電子メールを安全に使うために（添付ファイルの取り扱い）

ビジネスでは欠かせない電子メールですが、ウィルス感染やフィッシング詐欺など危険が潜んでいます。

特に電子メールの添付ファイルの取り扱い上の注意点をあげておきます。

・添付ファイル付きのメールは厳重注意する
　メールの添付ファイルは、不用意に開かないようにしましょう。
　最近は見た目で怪しいメールかどうかを判断することは難しくなっているので注意が必要です。

・添付ファイルの見た目に惑わされない
　WordやExcel、画像ファイルなどウィルスに感染することのないファイルに見せかけた添付ファイルを送り付けるウィルスが発見されており、注意が必要です。添付ファイルはアイコン表示や見えている拡張子情報に惑わされないようにしましょう。そのためにも「拡張子」は表示しておきましょう。
　　　拡張子の表示方法はこちらにあります。

・知り合い・実在の組織から届いたものこそ添付ファイル付きのメールは疑ってかかる
　知り合いや実在の組織になりすましてメールを送られている可能性もあります。
　少しでも不自然なことがあれば、先方に問い合わせるなどして安全を確認してからファイルを開きましょう。

・メールの本文でまかなえる情報はファイルにして添付しない
　必要な情報はメール本文に記載し、メールに添付ファイルを付けるのはできる限り避けるのが好ましいですが、必要に迫られる添付ファイルはウィルス検査を行ってから添付しましょう。

・各メーラー特有の添付ファイルの取り扱いに注意する
　一部のメーラー（メールソフト）では、受信時に添付ファイルを自動的に開いてしまうものもあります。
　このようなメーラーの特殊性など添付ファイルの取り扱いに関連する事項をよく把握して使用することが大事になります。

 

 

 よろしかったら・・・応援クリック・・・お願いします。励みになります。

人気ブログランキングへ

携帯へメールを送ると「Delivery to the following recipient failed permanently」 の英文が届く

Gmailを送っても、Delivery to the following recipient failed permanently という文が書いてあり、その後にTechnical details of permanent failure:などの英文が受信箱に送った直後にくることがあります。
そして、送信エラーになっています。

メールが送信エラーになるということは
・メールアドレスが存在しない、
・受信拒否されている、
・携帯のメールサーバーの都合で受信できない
のいずれかかと思われます。

エラーメッセージの内容を確認する必要があります。

今回ご質問をいただいた「Delivery to the following recipient failed permanently」という英文ですが
これは、自動的にＰＣからのメールを受信拒否する設定になっている可能性があります。

携帯宛てに送った場合、携帯ユーザーが設定していなくても自動的にパソコンからのメールを受信拒否する設定になっていることがあります。
仮に携帯から正常に着信したとしても、こちらから送ったときにエラーとなることがあります。

このような場合は相手に確認して、指定受信の設定をしてもらってください。

以下は、主な携帯電話会社のサイトです。
参考になさってください。

  （ドコモの指定受信設定）
http://www.nttdocomo.co.jp/info/spam_mail/measure/domain/setting/

（ソフトバンクの指定受信設定）
http://faq.mb.softbank.jp/detail.aspx?cid=2599&id=e622f2b5264362f6b6d6277446b63657446582b6750586f615a2b735376754b6738635632716e38384871633d

（auの指定受信設定）
http://www.au.kddi.com/support/mobile/trouble/forestalling/mail/anti-spam/fillter/function-11/

「mail delivery subsystem」から届いた場合は、送信したメールが相手にうまく届かなかったことを示します。
このメールは、メール送信システムから自動的に送られているものです。

このようなメールの本文は、通常2つの部分に分かれています。
前半は送信したメールがうまく届かなかった理由が書かれており、
後半は送ったメールの内容が引用されています。

メールが相手にうまく届かない場合、その原因の大半は、存在しないメールアドレスを宛て先として入力したことです。
送信時に入力したメールアドレスに間違いがないかどうか、確認してみてください。

いくつか例を書いておきます。

《例１》
・・・ does not like recipient. Remote host said: 550 ... User unknown Giving up on ・・・・

［原因］
宛て先のメールアドレスが間違っている、もしくは別のメールアドレスに変更されている可能性があります。

［対応方法］
メールアドレスが正しいかを確認してください。

《例２》
(・・・@・・・.・・.・・):　・・・・・・・ does not like recipient. Remote host said: 554(・・・@・・・.・・.・・): Recipient address rejected: Access denied Giving up on ・・・・・・

