Ｅメールを使いこなそうー１．基本はビジネス手紙

おはようございます。株式会社ティオ代表、motown21主宰の山本です。
今日は、Ｅメールを使いこなそうー１．基本はビジネス手紙、です。

携帯電話は、言葉のやり取以上に、文字のやり取りが多なっているという。
スマホになれば、なおさら文字のやり取りが増える。

文字のやり取りは「Ｅメール」だ。
Ｅメールは、ＢｔＢだけではなく、ＢｔＣでも一般的に使われるようになっている。

私なども、電話を使うよりもＥメールの方がよく使うし、ありがたいツールだ。
それというのも、時間に制約されない点が何よりのメリットだからだ。

電話は、相手や自分の状態がどうであれ、とりあえずは受話器を取らなくてはならない。
が、Ｅメールは、自分の都合に合わせて、送受信することができ、
相手も時間的都合によって使うことができる。

とても便利なツールだが、まだまだマナーと言うか、Ｅメールの書き方が出来て
いない人が結構いる。そこで、少なくても恥をかかない程度のマナーを守っていただきたく
使い方を纏めてみた。

先ずは、Ｅメールはメールと言うぐらいだから、基本は「手紙」である。
手紙と言ってもビジネス手紙だ。

したがって、「拝啓」などの「頭語」や「時候の挨拶」を省いていい。
同様に「敬具」などの「結語」についても省く。

その上で、
１．「件名」を書き、
２．次に相手の「会社名」「役職名」「氏名」を書く。
３．氏名から二行ぐらい行間を開け「本文」を書く。

本文は、できるだけ簡潔にまとめること。
なるべく箇条書き的に書くと纏めやすいし、読みやすくなる。

そして、署名をつけて、全てを確認し、ＯＫであれば送信をする。
以上が、基本的なフォーマットである。

いきなり本文に入ってみたり、署名が抜けたマナーに欠けた
Ｅメールも多くみられる。

また、本文をダラダラと書き、何を言いたいか、伝えたいかが不明瞭な
メールもある。教えられていないとはいえ、もう少し勉強をすることだ。

本文は、
１.結論が先が鉄則
　　先に結論・趣旨を述べ、次に原因・経過、最後に意見・提言の順で書く。
　　件名は、内容がひと目でわかるように表現する。

２.簡潔な文章が基本
　　センテンスは短めに。用件が複雑な時は箇条書きにして、
　　一読して内容がわかる工夫が重要。

３.事実は正確に書く
　　自分の感想やあいまいな表現は使わないこと。
　　とくに数字や日時、金額、数量などは記憶にたよらず、データを確認し正確に書く。

４.分かり易い言葉を使う
　　その業界にしか通用しないような、専門語や略語は社外文書ではタブー。
　　また、過度な流行語や、英語なども使わないこと。
　　誤解を招くような言葉や敬語の使いわけにも注意する。

５.書いたら必ず読み返す
　　公式な文書は保存される。書いたら必ず読み返し、必要に応じて上司のチェックを受ける。
　　とくに社外文書は『会社としての文書』。くれぐれも注意を。

以上がＥメーのマナと本文の書き方である。


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