Ｅメールを使いこなそうー３．行間と文字数が読みやすさのポイント

おはようございます。株式会社ティオ代表、motown21主宰の山本です。
今日は、Ｅメールを使いこなそうー３．行間と文字数が読みやすさのポイント、です。

ビジネス文章は、読みやすさが命だ。
そこで、一行の文字数を長くても全角（漢字）35文字までにすること。

この際に注意が必要だ。画面をフルにしておくこと。
画面を小さくしていると、あたかも文字が折り返されてように表示されるが、
フル画面にすると、折り返しがなく、画面いっぱいに文字数が表示される。

フル画面にした状態で35文字、多くても40文字で折り返すこと。
メールソフトによっては、文字数を指定しておくと自動で折り返しを
行う機能があるので、使うといい。

昔のように14インチ画面を使っている人は少ない。
今は、20インチ前後、場合のよっては27インチの大画面を使っている。

この大画面で折り返しのない文章だと、一行の文字が端から端まで表示され、
読むのに難儀するし、こうしたメールは読む気を萎えさせてしまう。
そうならないためにも、一行の文字数を制限することだ。

次に、行間も適度に開けるようにすること。
Ｅメールの場合は、行頭を一文字下げて書き出すことをしない。
だから、行間を適度に取った方が読みやすくなる。

私は、２から３行で１行開けるようにしている。
多くても４行が限度ではないかと思う。

話題が変わるような場合は、２行程度開けること。
こうしておけば、相手も内容が変わることが分かるので、読みやすくなる。

全体の行数は気にしないこと。
とはいえ、あまり多いいのも読む方のことを考えると少ない方が親切だ。

どうだろうか、多くても20行程度。できれば15行程度で終わるように
文章を簡潔にすることだ。

また、文章には適度に句読点を入れること。
句読点の全くない文章は、非常に読みづらい。

きちんと打つように。ただし、打ちすぎでも読みづらくなるので、ほとほどに。
句読点は、「,」「.」よりは、「、」「。」の方がディスプレイ上で読みやすい
（句点、読点の区別がつきやすい）。

半分のサイズのカタカナを「半角カナ」という。インターネットでは、半角カナが表示できないので、
半角カナを使うと文字化けの原因になる。

句読点（、。）や、カギカッコ（「」）の半角サイズのものも、半角カナの仲間だから、
インターネットでは使えない。また、機種依存記号も使ってはならない。

文章が整ったら、添付資料を付ける場合のマナーを付け加えておく。
添付資料は、何を添付したかを本文中に記載しておくこと。

その上で、データの種類を付け足しておくと親切になる。
例えば、「ＰＤＦデータ」とか「Wordデータ」などと資料名の後に書き添えておく。

同じワードでもバージョンによっては、作成した体裁と違って表示される場合も
あるので、できるだけ「PDFデータ」で送るようにすることだ。

WordやExcelであれば、先ず問題ないが「パワーポイント」などは、ソフト自体を
持っていない方もいる。したがって、どの場合も「PDF」に変換して送ることだ。


問い合わせ先　株式会社ティオ