Wordの表に計算式を挿入する方法

Wordで作成した表のセルに計算式を挿入する方法について解説します。

■関数を使用した例

【手順】
1.結果が表示されるセルを選択します。

 　

2.[表ツール] の [レイアウト] タブの [データ] で [計算式] をクリックします。

　　　

3.[計算式] ダイアログ ボックスで、計算式を作成します。

　　　
 

4. [表示形式] ボックスの一覧で数値の形式を選択します。

 　

5.「OK」ボタンをクリックします。

　
 
これで、計算結果が表示されます。

■Wordで使用できる関数
　「関数貼り付け」一覧から選択できます。

　
 

・場所引数（LEFT、RIGHT、ABOVE、BELOW）を利用できる関数
　・AVERAGE（平均）
　・COUNT（数値の個数）
　・MAX（最大値）
　・MIN（最小値）
　・PRODUCT（積）
　・SUM（合計）

・場所引数の指定方法
　「SUM関数」を例に説明します。
　　
　　

※場所引数を利用する場合、エラーを避けるために、計算対象となる空のセルすべてに「０（ゼロ）」を入力しておきます。

■列参照、行参照を使用した例
計算式では、ブックマーク名を使用することで、ブックマーク付きセルを参照することができます。
また、計算式で列参照、行参照を使用することもできます。
使用できる参照の形式は、RnCnとA1の2種類です。

今回は「A1参照」で説明します。

　 

・参照の例
　
※計算式が含まれるセルは、参照を使用する計算の対象になりません。そのセルが参照範囲内にある場合、無視されます。

■計算式の結果を更新する
Wordでは、計算式の結果が計算されるのは次の場合です。
・計算式が挿入されたとき
・計算式を含む文書が開かれたとき

■計算式を手動で更新する
●.特定の計算式の結果を更新する
　次のいずれかの方法で更新できます。
　・計算式を右クリックし、「フィールドの更新」をクリックします。
　・「F9」キーを押します。

●表内のすべての計算式の結果を更新する
　・表を選択して、「F9」キーを押します。

●文書内のすべての計算式を更新する
　1.「Ctrl」キーを押しながら「Ａ」キーを押します。
　2.「F９」キーを押します。

※この手順を実行すると、計算式だけでなく文書内のすべてのフィールドコードが更新されます。

フィールドコードとは文字列、図、ページ番号などの情報(フィールド)を実行するための命令文のようなものです。差し込み印刷などでも使われています。

■計算式をロックまたはロック解除する
計算式の結果が更新されないようにロックすることができます。
・計算式を選択し、「Ctrl」キーを押しながら「Ｆ１１」キーを押します。

計算式のロックを解除することができます。
・計算式を選択し、「Ctrl」キーと「Shift」キーを押しながら、「F11」キーを押します。

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PDFファイルの作成

PDF（Portable Document Format ）は、ドキュメントの書式を維持でき、ファイルを共有できます。
PDF 形式のファイルは、オンラインで表示した場合も印刷した場合も、作成者の意図した書式が正確に維持されます。ビジネスでは欠かせないものになっていますね。

PDFファイルの作成方法は意外に簡単で、大きく分けて次の3つの方法があります。
1.文書をPDFにするには、Microsoft Officeなどのソフトが備えるPDFファイル作成機能を使う。
2.PDF変換ソフトを使う。変換ソフトは無料のものもあるので、手軽に利用できます。
　　（私のおすすめ無料ソフトは「Cube PDF」）
3.紙の書類をプリンター複合機やスキャナーなどを使って取り込み、PDFにする。
　　（最近の複合機はPDFファイル作成機能を備えているものがほとんどです。 ）

今回は、Offcie製品が備えるPDFファイル作成機能を説明します。
（Office2007からPDFファイルが作成できるようになりました。）

■Excel、Word、PowerPoint
PDFにしたい文書を開いた状態でおこないます。
（2007～2013バージョン共通の操作方法で解説しています）

1.[ファイル] タブをクリックします。

2.[名前を付けて保存] をクリックします。
（Excel 2013 で [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスを表示するには、場所とフォルダーを選ぶ必要があります。）

