郵便番号辞書を最新の状態にするには

IME 郵便番号辞書を最新の状態にする方法は、次のサイトに紹介されております。

http://support.microsoft.com/kb/832463/JA/
なお、IME 郵便番号辞書アップデートは、IME 2000 、 IME 2002 および IME 2003 に含まれる郵便番号辞書を、最新のデータに更新するためのものです。
サイトの説明をお読み頂き、ご自身の環境に合わせたアップデートを選択してくださいね。

郵便番号辞書 (2005 年 5 月版）は、こちらのサイトです。
http://support.microsoft.com/kb/828705

「ネットワークウイルスパターンファイルをアップデートできません。」メッセージが表示される

「ウィルスバスター」で表示される現象です。
この現象に対応するための修正モジュールがメーカーサイトに用意されております。

トレンドマイクロ社サイト
http://www.trendmicro.co.jp/esolution/solutionDetail.asp?solutionID=11057

パスワードの入力

Excelでパスワードを入力すると、パスワードの１文字目が見えてしまい、さらに続けて入力していくとアスタリスクに変わったというご質問を頂きました。
再起動をしたら最初からアスタリスクで表示されるようになったとのことで、パソコンの不具合ではないかとのお話でした。

その状況を見たわけではないので、あくまで想像になってしまいますが、
おそらくパスワードを入力するときに入力モードが「全角」(日本語オン）だったのではないでしょうか？
「全角」でパスワードを入力すると、入力した文字はそのまま表示されてしまいますが、確定するとアスタリスク表示に変わります。


Excel では、255 半角文字以内の文字、数字、スペース、記号、またはその組み合わせをパスワードとして使用することができます。
パスワードの大文字と小文字は区別されるので、パスワードを設定して入力するときには、正確に入力する必要があります。

ゴールシークとは？

Excelの機能に「ゴールシーク」というのがあります。
「ゴールシーク」は、目標値を先に指定して、その結果を得るために任意のセルを変化させて最適な値を導き出す機能です。

例えば、設定した売上目標値を得るために条件を考慮し、そのセルを変化させて最適な値を導き出します。

「ゴールシーク」で変化させる事ができるセルは1つです。

複数のセルを変化させるには「ソルバー」を使います。

「ソルバー」を使うときには、「ソルバーアドイン」を有効にします。

「手順」
１．メニューの【ツール】をクリックします。
２．【アドイン】をクリックします。
３．【ソルバーアドイン】にチェックをつけます。
４．【ＯＫ】をクリックします。



アドインを有効にしたまま作業を進めると、処理速度が低下する事があります。
アドインを使用しないときは、アドインを無効にし、Excelを再起動します。
これによって、アドインをメモリから削除し、メモリを節約する事ができます。


「アドイン」とは、Excelに機能を追加する補助的なプログラムの事です。
セットアップの状態によってはアドインのインストールメッセージが表示される事がありますので、「はい」を選択しメッセージに従ってインストールします。

データベースファイルの修復

ファイルが壊れてしまった場合や予期しない動作を示す場合、ファイルを修復することができます。

【ファイルの修復手順】
1.メニューの「ツール」から「データベースユーティリティ」を選択し「最適化/修復」をクリックします。
2.「最適化データベース」ダイアログボックスで修復するファイルを選択し「最適化」をクリックします。
3.「最適化データベース」ダイアログボックスで最適化後のファイル名や保存場所を指定します。
4.「保存」をクリックします。


ただし、状態によってはデータを回復できず、ファイルを作成しなおさなければならない場合もあります。

「リレーションシップ」ツールバーの「レイアウトのクリア」ボタンについて

これは、特定のテーブルに定義されているリレーションシップを表示するために使うことができます。

【手順】
「レイアウトのクリア」ボタンをクリックしますと、表示されているリレーションシップのレイアウトがクリアされます。
この操作では、テーブルやリレーションシップは、リレーションシップウィンドウから削除されるだけで、データベースからは削除されません。

テーブルをもう一度表示するには、ツールバーのテーブルの表示ボタンをクリックし、テーブルを追加します。
次に、ツールバーの(直接リレーションシップの表示) をクリックします。

