鈴木朝夫の「ぷらっとウオーク」 ・・・読んで貰える申請書の書き方は ？

「ぷらっとウオーク」              　  情報プラットフォーム、No.229、10(2006)
｛読んで貰える申請書の書き方は ？｝

 

はじめに）
　今年は何としてでも研究費が欲しいとの思いから申請書を書いたことが何度もある。校了後の満足感と十分な手応えを感じての書類提出である。この様なときには報われる確率が高かった。その後、申請書や報告書を審査する側に回ることが多くなった。申請者の書き切ったという思いが伝わる計画書は他の審査員にも支持されることを知った。

１）タイトルには最大限の努力を
　分厚い学位請求論文をまとめ上げたＡ君は、2000字を限度とする概要(アブストラクト)の作成に苦労した。次に300字の要約を作らなければならない。A君は「５年間の研究の集大成であり、1500ページもあるのですから、300字に要約しろとは理不尽です。」と訴えに来た。私の答えは「さらに短い要約が必要です。それが出来なければ、学位には値しないのです。」「それはタイトル(題名)です。最大で25字程度です。」であった。
　少なくとも10を超える候補名を考え出し、選び抜くことが大切である。ベストセラーの映画にも書籍にも、すべて魅力的なタイトルが付いている。見たい、読みたいにさせる工夫が大切である。題名は繰返し詠んでみよう。投句(俳句の投稿)のときのように。

２）申請書は絵のように美しく
　Ｂ研究員が添削して下さいと、徹夜で書き上げた研究助成申請書を持ってきた。筋書きとしては良く書けてはいるのだが、読む気にはならない。字間と行間が殆ど同じであり、記入欄ごとに活字のポイントが異なり、しかもパラグラフ(段落)が全くないのである。「審査員はこれを読みたいと思うだろうか。目を通して貰えなければ、貴方の努力は届かないのです。自分が審査員だったらと考えて下さい。」と再考を求めた。
　箇条書き、分かち書きも有効であり、図・表の挿入も効果的である。思い入れの多い文章、あれもこれもと欲張った文章は、すべて冗長と考えるべきである。贅肉の切り落としが必要である。この割愛の過程が目から鱗を落としてくれる。各欄の分量は多からず少なからず。書類の山の中から、思わず拾い出したくなるような紙面構成を目指そう。

３）仕込みを早く、熟成を待つ
　締め切りが迫ってから、交付金・補助金を獲得しようと思い立つことが多い。今から来年の締め切り日に向けての思考実験を始めよう。関係者間で議論を重ねること、仕上がったら第三者に見せて批判を受けること、時間を置いて再検討することなどが熟成させるこつである。なお、集中力を高めれば熟成期間を短縮できないことはない。草稿が仕上がったら、読み聞かせのように声に出してみよう。利き酒は念入りにすべきである。

４）審査員はそれほど忍耐強くない
　Ｃ社のＣ社長さんが申請書(案)を携えて来訪。国への助成金事業の目的を、「環境問題はこれで一気に解決します」の意気込みで滔々と持論を展開して下さる。申請書でも「そもそも」から始まり、地球環境を守ることの重要性が丁寧に述べられているのだが、肝心の手法については「新規性の高い特殊な処理工法」としか記していないのである。「特許申請の準備中であり、情報が漏れては困るのです。細かく書くことは控えたい。」「細かくどころか、何も書いてないですね。」「Ｄ大学のＦ教授に指導を頂いてます。」とやり取りがあった。
　これでは審査する手掛かりもない。陥りがちな弊害である。提案のビジネスプランが「要するに何なのか。」を明快に伝えるものでなければならない。メリハリの効いた４コマ漫画に仕立てよう。

５）素人にも分かる平易な表現を
　ご利益がありそうなお経は意味不明でもかまわないが、応募書類は理解して貰わねばならないのである。専門用語（略号、業界用語、やくざ言葉、オタク言葉）を断りもなく使ってはいけない。最初に使うときに解説が必要である。例えば、「この表現はチョベリバ(超ベリーバッド)だよ。」のようにする。用法が一般化して来れば問題ないが、内輪で日常的に使っているので気が付かない。素人である家族などに見て貰うのがよい。審査員は全くの素人と思っていれば間違いない。

おわりに） 
　公募しているプロジェクトの趣旨と助成を求めようとする自分の事業計画とが完全に一致していることなどあり得ない。といって諦める必要はない。こちらを先方に合わせることの検討、木に竹を接ぐことの工夫が必要になる。その過程がアイデアを新鮮なものに変身させていくことになる。
  申請者の全員が、ここでの指摘に留意した、素晴らしい書類を書いたらどうなるだろうか。心配する必要は全くない。実行できるのは貴方だけだからである。来年度は是非とも達成感を味わって頂きたい。

付録）
　この文章のタイトルを数多く考えたので披露する。最終的に私が選んだのは｛読んで貰える申請書の書き方は ？｝である。貴方はどれを選びますか。

　A) 審査員に申請書を読ませる方法　　　　B）必ず通る申請書の書き方　
　C) 読ませる申請書の書き方　　　　　　　D) 補助金獲得のノウハウ　
　E) 申請書の作成を楽しみましょう　　　  F) 楽しみに変える申請書の書き方
　G) 貴方が審査員～申請書の山との格闘～H) 補助金交付を決める人、それは貴方です

タイトルを熟慮するうちに、これが本体に好結果を与えることになる。自分の思い込みが整理され、論点が明確になってくるのである。相乗効果が期待できる。

ご感想、ご意見、耳寄りな情報をお聞かせ下さい。

鈴木朝夫  s-tomoo@diary.ocn.ne.jp

 高知県香美郡土佐山田町植７１８　　　Ｔｅｌ　０８８７－５２－５１５４

  

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