3.まだファイル名を設定していない場合は、[ファイル名] ボックスにファイル名を入力します。

4.[ファイルの種類] ボックスの一覧の [PDF (*.pdf)] をクリックします。

[発行後にファイルを開く] チェック ボックスをオンにします。

ドキュメントの印刷品質を高くする場合は、[標準 (オンライン発行および印刷)] をクリックします。
印刷品質よりもファイル サイズを優先する場合は、[最小サイズ (オンライン発行)] をクリックします。

5.[オプション] をクリックし、印刷するページを設定し、変更履歴を印刷するかどうかを選びます。
「ドキュメントをパスワード で暗号化する」をチェックし、作成時にパスワードを入力するとPDF にパスワードを設定し、他人が勝手に開けないようにもできます。こうして作ったPDFは、リーダーソフトで開くときに正しいパスワードが要求されるよ うになります。

完了したら [OK] をクリックします。

6.[保存] をクリックします。

■Access (テーブルとレポート)
1.PDF 形式で発行するテーブルまたはレポートを開きます。
2.[外部データ] タブの [エクスポート] で [PDF または XPS] をクリックします。

3.[ファイル名] ボックスで、ドキュメントの名前を入力または選びます。

4.[ファイルの種類] ボックスの一覧の [PDF (*.pdf)] をクリックします。

ドキュメントの印刷品質を高くする場合は、[標準 (オンライン発行および印刷)] をクリックします。
印刷品質よりもファイル サイズを優先する場合は、[最小サイズ (オンライン発行)] をクリックします。

5.[オプション] をクリックし、印刷するページを設定し、変更履歴を印刷するかどうかを選び、出力オプションを選びます。[OK] をクリックします。

6.[発行] をクリックします。


■OneNote 2013
1.[ファイル] タブをクリックします。
2.[エクスポート] をクリックします。
3.[現在のエクスポート] をクリックして PDF 形式で保存するノートブックの部分をクリックします。
4.[形式の選択] で、[PDF(*.pdf)] をクリックして、[エクスポート] をクリックします。
5.[名前を付けて保存] ダイアログ ボックスで、[ファイル名] フィールドで、ノートブックの名前を入力します。
6.[保存] をクリックします。

■OneNote 2010
1.[ファイル] タブをクリックします。
2.[名前を付けて保存] をクリックし、ノートブックのどの部分を PDF 形式で保存するかに応じて、対応するオプションをクリックします。
3.[セクションに名前を付けて保存] の [PDF (*.pdf)] をクリックし、[名前を付けて保存] をクリックします。
4.[ファイル名] ボックスに、ノートブックの名前を入力します。
5.[保存] をクリックします。

■Publisher
1.[ファイル] タブをクリックします。
2.[名前を付けて保存] をクリックします。
Publisher 2013 で [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスを表示するには、場所とフォルダーを選ぶ必要があります。
3.まだファイル名を設定していない場合は、[ファイル名] ボックスにファイル名を入力します。
4.[ファイルの種類] ボックスの一覧の [PDF (*.pdf)] をクリックします。
5.ドキュメントを最適化する方法を変更する場合は、[変更] をクリックします。
画像の解像度と印刷対象外の情報を変更するには、[詳細設定] をクリックします。
[印刷オプション] をクリックし、ドキュメントの印刷オプションを変更します。
完了したら [OK] をクリックします。
6.ファイルを保存した後で選んだ形式でそのファイルを開く場合は、[発行後にファイルを開く] チェック ボックスをオンにします。
7.[保存] をクリックします。

■Visio
1.[ファイル] タブをクリックします。
2.[名前を付けて保存] をクリックします。
Visio 2013 で [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスを表示するには、場所とフォルダーを選ぶ必要があります。
3.まだファイル名を設定していない場合は、[ファイル名] ボックスにファイル名を入力します。
4.[ファイルの種類] ボックスの一覧の [PDF (*.pdf)] をクリックします。
ファイルを保存した後で選んだ形式でそのファイルを開く場合は、[発行後にファイルを開く] チェック ボックスをオンにします。
ドキュメントの印刷品質を高くする場合は、[標準 (オンライン発行および印刷)] をクリックします。
印刷品質よりもファイル サイズを優先する場合は、[最小サイズ (オンライン発行)] をクリックします。
5.[オプション] をクリックし、印刷するページを設定し、変更履歴を印刷するかどうかを選び、出力オプションを選びます。[OK] をクリックします。
6.[保存] をクリックします。

