宛名ラベル作成をするとき「御中」と「様」を自動で認識させたい

顧客管理のデータベースからダイレクトメールなど宛名を作成する場合、法人の場合は御中を、個人の場合は様を宛名の敬称として印字できます。

法人と個人を区別する為の法人個人フィールドをテーブルに作成し、レポートの敬称コントロールで法人の場合は「御中」を、個人の場合は「様」を印字させるという方法を説明します。

得意先の名前は「得意先名」というフィールドに入っていると仮定して説明しています。

【手順】
1.テーブルをデザインで開き、フィールドに個人法人を作成します。

2.作成した法人個人フィールドに、個人の場合は 「個人」 と入力し、法人の場合は「法人」 と入力します。

3.レポートを作成し、宛名ラベルをデザインで開きます。

4. [得意先名] の後にテキストボックス [敬称] を配置します

5.[敬称] のプロパティを表示させ、データタブのコントロールソースに以下のように記述します。

＝ＩＩｆ（[法人個人]="法人","御中","様")

6.レポートを保存して閉じます。

7.レポートを開いて確認します。法人には「御中」、個人には「様」の敬称がつきす。

オートナンバー型のデータを再設定したい

テーブル上でレコードを削除するとオートナンバー型フィールドに欠番が生じます。
欠番と同じ番号を再び設定しようとしてもオートナンバー型のデータは自動的に番号が設定されデータを変更することはできません。
オートナンバー型のデータを連続する番号に戻すには対象とするデータにレコードがあるかどうかによって操作方法を変える必要があります。

テーブルにデータがある場合
同じデザインで新しいテーブルを作成します。
1.データベースウィンドウから基になるテーブルを選択します。
2.メニューの「編集」から「コピー」をクリックします。
3.メニューの「編集」から「貼り付け」をクリックします。
4.「テーブルの貼り付け」ダイアログボックスが表示されますので「新しいテーブル名」を入力し、「テーブルの構造のみ」チェックボックスをクリックします。

基のテーブルと同じ構造をもつ新しいテーブルが未入力の状態で作成されます。

クエリを新規作成します。
1.データベースウィンドウから基のテーブルをクリックします。
2.ツールバーの「新しいオブジェクト」の一覧から「クエリ」を選択します。

3.「クエリの新規作成」ダイアログボックスで「デザインビュー」をクリックします。
4.クエリのデザイングリッドにオートナンバー型のフィールド以外のすべてのフィールドをドラッグします。
5.メニューの「クエリ」から「追加」をクリックします。
6.「追加」ダイアログボックスで新規テーブル名を入力し「OK」をクリックします。

7メニューの「クエリ」から「実行」をクリックするか、ツールバーの「実行」ボタンをクリックします。
8.「○件のレコードを追加します」というメッセージボックスが表示されますので「はい」をクリックします。
9.データベースウィンドウから新しいテーブルを開き、オートナンバー型フィールドのデータが連続的に設定されていることを確認します。
10.「テーブル名」を変更します。
11.データベースウィンドウで「基のテーブル」を削除してください。

テーブルにデータがない場合
テーブルにレコードが1件もない場合、Accessを起動後の初期メニューで次の操作を行います。
1.メニューの「ツール」から「データベースユーティリティ」を選択し、「最適化」をクリックします。
対象とするテーブルを含むデータベースファイルを最適化します。
　　　　　　　　　　　　　　　　
レコードが1件もないテーブルではオートナンバー型の初期値が「1」に戻ります。


テーブルのデザインビューでオートナンバー型のフィールドを一度削除し、再度オートナンバー型のフィールドを追加すると連続番号を再設定することができます。
ただし、リレーションシップが設定されたテーブルや大量のレコードを格納しているテーブルの場合にはリレーションシップの構造やデータの破損につながります。
この操作をおすすめできません。

「使用可能」プロパティと「編集ロック」プロパティ

Accessの基礎として「プロパティ」」を理解することは、とても大切になります。
特に、この2つのプロパティに関しては資格試験などでの出題率も高いので、実際にフォームなどに設定して確認してみると良いでしょう。

