表示されます。


Access 2003 では、名前の自動修正 機能によって保持されるオブジェクト名の割り当て情報を探すことによって、依存情報が生成されます。名前の自動修正情報のトラック機能が無効になっている場合、依存情報を参照することはできません。

（※依存情報を参照するには、名前の自動修正情報のトラックが有効になっている必要がありますが、名前の自動修正の実行が有効である必要はありません。）

依存関係情報を表示するには、[名前の自動修正情報をトラックする] チェック ボックスをオンにする必要があります。

(名前の自動修正 : フォーム、レポート、テーブル、クエリ、またはフィールドの名前や、フォームやレポートのコントロールの名前を変更するときによく起こる副作用を自動的に修正する機能です。ただし、名前の自動修正では、名前を変更したオブジェクトへの参照をすべて修復することはできません。)

データベースの共有

社内LAN環境でデータベースを共有するにはどうすればよいかとの質問です。
ネットワーク環境にあるコンピュータを利用して、1つのデータベースを複数のユーザーで使用する場合があります。
このような使用方法を「マルチユーザー」と言います。

マルチユーザーでデータを共有するには以下の方法があります。
■データベース全体を共有する
データベースをネットワークサーバーまたは共有フォルダに配置し、全てのユーザーが同じデータベースを使用する。

■データベースのテーブルのみ共有（リンク）する
ネットワーク上のサーバーにテーブルのみのデータベースを置き、ユーザーのコンピュータ上のデータベースには、テーブルへのリンク、および他のデータベースオブジェクトをそれぞれ作成する。

■インターネットまたはイントラネット環境を利用する
ＨＴＭＬ形式で出力したデータベースオブジェクト、及びデータベースアクセスページをＷｅｂサーバーに置き、Internet Explorerなどのブラウザを使用して表示する。

共有の方法を選択する場合の一般的な例は以下の通りです。
■全てのユーザーのデータベースの使い方が同じである場合は、データベース全体を共有する。

■ユーザー側で、フォーム、レポート、及びその他のオブジェクトを自由にカスタマイズし、データベース全体を共有するよりもネットワークに対する負担を少なくするにはテーブルのみ共有（リンク）する。

■ユーザーがモバイルコンピュータなどで外出先からデータベースにアクセスする場合は、インターネット環境を利用する。

テーブルのアタッチとは？

「テーブルのアタッチ」とは「テーブルのリンク」ですね。

ちなみに、リンクとは、Access アプリケーションから他のアプリケーションのデータへの接続を作成し、両方のアプリケーションでデータを編集できるようにすることです。
また、他の Access データベースのテーブルとの間にリンクを設定し、他のデータベースを開かずに、カレント データベースからそのテーブルのデータを操作することもできます。

テーブルにリンクが設定されると、オブジェクトアイコンには→が表示されます。

データベース内のリンク テーブルの情報を表示するには、「リンク テーブル マネージャ」を使います。
「リンクテーブルマネージャ」を表示するには、リンクされたテーブルを右クリックし、ショートカット メニューより [リンク テーブル マネージャ] をクリックします。


データベースでは、「アタッチ」「デタッチ」という表現が良く使われますね。
「アタッチ」そのものの意味は「付加」「接続」と言う事でしょうか？
「デタッチ」とは「切り離す」ことですね。

詳しくはこちらを参考にしてみてください。

Access 2.0 のデータを Access 2000 にアップグレードしたい

Access 2.0 から Access 2000 への変換は、16 Bit で作成されたコントロールで現在廃止されたものが存在します。
大きな変更点としては、Access Basic が VBA に変更になった点、
また、文字列の取り扱いが ANSI から Unicode に変更になった点などが挙げられます。
従って、それらの修正作業が必要となります。

修正作業は、まずデータ変換時にエラーとなる部分の修正を行い、そののちデータ変換作業を行います、最後に、実行時エラーとなる部分の修正を行います。

詳しくはこちらを参考にしてください。

また、過去バージョンの Access ファイルを変換する方法についてはこちらを参考にしてください。

データベースファイルの修復

ファイルが壊れてしまった場合や予期しない動作を示す場合、ファイルを修復することができます。

【ファイルの修復手順】
1.メニューの「ツール」から「データベースユーティリティ」を選択し「最適化/修復」をクリックします。
2.「最適化データベース」ダイアログボックスで修復するファイルを選択し「最適化」をクリックします。
3.「最適化データベース」ダイアログボックスで最適化後のファイル名や保存場所を指定します。
4.「保存」をクリックします。


ただし、状態によってはデータを回復できず、ファイルを作成しなおさなければならない場合もあります。

「リレーションシップ」ツールバーの「レイアウトのクリア」ボタンについて

これは、特定のテーブルに定義されているリレーションシップを表示するために使うことができます。

【手順】
「レイアウトのクリア」ボタンをクリックしますと、表示されているリレーションシップのレイアウトがクリアされます。
この操作では、テーブルやリレーションシップは、リレーションシップウィンドウから削除されるだけで、データベースからは削除されません。