インデックスとは

テーブルの中のレコードをそのまま利用するだけなら問題ないのですが、
例えば「住所が茨城県の顧客だけ表示させたい」とか「取引額が多い順に顧客の一覧を出したい」とか、
こういうリクエストに答えるのが「クエリ」の仕事なのですが、テーブルの中のレコードは、データが取り出しやすいように整列しているわけではありません。
主キー以外の条件でデータを取り出したり並べ替えたりする場合、少しでも早く並べ替え終えて結果を表示してもらえるよう、
テーブルの中にも多少の工夫をする必要があります。
特にレコード数が5,000件10,000件と多くなってくると、目に見えて処理速度は遅くなるものなのです。
そこで用意されている機能のひとつに「インデックス」というものがあります。
私たちが普段読む本の中には、目次以外に「索引」というものが付いている場合があります。
目次を使って第1章からずーっと項目を見ていくより、探したいキーワードでページを探した方が速い場合があります。
でも、それは、作者が「こういうキーワードで探したい人がいるのじゃないかな？」とあらかじめ予測して、索引を作ってくれているから
実現することであって、索引に乗ってないキーワードで探したいなと思っても、その場合は1ページ目から丁寧に読んでいくしかないです。
インデックスは、その索引みたいなものです。
テーブルにあらかじめ「このフィールドで並べ替えとかするかもしれない」と言付けておくわけです。
画面下のプロパティ欄の一番下に「インデックス」というプロパティがあります。
通常、特殊なフィールドを除いて「いいえ」という状態になっています。
インデックスの指定がなされてない、という意味です。
ここを「インデックスあり」に変更すれば、設定完了です。
重複ありとなしがあります。
これは、主キーの考え方と同じです。
「そのフィールドに、同じ値が2度以上入力される可能性があるなら（重複あり、同じ値が絶対入らないなら（重複なし）」という基準で選びます。
異なる値が多いフィールドにインデックスを付けると、検索や並べ替えをすばやく行うことができます。
テーブルに追加クエリを用いて他のテーブルから新しいレコードを追加する場合には、通常は処理した順に新しいレコードが追加されますが、一度に数レコードを追加する場合には、キーとなるフィールドにインデックスを設定しておかないと、一度の処理の中で順番がばらばらになることがあります。
元のテーブルのレコードの主キーフィールドの値が順に、１、２、３、４、５となっているものを別のテーブルに追加した場合に１、３、２、４、５となったりするので、注意が必要です。
インデックスを付けると、検索や並べ替えをすばやく行うことができますが、追加クエリなどの一部のアクション
クエリの処理速度が遅くなる場合があります。
インデックスを付けることができるフィールドのデータ型は、テキスト型、数値型、通貨型、オートナンバー型、Yes/No型、日付/時刻型です。なお、主キーになっているフィールドは、オプションで設定しなくても自動的にインデックスが付けられます。
要するに主キーもINDEXの1つと言う事なのですね。
インデックスとは書籍の索引のようなもので、これにより知りたい情報がどこにあるのかすぐに調べることができるようになります。
つまり、フィールドにインデックスを設定すると特定のレコードを検索して探し出したり、並び替えたりする場合にACCESS内部の処理が速くなります。
ただし、インデックスを設定しなくても検索や並び替えができないということはありません。

インデックスとは、データを効率よく検索するために、テーブルとは別の領域に格納された、その名のとおり索引データの集合のことです。

Ａｃｃｅｓｓのデータをメールに添付したい

Accessで作成したデータを添付ファイルとして送信する場合のファイル形式は次の2つです。

１．HTML形式
２．スナップショット形式

【手順】
　１．オブジェクトを選択します。
　２．[ファイル]をクリックします。
　３．[送信]をポイントし、[メールの宛先〈添付ファイル〉」をクリックします。
　４．《送信》ダイアログボックスが表示されます。
　　　〈ファイル形式の選択〉の一覧から《HTML》または《Snapshot Format》を選択します。
　５．[OK]をクリックします。
　６．「宛先」　「件名」　「本文」を入力して送信します。


