机のセンター引き出しの使い方

机のセンター引き出しの使い方

 

一般的なオフィスの机には、４つの引き出しがあります。

　　　　　　　　＜オフィスで一般的な片袖机＞

いかにこの引き出しを使いこなすかが仕事の効率を左右します。

 

基本的にどこに何を入れるかですが、右側の上段はいつも

使う文房具を整理・整頓して収納します。

 

大型パンチやテプラ等オフィスのみんなで共用するものと、

ホッチキスやボールペン等個人で持つものを会社で決めて

個人で持つものだけ、トレーを使って整頓（定位置を決める）する

ことがポイントです。

 

次に、右側の２段目、３段目ですが、ファイルボックスを使って

個人が持つ書類を収納します。

ここも、個人で持つ書類と会社で共有する書類を会社で

キチンと決めることが重要です。

会社で共有書類はシステム収納庫に保管することが原則です。

システム収納の記事はこちら

 

最後に今回の本題のセンター引き出しです。

「センター引き出しの使い方がわからない」

という話を良くききます。

また、なにも使っていない人も多いと聞きます。

センター引き出しの目的は、作業中の書類の一時退避場所です。

机とパソコンは基本的に仕事をする場ということで一緒です。

デスクトップはどちらも現在進行形の書類がある場所です。

一時的に席を離れる場合、退社時間が来たので作業中の

仕事を中断する場合、デスクトップの作業中の書類を

センター引き出しに保管するのです。

席に戻ったり、翌日の朝に作業中の書類がさっと

するぐに出せることが効率的に仕事をするコツです。

人間は一旦中止した仕事を再開するまでの時間が

かなりかかってしまいます。

ましてや、書類を整理・整頓できていないと、何が

作業中かも忘れてしまい、期限を過ぎて大変なことに

なったりします。

仕事が終わって家に帰るときは、机の上には

何もないことが理想です。

机の上がぐじゃぐじゃな人は仕事ができない人

だと思います。

セキュリティ上も机の上に書類は置くべきでは

ありません。

 

これはパソコンの中も一緒です。

パソコンのデスクトップがぐじゃぐじゃの人は

恐らく仕事ができないはずです。

整理・整頓をしっかり行い、効率的に仕事をこなしましょう！

オフィスの整理・整頓は、ファイリングデザイナーに相談

してください。

～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～

広島でオフィスに関する様々なお悩みを解決するコンサルティングをしています。

・どんなＩＴシステムを導入すればよいか迷った時

・オフィスの移転、新築、リニューアル、レイアウト変更をしたいと思った時

・オフィスの整理・整頓を徹底したい時

・会議の効率化を図りたいと思った時　　　　　　　　　　　　　　　　　　

・オフィス用品の調達を効率化したいと思った時　　　　　　　　　　

お気軽に相談ください。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社オフィス総合研究所　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　代表取締役所長　西原　州康

