会議は、司会者できまるー３．ゴールがデザインできていない

おはようございます。株式会社ティオ代表、motown21主宰の山本です。
今日は、会議は、司会者で決まるー３のゴールがデザインされていない、です。

会議は「アジェンダ」が必要だという話をよく聞く。
アジェンダとは「議題」とか「会議の計画表」などとして使われる言葉だ。

ある中販店でも会議のアジェンダが作られ、事前に出席予定者に配布されて
いる。しかし、アジェンダに沿って、事前に準備が整っていないのだ。

特に、司会進行をつかさどる「議長」がほとんど何も準備ができていない。
これも、輪番制の弊害と思う。

議長は、アジェンダを穴が開くほど読んで、今回の会議のゴールを決めておかなければ
ならないのだが、何もできていない。

一般的には、アジェンダに「ゴール」が書かれている。
ある中販店のアジェンダにも、「〇〇の拡販」などと言ったことが書かれていた。

この程度のゴールが多いいわけだから、議長は、もっと明快なゴールを腹案として
持って、そのための「シナリオ」をゴールと一緒に用意しておかなければならない。

しかし出来ているのは、アジェンダに書かれている議事項目と、
「時間配分」と「終了時間」だけだ。

開催時間がくると、「では、ただいまより〇〇会議を開催します。まず、前回会議の振り返り
から始めます・・・・」と会議が始まる。

振り返りが終わると、アジェンダに書かれている「議題」へと進む。この繰り返しで、
会議が進み、「これで全部の議題が済みました。次回会議の議題を決めます」

「では、〇と〇を議題にします。次回会議の司会は〇〇さんです。よろしくお願いいたします。
解散」うーーん、これって会議ではなくて、やっぱり「報告会」なのだ。

このような調子だから、会議が「余談」で盛り上がってしまったり、意見が飛躍してしまって
収拾が付かなくなってしまう。

シナリオは、どういう道筋でゴールまで話し合いを導いていくかを計画したものだ。
予断を持って会議に臨んではならないが、会議のゴールに上手く持っていくためには、
シナリオはとても大事な議長のツールなのだ。


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