スナップショットファイルの注意点
　　スナップショット形式で送信できるのは「レポート」だけです。
　　メールの受信者のパソコンに「スナップショットビューア」がセットアップされている必要があります。
　　スナップショットビューアを使うとAccessをセットアップしていなくてもAccessのレポートを表示したり、印刷したりできます。

宛名ラベル作成をするとき「御中」と「様」を自動で認識させたい

顧客管理のデータベースからダイレクトメールなど宛名を作成する場合、法人の場合は御中を、個人の場合は様を宛名の敬称として印字できます。

法人と個人を区別する為の法人個人フィールドをテーブルに作成し、レポートの敬称コントロールで法人の場合は「御中」を、個人の場合は「様」を印字させるという方法を説明します。

得意先の名前は「得意先名」というフィールドに入っていると仮定して説明しています。

【手順】
1.テーブルをデザインで開き、フィールドに個人法人を作成します。

2.作成した法人個人フィールドに、個人の場合は 「個人」 と入力し、法人の場合は「法人」 と入力します。

3.レポートを作成し、宛名ラベルをデザインで開きます。

4. [得意先名] の後にテキストボックス [敬称] を配置します

5.[敬称] のプロパティを表示させ、データタブのコントロールソースに以下のように記述します。

＝ＩＩｆ（[法人個人]="法人","御中","様")

6.レポートを保存して閉じます。

7.レポートを開いて確認します。法人には「御中」、個人には「様」の敬称がつきす。

オートナンバー型のデータを再設定したい

テーブル上でレコードを削除するとオートナンバー型フィールドに欠番が生じます。
欠番と同じ番号を再び設定しようとしてもオートナンバー型のデータは自動的に番号が設定されデータを変更することはできません。
オートナンバー型のデータを連続する番号に戻すには対象とするデータにレコードがあるかどうかによって操作方法を変える必要があります。

テーブルにデータがある場合
同じデザインで新しいテーブルを作成します。
1.データベースウィンドウから基になるテーブルを選択します。
2.メニューの「編集」から「コピー」をクリックします。
3.メニューの「編集」から「貼り付け」をクリックします。
4.「テーブルの貼り付け」ダイアログボックスが表示されますので「新しいテーブル名」を入力し、「テーブルの構造のみ」チェックボックスをクリックします。

基のテーブルと同じ構造をもつ新しいテーブルが未入力の状態で作成されます。

クエリを新規作成します。
1.データベースウィンドウから基のテーブルをクリックします。
2.ツールバーの「新しいオブジェクト」の一覧から「クエリ」を選択します。

3.「クエリの新規作成」ダイアログボックスで「デザインビュー」をクリックします。
4.クエリのデザイングリッドにオートナンバー型のフィールド以外のすべてのフィールドをドラッグします。
5.メニューの「クエリ」から「追加」をクリックします。
6.「追加」ダイアログボックスで新規テーブル名を入力し「OK」をクリックします。

7メニューの「クエリ」から「実行」をクリックするか、ツールバーの「実行」ボタンをクリックします。
8.「○件のレコードを追加します」というメッセージボックスが表示されますので「はい」をクリックします。
9.データベースウィンドウから新しいテーブルを開き、オートナンバー型フィールドのデータが連続的に設定されていることを確認します。
10.「テーブル名」を変更します。
11.データベースウィンドウで「基のテーブル」を削除してください。

テーブルにデータがない場合
テーブルにレコードが1件もない場合、Accessを起動後の初期メニューで次の操作を行います。
1.メニューの「ツール」から「データベースユーティリティ」を選択し、「最適化」をクリックします。
対象とするテーブルを含むデータベースファイルを最適化します。
　　　　　　　　　　　　　　　　
レコードが1件もないテーブルではオートナンバー型の初期値が「1」に戻ります。


テーブルのデザインビューでオートナンバー型のフィールドを一度削除し、再度オートナンバー型のフィールドを追加すると連続番号を再設定することができます。
ただし、リレーションシップが設定されたテーブルや大量のレコードを格納しているテーブルの場合にはリレーションシップの構造やデータの破損につながります。
この操作をおすすめできません。