ファイルの暗号化

最近の講習会では、セキュリティ対策についての質問を多く受けるようになりました。
大切な電子データを守るためにも、ファイルの暗号化は必須ですね。

Office XP/2003では、ExcelやWord、PowerPointで作成したファイルを暗号化することができます。
暗号化することによって、データの守秘性を高めることができます。

暗号化には、２つ方法があります。

１．ファイルを編集状態で暗号化する
２．保存する場合に暗号化する

★ここでは、ファイルを編集状態で暗号化する場合を説明します。

１． ファイルを開き、［ツール］メニューの［オプション］を選択します。

２．［セキュリティ］タブを選択し、［読み取りパスワード］ボックスにパスワードを入力して、［詳細設定］ボタンをクリックします。

３．［暗号化の種類］ボックスで、使用する暗号方式を選択し、［キーの長さ］ボックスに暗号キーの長さを指定します。

４．［ドキュメントのプロパティを暗号化する］チェックボックスをオンにして、［OK］ボタンをクリックします。

５．[オプション］ダイアログボックスの［OK］ボタンをクリックします。

６．[パスワードの確認］ダイアログボックスで読み取りパスワードを再入力して、［OK］ボタンをクリックします。


パスワードを入力するだけでは暗号化ではありません。
必ず「詳細設定」から「暗号化の種類」を選択してください。
また、キーの長さは128以上あれば安心といわれています。
暗号化すると、Office 2000以前のバージョンではファイルを開くことができません。

受信したメールを日本語に翻訳したい

Outlook 2003では、Microsoft Office 2003に用意されている二か国語辞書とWeb上の翻訳機能を使った翻訳サービスを利用することができます。

選択した文字列の翻訳結果が「作業ウィンドウ 」に表示されます。

[手順]

１．メッセージの翻訳したい部分を選択して右クリックし、［翻訳］を選択します。

２．作業ウィンドウに、翻訳結果が表示されます。


作業ウィンドウをドラッグして列幅を広げると読み易くなります。
　

生年月日から年齢を計算したい

Datedif関数を使います。
この関数は指定された2つの日付の時間間隔数を返します。

今日現在で何歳かと計算したい場合は
　=Datedif(生年月日の入力されているセル番地,TODAY( ),"Y"）

同じように、入社年月日から現在までの勤続年数を求めることもできます。


この関数は、Excelに組み込まれていませんから、直接入力します。


「年齢計算ニ関スル法律」では、満年齢の前日に1歳が加えられる　となっています。
これに準じた場合、上記の計算式は、
=Datedif(生年月日の入力されているセル番地,TODAY( )+1,"Y"）
となります。

「使用可能」プロパティと「編集ロック」プロパティ

Accessの基礎として「プロパティ」」を理解することは、とても大切になります。
特に、この2つのプロパティに関しては資格試験などでの出題率も高いので、実際にフォームなどに設定して確認してみると良いでしょう。

・「使用可能＝はい」と「編集ロック＝はい」

　表示された値を選択し、コピーすることはできますが、値を編集することはできません。


・「使用可能＝はい」と「編集ロック＝いいえ」
　表示された値を選択し、コピーすることも編集することもできます。
　初期設定では、この設定になっています。


・「使用可能＝いいえ」と「編集ロック＝はい」

　表示された値を選択することもコピーすることもできません。
　また、編集することもできません。


・『使用可能＝いいえ』と『編集ロック＝いいえ』

　表示された値をコピーすることも選択することもできません。
　また、編集することもできません。
　さらに背景色と前景色がグレーになり、書式の設定が無視されます。