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ホームページ→

～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～

↓↓↓↓親会社の安西事務機↓↓↓↓

↓クリックお願いします！↓↓↓ブログランキング↓↓↓

整理整頓プロジェクト２０１３

整理整頓プロジェクト２０１３

以前より整理整頓を行って来ましたが、みごとにリバウンドしてしまいました。

そこで、２０１３年最後に整理整頓プロジェクトを再開しました。

以前の整理整頓プロジェクトの記事

今回は１Ｆの倉庫から始めました。

まずはプロジェクトリーダーからの指示です。

＜プロジェクトリーダーによる作業指示＞

整理整頓の始めの作業は捨てることです。

整理＝いる物といらない物を分けて、いらない物を捨てること

事前に、いらないものには廃棄というタグを付けていました。

その際、捨てる基準をしっかり決めておくことが大切ですね。

まずは、廃棄タグが付いた物を捨てることから開始です。

＜倉庫正面ビフォアー＞

＜倉庫正面アフター＞

＜倉庫側面ビフォアー＞

＜倉庫側面アフター＞

＜倉庫背面ビフォアー＞

＜倉庫背面アフター＞

そして、整理整頓の整頓とは、

整頓＝必要な物を、いつでも、誰でも、取りだせるようにすること

定位置をしっかりわかるようにするために、カッティングシートで床に文字を

書きました。

＜黄色いテープと青い文字＞

＜カッティングシートで文字を記入＞

これでしばらくは、倉庫のリバウンドは無いと思います。

次回は、事務所です。乞うご期待！

↓安西事務機のホームページ↓↓


↓クリックお願いします！↓↓↓ブログランキング↓↓↓

整理整頓プロジェクト①

スッキリ引き出し

机の引き出し上段整理整頓


整理整頓プロジェクトが始動し、最初の金曜日は、机の最上段の引き出しだけを

整理整頓しました。

何をしたかというと以下の２点です。

１、最上段の引き出しの物を全て出して見える化し、いる物といらない物を仕分けする。（整理）

２、いる物を定位置にしまう。（整頓）

机の最上段の引き出しは、文具事務用品を入れる引き出しにすることを決めました。

整頓は、何をどこにしまうかのルール化が必要なんです。

ホッチキスやハサミ、パンチや電卓等１人１個でいいものを沢山持っている人がほとんどです。

これを、１人１個に統一し、余ったものは共有の保管場所に保管します。

まずは、１段目の引き出しを全出し！


　　　　　＜何でこんなに物が入っているのか？＞

自分でも気づいていない無駄な物のオンパレード(*_*)

全てが見えるように、全部出してしまうことがコツですね。

いらない物が沢山あることを見える化できるんです。

これは、かたづけ士の小松先生がさかんに言われていました。

そして、いるものといらないものを仕分けをします。

いらない文具は使えるものと使えないもので分別ボックスに入れます。

　　　　＜わかりやすく区分した分別ボックスを用意＞

使える文具は後で共有スペースに保管します。


　　　　　　　　　＜使える不要な文具の山＞

整理ができたら、次は整頓です。


＜１段目の引き出しに入れる物チェックリスト＞

１段目の引き出しに入れるべき物のチェックリストを作り、徹底しました。

ホッキスやハサミ、糊やパンチは１人必ず１個。

これを、各自で定位置に整頓しました。


　　　　　　　　　　＜スッキリ引き出し＞


　　　　　　　　　　＜スッキリ引き出し＞

１段目を整理整頓するだけで本当にスッキリしました。

整理整頓がいかに大切か！

次週は２段目です。

また報告します。

↓安西事務機のホームページ↓↓


↓クリックお願いします！↓↓↓ブログランキング↓↓↓

整理整頓プロジェクト始動

整理整頓プロジェクトキックオフミーティング

整理整頓プロジェクト始動

２００９年の１２月にかたづけ士のセミナーを受けたあとオフィスの整理整頓を行いました。

２００９年１２月の整理整頓の記事

２年経った今はすっかり元の木阿弥状態です(*_*)