［原因］
 該当サーバーが宛て先への中継を拒否しました。
宛て先のメールアドレス側で受信拒否設定を行なっている可能性があります。

 《例３》
(・・・@・・・.・・.・・): ・・・・・・does not like recipient. Remote host said: 550 Invalid recipient:(・・・@・・・.・・.・・): Giving up on ・・・・・

［原因］
宛て先が不正です。
宛て先のメールアドレスが間違っている可能性があります。

［対応方法］
宛て先のメールアドレスが正しいか確認してください。

 よろしかったら・・・応援クリック・・・お願いします。励みになります。

人気ブログランキングへ

Googleのログイン画面を表示するとアカウント名とGmailアドレスが表示されたままになっている

この現象は、Googleにログインする時に、一度でも「ログイン状態を保持する」のチェックボックスをチェックしてログインしたことにより起こっています。
その時のアカウント名とメールアドレスがクッキーに保存されて、以後表示されるようになっています。
このクッキーの情報を削除すれば解消されます。

 【クッキーの情報を削除する方法】

Googleアカウントをすべてログアウトした状態で行ってください。

ブラウザがIEの場合

1.　右上の歯車アイコン（ツール）をクリックし、一覧から「インターネットオプション」をクリックします。

2.　「全般」タブの「閲覧の履歴」－「削除」をクリックします。

3.　一番上のチェックボックス以外の7個のチェックボックスをすべてチェックして削除ボタンをクリックすします。

 

Mozilla Firefoxの場合

1.　ウィンドウ右上の≡マーク(メニュー)をクリックし、「オプション」をクリックします。

2.　「プライバシー」タブの「Cookieを個別に削除」をクリックします。

3.　「すべてのCookieを削除」をクリックします。

　

削除した後、ログイン状態を保持するのチェックボックスを一度でもチェックしてログインしてしまうと、アカウント名とメールアドレスがクッキーに保存されて再び表示されるようになります。
ログイン状態を保持するのチェックボックスをチェックしないでログインする必要があります。

 

 よろしかったら・・・応援クリック・・・お願いします。励みになります。

人気ブログランキングへ

「禁止された送信者」を解除したい

Outlook Express6での質問です。

受信したメールを選択し、メニューの「メッセージ」－「送信者を禁止する」コマンドを使用すると、特定の送信者からのメール受信を禁止できます。

間違えて登録してしまった場合は、「禁止された送信者」を削除することによって解除することができます。

【手順】
1.メニューの「ツール」－「メッセージルール」－「メール」をクリックします。

2.「メッセージルール」ダイアログボックスが表示されます。
　「禁止された送信者」タブに切り替え、解除したい送信者を選択し「削除」ボタンをクリックします。

3.確認画面が表示されますので「はい」をクリックします。

メールが届かない

電子メールの送信に失敗すると、そのメールは中継を担当したメールサーバから、添付ファイルとして送信者のもとに送り返されてきます。

送り返されてくるメールの件名や内容を見れば、原因の判別が可能です。

メールのエラーメッセージの種類として次のようなものがあります。

・user unknown　　
　　メールアドレスの＠より左側に記してあるユーザが存在しない

・host unknown　　
　　メールアドレスの＠より右側に記してあるサーバが存在しないかサーバが正常に動作していない

・mail box full　　
　　相手のメールボックスがいっぱいで、メールが届けられなかった

・could not send message for past 4 hours　　
　　何らかの事情により、相手サーバへのメール配達が4時間たってもできていない　
　
・Name server timeout
　　DNSサーバへの接続の失敗によりメール送信ができていない

・Message is too large　　
　　送信したメールのサイズが受信側サーバの設定した許容量を超えている

宛先とＣＣとＢＣＣの違い

ＣＣもＢＣＣも、メールの直接の宛先ではなく、「参考までに送ります」という意味です。
「ＣＣ」で送ると、アドレスが他の受信者から見えるのに対し、「ＢＣＣ」に指定したアドレスは、他の受信者からは見えません。

たとえば、会議の案内を送るとき、参加者のアドレスは「宛先」に入力します。参加者ではないが、会議の日時を知らせておきたい人（秘書など）には「ＣＣ」に入力します。

「ＢＣＣ」の使い方としては、取引先に送ったメールを、報告のために上司にも送りたいというときは「宛先」に取引先のアドレスを、「ＢＣＣ」に上司のアドレスを指定します。
こうすると取引先からは、同じメールが他の人にも送られているということがわかりません。

