Outlookのデータを整理中、、、

この状況の経緯を書き出すと長くなりそうなのですが、もう、何度も失敗して、ほんとに参っています。。。

この状況の始まりは、この前の7/12(土)にまで、さかのぼります。

なんだか、会社のPCで使っているメーラのOutlookの整理をしようと思い立ってしまったのです。
まずは、受信トレイに、3ヶ月分ぐらいのメールが溜まってきたので、「古いアイテム整理」を実行しました。

まぁ、気が向くと、なんの計画性もなく、ときどき、Outlookの「古いアイテムの整理」をして、Outlookで開いているデータファイルが以下のような状態になってしまっていました。

オフィス用フォルダ
保存フォルダ(2004/06/24～2006/03/6)
保存フォルダ(2006/03/06～2007/07/25)
保存フォルダ(2007/07/26～2007/10/16)
保存フォルダ(2007/10/17～2007/12/31)
保存フォルダ(2008/01/01～2008/03/31)

そんなに、しょっちゅう、何年も前の古いメールを必要とすることもないような気がしますが、ただ、本当に、ときどき、古いメールも含めて、全文検索をするときがあるので、Windowsデスクトップサーチ(WDS)なりで、検索できるようになっていて欲しくて、2004/6/24以降のメールも含めて、Outlookの中で参照できるようにしてしまっています。(少なくとは、Outlookで開いていないと、WDSのインデックスの対象にならないようなのです、要確認ですね)

たぶん「古いアイテム整理」機能の趣旨は、古いアイテムを、普段使用しているOutlookの上から、追い出して、普段使いのOutlookの挙動を軽くすることではないかと理解をしているのですが、ただ、私のように、大昔のメールのアーカイブのPSTファイルを開きっぱなしにしていると、結局、2GBの壁がなくなった今となっては、あまり、意味がないのではないのではないかと、常々、思っています。

あと、無計画に、アーカイブファイル(PST)を作ってしまっていたため、ナビウィンドウの見た目も汚らしくて、なんとかしないとなぁ、長年、思っていたのですが、何故か、今回はOutlookの環境の整理をしようと思い立ってしまいました。

まぁ、これが、苦労のはじまりで、実は、まだ、整理が終わっていないという状況で、くじけそうになっています。

まずは、受信トレイというかカレントの「オフィス用フォルダ」から、2008/5/31以前をアーカイブしてみました。これで、まずは、以下のような状態にしました。

オフィス用フォルダ
保存フォルダ(2004/06/24～2006/03/6)
保存フォルダ(2006/03/06～2007/07/25)
保存フォルダ(2007/07/26～2007/10/16)
保存フォルダ(2007/10/17～2007/12/31)
保存フォルダ(2008/01/01～2008/05/31)

このあと、アーカイブが多すぎて、汚らしいので、以下ぐらいに整理をしました。

オフィス用フォルダ
保存フォルダ(2004/06/24～2005/12/31)
保存フォルダ(2006)
保存フォルダ(2007)
保存フォルダ(2008/01/01～2008/05/31)

実は、こんな風にまとめるだけでも、実は、トラブル続きだったのですが、まぁ、それはおいておいて、ただ、どうも、「保存フォルダ(2006)」とか「保存フォルダ(2007)」に、きちんと、2006年や2007年のデータになっているのかとか、あと、以前は、タグ(分類)ではなくて、異常なほど、深いフォルダ構造を作ってしまっていて、整理をしている歴史の中で、たとえば、2004年に作成して、それ以降は、全く使われていないフォルダが、2008年のアーカイブにも、何故だか残骸が残ってしまっていて、新しいアーカイブほど、古いフォルダが積み重なって、なんだか、とても汚らしい状態になってしまっているのです。最初、これを、ひとつずつ、目視チェックをして、空のフォルダを削除してたり、あと、なぜか、「古いアイテム整理」で移動されてないアイテムがあったりして、気がつくと、そのアイテムがあるべきアーカイブに手作業で、移動したりしていました。(まぁ、あるべき場所にあってもなくても、どうせ、古いメールなんて、全文検索でしか探さないんだから、どうでも、良いんですけどね。)
ただ、これらの作業が、あまりに不毛な時間だったので、WDSのインデックスを作ったあとに、サブディレクトリ以下のフォルダを検索したりして、整理しようと考えて、後回しにしました。

ということで、結局、WDSのインデックスの再構築スタートが日曜日の夜8:00ぐらいになってしまって、やっぱり、月曜日の朝までも、終わっていなかったのです。しょうがないので、一度、PCをスリープ状態で、会社に持っていって、インデックスを作成しながら、いろいろ作業をしていたのですが、10:00AM頃に、このPCでプロジェクタに投影しながら、ちょっと、大勢の前で、プレゼンをしている最中に、あまりに、PCの反応速度が遅いので、WDSのインデックスの再構築を一時停止したのですが、そのあと、再開したら、なぜだか、インデックスを作成した項目も、スキャンする項目も「0(!)」になってしまっているのです。確か記憶だと、先週のインデックスの項目数は、14万個ぐらいのオーダーだったはずで、プレゼン中に一時停止したときには、13万個ぐらいまで完了してもう少しだったはずなのにぃ、という状況でした。