・「使用可能＝はい」と「編集ロック＝はい」

　表示された値を選択し、コピーすることはできますが、値を編集することはできません。


・「使用可能＝はい」と「編集ロック＝いいえ」
　表示された値を選択し、コピーすることも編集することもできます。
　初期設定では、この設定になっています。


・「使用可能＝いいえ」と「編集ロック＝はい」

　表示された値を選択することもコピーすることもできません。
　また、編集することもできません。


・『使用可能＝いいえ』と『編集ロック＝いいえ』

　表示された値をコピーすることも選択することもできません。
　また、編集することもできません。
　さらに背景色と前景色がグレーになり、書式の設定が無視されます。

すべての英字を大文字で表示する

指定したフィールドに含まれる小文字の英文字を大文字で表示することができます。

テキスト型あるいはメモ型フィールドのプロパティの書式に　「　>　」を記述します。　
これは、テーブル、クエリ、フォーム、レポートの各オブジェクトに利用できます。

★使　用　例★

　abcdef 　　 →　ABCDEF　　　　半角文字は半角文字で表示される
　ａｂｃｄｅｆ　　→　ＡＢＣＤＥＦ　　　全角文字は全角文字で表示される
　(Null)　　　→　　　　　　　　　　　Null のときは何も表示されない

・半角小文字の英文字は半角の大文字に、全角小文字の英文字は全角の大文字で表示されます。
・英文字以外の文字の表示は変更されません。


あくまでも、書式で設定した表示方法で、実際に入力されたデータを変更しているわけではありません。入力したときの形式は保持されています。値の中身をクリックすると入力時の形式で表示されます。

テーブルで指定した書式は、フォームやレポートの新しいコントロールにも適用されますが、フォームやレポートで新たに書式を設定した場合は、そちらが優先されます。

Null値を０にする

集計したい数値型フィールドに『 Null 値（空欄）』が存在する場合には、正しい結果が求められません。
計算に利用しているフィールドに１つでも Null値を含むものがある場合は、結果が Null あるいはエラーになります。
そんな時はNz 関数を使って Null を０（ゼロ）に変換し、計算を行う必要があります。

　式の構文　→　　　 Nz([<フィールド名>])


『＜フィールド名＞』には、テーブルあるいはクエリのフィールドを指定します。
なお、<フィールド名>として有効なのは、数値型フィールドになります。

クエリの『フィールド』や更新クエリの『レコード更新』、フォーム、レポートの『コントロールソース』や『プロシージャ』などに適用できます。
複数のテーブルやクエリを利用する場合はテーブル名やクエリ名を指定する必要がありますので、その場合は[＜テーブルあるいはクエリ名＞]![＜フィールド名＞]というように指定します。

Null 値と長さ 0 の文字列の違い

Access を使い始めてつまずくことの一つに、Null 値があります。
また「Null 値と長さ 0 の文字列の違い」は、資格試験での出題頻度も高いですから、しっかり覚えておくと良いでしょう。

Access では、空白の値として、レコードが作られてからまだ一回もデータが入っていない状態(Null 値)と、たとえば何かデータが入ったことはあるが、削除されて今は空白(長さ 0 の文字列)の 2 種類が区別されています。

データのフィールドに、これらの「空白の値」をどう登録できるかは、プロパティで設定します。
フィールドの "Required/値要求" プロパティおよび "AllowZeroLength/空文字列の許可" プロパティを異なる組み合わせで設定すると、空白フィールドの処理方法を制御できます。
"空文字列の許可" プロパティは、テキスト型フィールド、メモ型フィールド、またはハイパーリンク型フィールドにのみ設定できます。
"値要求" プロパティは、省略できるかどうかを決定します。

また、"空文字列の許可" プロパティに [Yes/はい] を設定した場合は、Null 値および長さ 0 の文字列の 2 種類の空白の値が区別されます。
情報が未確定である場合と、情報が存在しない場合には、どちらもフィールドを空白にしますが、2 種類の空白の値を使ってこれらを区別することができます。

たとえば、フィールドについて、該当するデータがあるかどうかが不明の場合は、"未確認" を示すために空白のまま (Null 値) にして、データが無い場合は、長さ 0 の文字列 ("") を入力します。

◆フィールドに Null 値を入力できるようにする
"値要求"プロパティ→ [No/いいえ]
"空文字列の許可"プロパティ→ [No/いいえ]
テキスト型、メモ型、またはハイパーリンク型フィールドを新規作成する場合は、これが既定の設定です。

◆フィールドに Null 値と長さ 0 の文字列のどちらも入力できないようにする
"値要求" プロパティ→ [Yes/はい]
"空文字列の許可" プロパティ→ [No/いいえ]

◆フィールドに Null 値と長さ 0 の文字列の両方を入力できるようにする
"値要求" プロパティ→ [No/いいえ]
"空文字列の許可" プロパティ→ [Yes/はい]