　　　　　＜元の木阿弥の写真、盤面が見えない机＞

「お客様にファイリングを提案するべき当社がこのままではいけない」と一念発起し、

整理整頓プロジェクトを立ち上げました。

メンバーは、各グループから１名参加の８人です。（うちファイリングデザイナー４人）

まずはキックオフということで、メンバー全員参加のミーティングを行いました。

プロジェクトの目的は、経営理念の「快適オフィス空間創造企業」のもとに、

机の上、保管庫等をすっきり整理整頓し、快適に仕事ができるようにすることです。

そして、このプロジェクトを成功させて、当社のお客様に成功のノウハウを伝えることです。

断捨離のやましたひでこさんが言われていた、物が多いと「時間」「空間」「労力」を

無駄にし、ストレスがたまって病気になると。「必要」「適切」「快適」に絞り込まれた

ものだけに囲まれて、快適なオフィスで仕事をしましょう！

目的がはっきりしたら、スケジュールと作業内容を決めて行きました。


　　　　＜ホワイトボードにやるべきことを書きだした＞

まずは、１２月２８日の大掃除が今年のメインイベントとし、それまでの毎金曜日に

少しずつ（３０分）整理整頓を進めていくことにしました。

最初の金曜日は、机の最上段の引き出しだけを整理整頓することに決定しました。

何をするかというと以下の２点です。

１、最上段の引き出しの物を全て出して見える化し、いる物といらない物を仕分けする。（整理）

２、いる物を定位置にしまう。（整頓）

机の最上段の引き出しは、文具事務用品を入れる引き出しにすることを決めました。

整頓は、何をどこにしまうかのルール化が必要なんです。

ホッチキスやハサミ、パンチや電卓等１人１個でいいものを沢山持っている人がほとんどです。

これを、１人１個に統一し、余ったものは共有の保管場所に保管します。

これで、かなりスペースが空くし、無駄な文具の購入も減ります。（売っているのですが・・・）

いらないもののうちゴミは執着なく捨てさせます。

やましたひでこさんが言われていた、「いつか使うだろうと言って使うことのない冷蔵庫

の保冷材」にならないように徹底をさせます。

次の金曜日は、机の２段目の引き出し、その次の金曜日は３段目の引き出しの整理整頓を

する予定です。

そして、次回ミーティングまでに、各グループで多い書類の現状の保管方法の調査をします。

そして、どういう保管方法が良いのかをプロジェクトメンバーで話し合って、１２月２８日の

大掃除の日に書類の整理整頓を行っていきます。

その際には、ファイルボックスや個別フォルダー、チューブファイル名前を見える化

するテプラ等当社の取り扱いのある便利文具を総動員する予定です。

次回の金曜日を状況をまた報告します。乞うご期待！




↓安西事務機のホームページ↓↓


↓クリックお願いします！↓↓↓ブログランキング↓↓↓

文書整理の達人～ファイリングシステムで脱発見社員～

ファイルボックスと保管庫

こんなことで悩んでいるオフィスがたくさんあります。

１．必要な書類が見つからない
　　　　　　　　　　　↓
　　・お客様への迅速な対応ができない

　　・労働時間をムダに使っている

２．担当者でないと書類の置き場所が分からない
　　　　　　　　　　　↓
　　・情報ノウハウが共有できない
　　
３．デスクまわりや通路、什器の上などに書類があふれかえっている
　　　　　　　　　　　↓
　　・美観を損ない、仕事の効率低下