PDF ファイルに変更を加える
PDF 形式を使用する目的の 1 つはファイル書式の変更防止であるため、PDF ファイルを別のファイル形式に変換して保存するのは、ソース ファイルを保有していない限り困難です。

PDF ファイルを変更するには、次のいずれかの操作を行います。
・Office プログラムで元の Office ファイルを開き、変更を加えたら、再びファイルを PDF 形式で保存します。
・PDF には Adobe Acrobat などのサード パーティのアプリケーションを使用します。または、Office ストアで他の変換アプリケーションを探してください。

業務で頻繁にPDFファイルを編集することが多いので私はこんな方法をとっています。
こちらで紹介しています。
無料でPDFファイルをWordやExcelに変換でき大変重宝しています。

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文字と文字の間をあけて線を表示したい

文字と文字の間をあけるときどうしていますか？
スペースキーを使っている方も多いと思いますが、Wordにはもっと便利な機能がついています。
それは、「タブ」です。キーボードの左側に「Tab→」というキーがあります。
これを使って、特定の位置で文字を揃えることができます。

また、文字と文字の間に線を引くこともできます。
揃える文字の前にカーソルを移動して「Tab」を押すと、「→（タブ）」という編集記号が挿入され、文字を揃えることができます。 このとき基準となる位置を「タブ位置」といいます。

タブ位置には２種類あります。
「既定のタブ位置」と「任意のタブ位置」です。

文字と文字の間に線を引けるのは「任意のタブ位置」を設定した場合になります。

●既定のタブ位置

初期の設定で左インデントから４字間隔に設定されています。
タブで揃える文字の前にカーソルを移動し、[Tab]キーを押すと、４字間隔で文字を揃えられます。

【手順】

１．カーソルを揃えたい文字の前に移動します。

２．[Tab]キーを押します。

３．[→（タブ）]が挿入され、タブ位置に揃えられます。

４．必要な分、操作を繰り返します。

●任意のタブ位置

任意のタブ位置は水平ルーラーをクリックして設定できます。
任意のタブ位置は、既定のタブ位置より優先されます。

【手順】

１．タブ位置を設定する段落を選択します。

２．水平ルーラーの左端でタブの種類を選択します。 （今回は「右揃えタブにしました）

３．水平ルーラーの揃えたい位置をクリックします。 クリックした位置に（タブマーカー）が表示されます。

４．カーソルを揃えたい文字の前に移動します。

５．[Tab]キーを押します。

６．[→（タブ）」が挿入され、設定したタブ位置に文字が揃えられます。

７．必要な分、繰り返します。

■リーダーの表示 　

任意のタブ位置に揃えられた文字の間に「リーダー」という線を表示できます。

【手順】

１．線を表示したい段落にカーソルを移動します。

２．「ホーム」タブの「段落」グループの矢印をクリックします。

３．「段落」ダイアログボックスが表示されますので、「タブ設定」をクリックします。

４．「タブとリーダー」ダイアログボックスが表示されますので、任意のリーダーを選択し、「OK」をクリックします。

これで、リーダーが表示されます。

タブの種類
　水平ルーラーの左端にある「タブの種類」をクリックすると、タブの種類を変更できます。
　タブには、次の５種類があります。

• 左揃えタブ　　 ：　文字の左端をタブ位置に揃えます。
• 中央揃えタブ　 ：　文字の中央をタブ位置に揃えます。
• 右揃えタブ　　 ：　文字の右端をタブ位置に揃えます。
• 小数点揃えタブ ：　数値の小数点をタブ位置に揃えます。
• 縦棒タブ　　　 ：　縦棒をタブ位置に表示

 

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