※テキスト型、メモ型、またはハイパーリンク型フィールドの既定では、「長さ 0 の文字列が入力できない」ようになっているので、「テーブル」→「デザイン」で、変更する必要が有ります。

◆フィールドに長さ 0 の文字列または特定の値だけを入力できるようにする
"値要求" プロパティ→[Yes/はい]
"空文字列の許可" プロパティ→[Yes/はい]
この場合は、長さ 0 の文字列を入力して、フィールドを空白のままにすることができます。

◆長さ 0 の文字列または Null 値を検索する
[編集] メニューの [検索] をクリックすると、Null 値または長さ 0 の文字列を検索することができます。
データシート ビューまたはフォーム ビューで、検索するフィールドを選択します。
[検索するフィールド] ボックスに、Null 値を検索する場合は「Null」と入力し、
長さ 0 の文字列を検索する場合は、ダブル クォーテーション (" ") を入力します。
ダブル クォーテーションの間にスペースは入力しません。
[検索条件] ボックスの [フィールド全体] をクリックし、[表示書式で検索する] チェック ボックスをオフにします。

長さが０（ゼロ）の空文字とは

Null 値とは、見た目は同じ空欄ですが、まったく意味が異なる空文字[Empty 値]（長さが０の文字列）について説明します。

『 Empty 値』とは、見た目は空欄ですが、実際には Empty 値が格納されたセルのことです。通常、Empty 値が格納されることはなく更新クエリやプログラムなどで意識的に入力することができます。

また、Access 以外のデータベースやテキストファイルなどからデータをインポートした際に入力されている場合があります。


テーブルのデザインのフィールドのプロパティにおいて、『値要求』を「いいえ」にしている場合に、利用可能です。

Null 値と同じく、見た目は空欄ですが、クエリなどの検索条件としては、区別されます。

Null値とは？

Access において、使用頻度が高い『 Null 値』とはなんでしょう？

『 Null（ヌル）値』とは、何も入力されていない空欄のセルのことです。
厳密には、何も入力されていないという情報が格納されており、それを示す語句が『 Null 値』あるいは『 Null 』です。
テーブルのデザインのフィールドのプロパティにおいて、『値要求』を「いいえ」にしている場合に、利用可能です。


長さが０（ゼロ）の空文字とは区別されますので注意してくださいね。

クロス集計クエリをレポートに表示したい

クロス集計クエリは、実際に実行してみないと列見出しと個数がわかりません。このため、レポートのデザインビューでクロス集計クエリを使用することはできません。

こんなときの方法の1つとして、固定列見出しの付いたクロス集計表を作成します。
【手順】
1.クロス集計クエリを作成します。

2.デザインビューを表示します。

3.「デザイングリッド」と「フィールドリスト」以外の部分（フィールドリストが表示されている場所のグレーの部分）をクリックし、「プロパティ」を表示します。

4.「クエリプロパティシート」が表示されます。「クロス集計クエリウィザード」で作成した場合、「クエリ列見出し」プロパティには何も表示されません。

5.「クエリ列見出し」プロパティに、表示したい順番で見出し名を入力します。

6.プロパティシートを閉じます。

7.データシートビューに切り替え、指定した順番で列見出しが並んでいることを確認します。

「クエリ列見出し」プロパティを設定したクロス集計クエリからレポートを作成すると、レポートの見出しの順序を自由に変更することができます。
また、列見出しの順序の変更に合わせて、列見出しの下に表示されているデータも移動します。


※見出し名の入力
入力する列見出し名は「“　”」（ダブルクォーテーション）で囲み、見出し名と見出し名の間は「、」（カンマ）で区切ります。

※表示したくないフィールド
列見出しに表示したくないフィールド名がある場合は、「クエリ列見出し」プロパティへの入力を省略すれば、そのフィールドは表示されません。

※見出し名は一致させる
「クエリ列見出し」プロパティに入力する見出し名と、クエリのデータシートビューで表示される見出し名が間違っていると、データの集計が正しく行われません。

データベースファイルの修復

ファイルが壊れてしまった場合や予期しない動作を示す場合、ファイルを修復することができます。
ただし、状態によってはデータを回復できず、ファイルを作成しなおさなければならない場合もあります。

【ファイルの修復手順】
1.メニューの「ツール」から「データベースユーティリティ」を選択し「最適化/修復」をクリックします。
2.「最適化データベース」ダイアログボックスで修復するファイルを選択し「最適化」をクリックします。
3.「最適化データベース」ダイアログボックスで最適化後のファイル名や保存場所を指定します。
4.「保存」をクリックします。