あまりに悔しかったのですが、まぁ、WDSが使えないと、業務に差し障りがあるので、しょうがないので、そのまま、インデックスの作成を続行させました。ただ、不思議なことに、ほとんど、インデックスがないのに、Outlookの中では、ほとんど、支障なくフィルタリングなどの機能が使えていて、どうも、内部的には、インデックスがあるのに、スタータスの方のとのリンクが取れていないような感じの異常な状態になっているような感じです。なんだか、こんな異常な感じで、気味が悪かったのですが、月曜日の夕方からTV会議があって、そして、TV会議室に移動する前にスリープにさせたときには、確か、6万個ぐらいまでインデックスができていて、調子良く作っているなぁと思っていたはずなですが、あろうことか、ここで説明するのも恥ずかしいような失態をして、PCのレジュームに失敗をさせてしまって、TV会議も、そこそこに、実は、会議中に、PCの復旧作業していました。結局、一番、心配していたシステムの破壊は免れて、かつ、インデックスも、とりあえずは、6万個のところで、カリカリHDDが、ずっと、回っている状態が続いて、インデックス作成も再開させることができて、ホント良かったよぉと、そのとき場では、ホッとしていました。
ただ、その月曜日の夜になって、とりありず、仕事を切り上げるときに、インデックスの作成状況を確認したら、ほとんど、進んでいない感じで、なんだか、おっかしいなぁとは、思っていたのです。まだまだ、インデックスの作成が終わらないので、家に持ちかって、インデックスの作成の続きをさせることにしたのですが、夜中になっても、やはり、夕方のTV会議の直前の状態から、ほとんど、インデックス作成が進んでおらず、いよいよ異常事態と思うようになっていたところで、Firefoxを使っていたら、そのFirefoxが異常終了になって、さらには、PCをシャットダウンしようとしたら、1時間たっても、シャットダウンが終わらないというパソコン全体が異常状態になってしまっていて、しょうがないので、強制電源断をして、再起動をしたら、起動時にSCANDISKが動き出して、少し、ファイルが壊れていたようなメッセージが出ましたが、とりあえず、WindowsXPは、ブートアップしてくれて、ホッとした感じです。

さすがに、もはや、インデックス作成も嫌になってしまっていますが、ただ、Outlook2007を使用する限りにおいて、WDSのインデックスがないと、話にならないので、しょうがなく、月曜日の夜中というか、火曜日の早朝から、インデックスのまた、新たに、再構築を始めました。

ということで、火曜日は、始業前には、ほとんど、WDSのインデックスがない状態ということになり、なんだか、普段は、空気のように使用していたWDSが、ほとんど、データベースが構築できていない環境での業務をすることになり、いやぁ、参りましたという感じでした。Outlook2007で切り替えができない表示モードとかあったりしましたが、とりあえずは、送信者でのグルーピングとか、日時順で並べるとか、あと、フラグがつけあるアイテムを集める機能(仕事ウィンドウ)が使えたので、ぎりぎり、業務を遂行できたという感じです。ただ、いろいろ錯綜した大量の情報スープから、検索の機能なしに、淡い記憶でひとつひとつ、目視で、必要な情報を見つけだすという作業を久々に体験したら、異常なほどに疲れて、もう、WDSというか、インデックスサーチ機能のありがたみを、再認識させられた一日でした。

と思って、今日の夕刻あたり、数人レベルでのちょっとしたミーティングの中で、また、インデックスの再構築をしながら、また、私のPCの中のファイルをプロジェクタに投影していたのですが、昨日の反省を踏まえて、今度は、インデックスの作成は、止めずに、もう、挙動が鈍重のまま、プロジェクタに移しながら、ミーティングを進めていました。このショートミーティングを終わらせて、席に戻って、インデックスの構築状況を確認したら、なんとまぁ、また、今さっき、リセットされて、再構築を始めたような数字ではないですか。
もう、ぐったりして、どうやら、プレゼンのするときの操作との組み合わせが、WDSのインデックス作成に悪影響を与えていそうと予想をして、さすがにプロジェクタではなくて、外部モニタを使って、先ほどのショートミーティングのときの怪しそうな操作を思い出して、現象を再現させようとしていたのですが、結局、問題は、再現させることができずに、また、途中で固まるのも嫌だから、PCを、念のために、リブートして、インデックスの再構築を、また、指定しました。

ということで、土曜日から始めたOutlookの整理から、すでに、まる4日過ぎても、まだ、WDSが使える状況にさせることでできていないというマヌケな状態になってしまっています。

今、確認したら、インデックスを作成した項目は、43,130個とのことで、30%程度が終わったようで、確か、20:00ぐらいから再構築を始めたから、明日の昼には、終わってくれそうです。