テーブルをもう一度表示するには、ツールバーのテーブルの表示ボタンをクリックし、テーブルを追加します。
次に、ツールバーの(直接リレーションシップの表示) をクリックします。

インデックスとは

テーブルの中のレコードをそのまま利用するだけなら問題ないのですが、
例えば「住所が茨城県の顧客だけ表示させたい」とか「取引額が多い順に顧客の一覧を出したい」とか、
こういうリクエストに答えるのが「クエリ」の仕事なのですが、テーブルの中のレコードは、データが取り出しやすいように整列しているわけではありません。
主キー以外の条件でデータを取り出したり並べ替えたりする場合、少しでも早く並べ替え終えて結果を表示してもらえるよう、
テーブルの中にも多少の工夫をする必要があります。
特にレコード数が5,000件10,000件と多くなってくると、目に見えて処理速度は遅くなるものなのです。
そこで用意されている機能のひとつに「インデックス」というものがあります。
私たちが普段読む本の中には、目次以外に「索引」というものが付いている場合があります。
目次を使って第1章からずーっと項目を見ていくより、探したいキーワードでページを探した方が速い場合があります。
でも、それは、作者が「こういうキーワードで探したい人がいるのじゃないかな？」とあらかじめ予測して、索引を作ってくれているから
実現することであって、索引に乗ってないキーワードで探したいなと思っても、その場合は1ページ目から丁寧に読んでいくしかないです。
インデックスは、その索引みたいなものです。
テーブルにあらかじめ「このフィールドで並べ替えとかするかもしれない」と言付けておくわけです。
画面下のプロパティ欄の一番下に「インデックス」というプロパティがあります。
通常、特殊なフィールドを除いて「いいえ」という状態になっています。
インデックスの指定がなされてない、という意味です。
ここを「インデックスあり」に変更すれば、設定完了です。
重複ありとなしがあります。
これは、主キーの考え方と同じです。
「そのフィールドに、同じ値が2度以上入力される可能性があるなら（重複あり、同じ値が絶対入らないなら（重複なし）」という基準で選びます。
異なる値が多いフィールドにインデックスを付けると、検索や並べ替えをすばやく行うことができます。
テーブルに追加クエリを用いて他のテーブルから新しいレコードを追加する場合には、通常は処理した順に新しいレコードが追加されますが、一度に数レコードを追加する場合には、キーとなるフィールドにインデックスを設定しておかないと、一度の処理の中で順番がばらばらになることがあります。
元のテーブルのレコードの主キーフィールドの値が順に、１、２、３、４、５となっているものを別のテーブルに追加した場合に１、３、２、４、５となったりするので、注意が必要です。
インデックスを付けると、検索や並べ替えをすばやく行うことができますが、追加クエリなどの一部のアクション
クエリの処理速度が遅くなる場合があります。
インデックスを付けることができるフィールドのデータ型は、テキスト型、数値型、通貨型、オートナンバー型、Yes/No型、日付/時刻型です。なお、主キーになっているフィールドは、オプションで設定しなくても自動的にインデックスが付けられます。
要するに主キーもINDEXの1つと言う事なのですね。
インデックスとは書籍の索引のようなもので、これにより知りたい情報がどこにあるのかすぐに調べることができるようになります。
つまり、フィールドにインデックスを設定すると特定のレコードを検索して探し出したり、並び替えたりする場合にACCESS内部の処理が速くなります。
ただし、インデックスを設定しなくても検索や並び替えができないということはありません。

インデックスとは、データを効率よく検索するために、テーブルとは別の領域に格納された、その名のとおり索引データの集合のことです。

Ａｃｃｅｓｓのデータをメールに添付したい

Accessで作成したデータを添付ファイルとして送信する場合のファイル形式は次の2つです。

１．HTML形式
２．スナップショット形式

【手順】
　１．オブジェクトを選択します。
　２．[ファイル]をクリックします。
　３．[送信]をポイントし、[メールの宛先〈添付ファイル〉」をクリックします。
　４．《送信》ダイアログボックスが表示されます。
　　　〈ファイル形式の選択〉の一覧から《HTML》または《Snapshot Format》を選択します。
　５．[OK]をクリックします。
　６．「宛先」　「件名」　「本文」を入力して送信します。


スナップショットファイルの注意点
　　スナップショット形式で送信できるのは「レポート」だけです。
　　メールの受信者のパソコンに「スナップショットビューア」がセットアップされている必要があります。
　　スナップショットビューアを使うとAccessをセットアップしていなくてもAccessのレポートを表示したり、印刷したりできます。