また、「アドレスが変わりました」といったメールを知り合い全員に送るときは、相手先のアドレスはすべて「ＢＣＣ」に書くのがマナーです。
「宛先」や「ＣＣ」に書いてしまうと、メールを受け取った人同士で、お互いのメールアドレスが分かってしまいます。結果的に他人の個人情報をばら撒くことになってしまいますので気をつけなければなりません。

アウトルックエクスプレスがなくなった

ビスタには「ＯＥ（アウトルックエクスプレス）」はインストールされていません。

その代わりに新しいメールソフト「ウインドウズメール」が搭載されています。
メニューバーやアイコンの位置などは「ＯＥ」と一緒なので、操作に困ることは少ないでしょう。

違う点は
・迷惑メール対策機能がついた
・検索ボックス
です。


「ウィンドウズメール」の右上にある検索ボックスに、メールの件名と本文に含まれるいずれかの単語を入力するだけで該当するメールが次々にリストアップされてきます。

また、迷惑メールを自動で判別して隔離してくれるほか、アドレス帳に登録してある人や、個別に許可した相手からのみメールを受信するなどの設定もできます。

受信トレイの過去ログ（メール）が読めなくなってしまった

これは「OutlookEpress」2000と2002バージョンでの「個人用フォルダの2GBのファイルサイズ制限」によるものです。

この「OutlookExpress」は、１つのフォルダ、例えば「受信トレイ」が2Gバイトを超えるとファイルが壊れてしまい、過去ログが読めなくなってしまいます。
また、壊れる前に何の警告もないので気づいた時にはすでに手遅れ、という事態になってしまいますから、大事なメールだと大変なことになります。

次の方法でメンテナンスできます。

◆不要なメールをできるだけ削除して、フォルダの最適化を行う。
　　ファイル→フォルダ→すべてのフォルダを最適化する。

◆削除時済みアイテムや送信済みアイテムを定期的に空にする。

◆すべてのメールを受信トレイにためないで、できるだけフォルダ分けして過去ログを分散して保存する。

◆添付ファイルは大きな容量を消費するのでファイルとして保存し、メールは削除しておく。

もっと詳しく知りたい方は、Microsoft に関連ページがありますのでご参照ください。
・[OL2002] 個人用フォルダの2GBのファイルサイズ制限について
　　http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ja;824093

・個人用フォルダまたはオフライン フォルダのサイズが上限に達すると、受信トレイへの電子メールの配信が停止する
　　http://support.microsoft.com/kb/304863/JA/

※Outlook2003ではこの制限は20Gに拡張されています。


ファイルサイズを調べるにはファイルの場所を調べてからエクスプローラで確認
します。
フォルダの場所は調べたいフォルダ、例えば受信トレイを右クリックしてプロパティを見ます。
またはツール→オプション→メンテナンス→保存フォルダをクリックします。

最近は、ADSLを使って大容量の添付ファイルをメールで送信する機会が増えたり、スパム（迷惑）メールが増えていますから、特に注意が必要ですね。
2Gを超えないように普段から心がけましょう。

『敬称』欄に「様」を入力してもアドレスに表示されない

敬称を付けたい場合は、アドレス帳の[表示名] に”○○様”のような形で登録すると敬称付きで相手に送信されます。

ちなみに、入力欄にある「敬称」は、覚書のためのスペースといったような物です。　

添付ファイルが読めない

Internet Explorer ６ にバージョンアップしたほとんどの人が、1度はこの問題に悩んだと思います。

１）Outlook Express　を立ち上げます。
　　[ツール]-[オプション] をクリックします。

２) 表示される画面で、
　　[セキュリティ]タブをクリックします。

３) ウイルス防止の所で、
　　[ウイルスの可能性がある添付ファイルを保存したり開いたりしない] のチェックを外します。

４．[適用][ＯＫ] ボタンを順番にクリックします。
　　
　以上で設定変更ができます。
　添付ファイル付きのメールを開き、添付ファイルを開いて確認してみてください。
　読めたと思います。

ウイルス防止用のソフトを導入され、常に最新の状態に更新されている場合は問題ないのですが、そうでない場合は、また元の設定に戻しておいて下さいね。