　　・同じ書類をみんなが保管している

　　・書類保管のためのムダなテナント料を払っている

こういう問題を解決できるのが「ファイリングシステム」です。

「ファイリングシステム」の基本的な考え方

１．いらない書類は捨てる

２．書類の私物化をしない

３．必要な書類はすぐに取り出せるようにする

４．整理・保管し廃棄までのルールをつくり管理する（ＰＤＣＡを回す）

「フィリングシステム」の目標

１．組織として必要な書類を共有化する

２．担当者以外でも必要な文書が取り出せるようにする

３．必要な書類を３０秒以内に取り出せるようにする

ファイルづくりの原則

１．どちらに入れるか迷うファイルをつくらない

２．中分類は５～１０、大分類は最大８程度の中分類でつくる


　　　　保管庫に入ったファイルボックスと個別フォルダー

文書保管の方法

１．保管にあたっては、まず保管庫。
　
２．保管庫の中には、ファイルボックス、個別フォルダーを使う。

３．個別フォルダーには書類を捨てやすくするために綴じ具は使わない。

４．個別フォルダーに入れる書類は５０～６０枚とし、最大でも８０枚とする。

５．個別フォルダーは、右手で取り出し机の上では山を右側にし左手で開く。

　　　　　　　　　　　　　　　　　（八板記録管理研究所テキストからの抜粋）


　　　　　　　　　　　個別フォルダーと書類
「ファイリングシステム」の導入手順

１．まずは手持ちの書類の５割を廃棄

２．残りの３割を保存
３．さらに残った２割を保管

保管とは：現在活用されている文書が事務所にある状態
保存とは：あまり活用しないが廃棄することができない文書を倉庫などに置いておく状態
　

　　　　　　　保存する時に使用する文書保存箱　

「ファイリングシステム」は継続して取り上げて行きます。

安西事務機ホームページ

↓クリックお願いします！↓↓↓ブログランキング↓↓↓

紙文書の電子化

紙文書の電子化のうまくいかない一番の原因をご存知ですか？

それは、紙文書を複合機等でスキャンした後

１．ファイル名の変更

２．仕分け作業

の二つの作業が発生しますが、この２つの作業が、

「頻繁で面倒くさい」！！

からだそうです。

これの面倒くさい作業を、スキャンする時、複写機のボタンを押すだけでできるんです。

これはすごい！！！
とにかくＩＴコンシェルジュのマイちゃんの説明動画を見てください。

ＩＴコンシェルジュＭＡＩ

問合せはこちらから
安西事務機ホームページ

ホワイトカラーの５Ｓ

すっきりオフィス
私の大きな研究テーマとしてホワイトカラーの５Ｓがあります。

５Ｓとは、工場の品質管理の基本「整理、整頓、清掃、清潔、躾」です。

これをホワイトカラーといわれる事務職、営業職に応用することです。

ホワイトカラーの５Ｓとは何をするのか？

これは文書の「整理、整頓」がメインだと思います。

私の会社も販売会社なので、書類があふれかえって必要な書類が

でてこない「発見社員」が多く、事務処理の効率を下げています。

企業の多くが同じ悩みをかかえていると思います。

これを実践で解決したいと思っています。

昨年広島に「かたづけ士」なる方がこられ、私もセミナーを受講

しました。

かたづけ士小松氏のプロフィール

とても分かりやすく、すぐにでも実践できそうだったので、

去年の年末に実践してみました。

かたづけビフォアー画像


ごみ仕分け箱


かたづけアフター画像


しかしながら、現在はもとのもくあみ状態です。

５Ｓでいう「躾」の部分がまだまだできていないのです。

小松氏曰く「歯磨きのようにかたづけが習慣化しないとだめ」

とのことです。

どうやったら習慣化できるのか？

私の会社にはファイリングデザイナーという資格を持った

人間が７人もいます。

勉強したことが実践できない。

すべてはここがポイントだと思います。

３月７日にまた小松氏が来広されるそうですが、

今回は都合がつかなくて参加できません。

継続して研究していきます。

小松易さんのセミナーを紹介してくださった小田さんのＨＰ
ファシリテータ小田氏のホームページ

安西事務機ホームページ

メーリング作業を内製化、手軽に圧着ハガキ作成

請求書や給与明細、ＤＭなどの親展書類のシーリングはどうされていますか？

実は、安価な機械で内製化ができるんです。

また、従来封書で送っていた（８０円）郵便物を圧着ハガキに変えることで、

ハガキ料金（５０円）で郵送可能になります。

コスト削減の時代、シーリングも内製化しませんか？

エクスプレスシーラー　ＥＸ－４１５０

問合せはこちらから

安西事務機ホームページ

コクヨ 針なしステープラー

綴じるを快適にするコクヨの新製品を紹介します。

オフィスの困ったを解決できる優れた商品です。

１．分別廃棄で困ったことはありませんか？ 　 　
　　
　・ステープラーの針が無いので、そのままシュレッダーにかけられる。　　　
　・食品業界等、ステープラーを使えない所には最適。

２．紙とじと穴あけをワンアクションで実現

　・ステープラー機能とパンチ機能を一度に行える。

３．針補充がいらない　　
　　　
　・ステープラーの針を良く使いませんか？　　　
　・これが１台あるとステープラーの針は必要なくなる。
　
安西事務機ホームページ

商品名：針なしステープラー
定価：５,７７５円